Scheduling Assistant

WORX1 HR S.A.S; Medellín; On-site; COP 20,088,000 - 35,712,000; Full time

Benefits offered by this job

Contrato indefinido

Prestaciones de ley

Ambiente de trabajo dinámico

Job summary

WORX1 HR S.A.S busca un Scheduling Assistant para apoyar a una firma legal en EE. UU. desde su oficina en Medellín, coordinando agendas, correo y declaraciones (depositions). Se trabajará de forma presencial y se requerirá comunicación en inglés con las partes involucradas.

Las tareas incluyen gestionar correo, calendario, programar sesiones de depo, coordinar llamadas previas y archivar documentos en el calendario oficial (DOAH). Se ofrece contrato indefinido y buenas prestaciones.

Qualifications

• Dominio del inglés verbal y escrito (B2–C1) indispensable.
• Presencial en Medellín (Aguacatala) con horario 8:00 AM–5:00 PM ET.
• Experiencia en entornos legales o de servicios profesionales.
• Gestión de agendas y correo electrónico.

Responsibilities

• Gestión y organización del correo electrónico.
• Administración de agenda y calendario.
• Programar y coordinar eventos de calendario para depositions.
• Coordinar llamadas previas a declaraciones médicas y la declaración regular.
• Coordinar sesiones de preparación previas a declaraciones de ajustadores y empleadores.
• Registrar y archivar correos en el calendario DOAH.
• Confirmar la agenda diaria el día anterior.
• Preparar Notices of Taking Depositions de todas las declaraciones programadas.

Skills

Gestión de agendas

Correo electrónico

Comunicación en inglés

Education

Derecho

Negocios Internacionales

Administración de Empresas

Tools

Outlook

Litify

Microsoft Teams

Job description

Acerca del cargo

Buscamos un/a Scheduling Assistant para apoyar a una firma legal en EE. UU. en la coordinación de agendas, correo y calendario de declaraciones (depositions). Trabajarás de forma presencial en nuestras oficinas en Medellín, comunicándote en inglés con diferentes partes involucradas en cada caso.

Responsabilidades

• Gestión y organización del correo electrónico
• Administración de agenda y calendario
• Programar y coordinar todos los eventos de calendario con reclamantes, ajustadores, médicos, representantes del empleador y custodios de registros para declaraciones (depositions)
• Coordinar las llamadas previas a la declaración del médico y la declaración regular del médico
• Coordinar las sesiones de preparación previas a las declaraciones de ajustadores y representantes del empleador
• Registrar en el calendario y archivar todos los correos entrantes del DOAH
• Confirmar la agenda diaria el día anterior
• Preparar los Notices of Taking Depositions de todas las declaraciones programadas por la oficina

Herramientas

• Manejo de Outlook (indispensable)
• Litify (deseable)
• Microsoft Teams (deseable)

Requisitos

• Inglés: “Verbal and written understanding of English” - nivel B2 avanzado a C1 - indispensable
• Disponibilidad para trabajar de forma presencial en Medellín (Aguacatala)
• Disponibilidad en el horario 8:00 AM - 5:00 PM ET, de lunes a viernes
• Dominio en gestión de agendas y correo electrónico
• Experiencia previa en entornos legales o de servicios profesionales (preferido)
• Perfil académico: Derecho, Negocios Internacionales, Administración de Empresas o carreras afines

Lo que ofrecemos:

• Contrato a término indefinido
• Todas las prestaciones sociales de ley
• Excelente ambiente de trabajo y entorno dinámico de aprendizaje
• Horario de oficina: Lunes a Viernes - 40 horas semanales (sin jornadas extendidas