Recepcionist

IFX Corp.; Medellín; On-site; COP 16,740,000 - 23,436,000; Full time

Job summary

IFX Corp. en Medellín busca un/a Recepcionista con apoyo administrativo para recibir visitas, atender llamadas y gestionar la correspondencia, garantizando una experiencia cordial y profesional desde el primer contacto.

La persona apoyará tareas de archivo, digitación de documentos y gestión de agendas, colaborando con diferentes áreas y manteniendo actualizados directorios y registros de recepción. Se valora formación en servicio al cliente y manejo de Office; el puesto es presencial en un

Qualifications

• Formación básica en atención al usuario, administración y servicio al cliente.
• Cursos en servicio al cliente, atención al usuario o gestión administrativa.
• Manejo de herramientas Microsoft Office y plataformas colaborativas.
• Conocimientos básicos de protocolo corporativo y comunicación empresarial.

Responsibilities

• Recibir y atender visitantes, clientes y proveedores conforme a protocolos internos.
• Gestionar y canalizar llamadas, correos y correspondencia.
• Controlar ingreso y registro de visitantes.
• Coordinar reservas de salas y apoyar logística de reuniones.
• Administrar mensajería y distribuir documentos, manteniendo bases de datos de contactos y proveedores.
• Brindar apoyo administrativo a áreas como archivo y control de papelería.
• Mantener el orden y correcto funcionamiento de recepción y zonas comunes.
• Apoyar en insumos de oficina y requerimientos administrativos básicos.
• Colaborar en actividades de bienestar y eventos cuando sea requerido.
• Ejecutar otras funciones del jefe inmediato.

Skills

Recepción de visitantes

Atención al cliente

Gestión de llamadas

Organización de archivo

Education

Técnico en Administración

Secretariado

Asistencia Administrativa

Servicio al Cliente

Tools

Microsoft Office

Plataformas colaborativas

Job description

Mision del cargo

Brindar una atención cordial, eficiente y profesional a visitantes, clientes, proveedores y colaboradores, garantizando una experiencia positiva desde el primer contacto con la organización, así como apoyar los procesos administrativos y operativos de recepción para contribuir al adecuado funcionamiento de la oficina.

Funciones

• Recibir y atender visitantes, clientes y proveedores de manera amable y oportuna, orientándolos según los protocolos internos de la compañía.
• Gestionar y canalizar llamadas telefónicas, correos, correspondencia y solicitudes internas o externas, asegurando una comunicación efectiva y ágil.
• Controlar el ingreso y salida de visitantes, garantizando el cumplimiento de los protocolos de seguridad y registro establecidos por la organización.
• Coordinar la reserva y disponibilidad de salas de reuniones, apoyando la logística básica requerida para reuniones y eventos internos.
• Administrar la recepción y distribución de mensajería, paquetería y documentación interna y externa; mantener actualizada la base de datos de contactos, directorios, proveedores y registros administrativos relacionados con recepción.
• Brindar apoyo administrativo a diferentes áreas de la compañía en tareas como archivo, digitalización de documentos, control de papelería y gestión de solicitudes internas.
• Velar por el orden, presentación y adecuado funcionamiento del área de recepción y zonas comunes asociadas.
• Gestionar solicitudes de insumos de oficina y coordinar requerimientos básicos administrativos y logísticos.
• Apoyar actividades administrativas y operativas relacionadas con bienestar, eventos corporativos y atención a colaboradores cuando sea requerido.
• Ejecutar las demás funciones que designe el jefe inmediato.

Requisitos

FORMACIÓN BÁSICA Técnico en Administración, Secretariado, Asistencia Administrativa, Servicio al Cliente o carreras afines.

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA Y CERTIFICACIONES

• Cursos en Servicio al Cliente, Atención al Usuario o Gestión Administrativa.
• Manejo de herramientas Microsoft office y plataformas colaborativas.
• Formación básica en protocolo corporativo y comunicación empresarial.
• Conocimientos básicos de inglés (deseable).

EXPERIENCIA LABORAL Mínimo 1 año de experiencia en cargos de recepción, atención al cliente, asistencia administrativa o servicio al usuario, preferiblemente en entornos corporativos.