Lead Admin. Associate, Customer Care

United Parcel Service Sweden Aktiebolag; Bogotá; On-site; COP 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

UPS Sweden Aktiebolag busca un profesional para gestionar licitaciones y contratación, contratos de comodato y suministros, y la gestión financiera asociada. Coordinará la documentación, radicación electrónica y el control documental para asegurar el cumplimiento y la eficiencia del proceso.

El rol implica interacción con clientes y proveedores, elaboración de ofertas y cotizaciones, y manejo de datos sensibles en el sistema de gestión, buscando continuidad operativa y relaciones comerciales de

Responsibilities

• Gestión integral de licitaciones y plataformas de contratación (SECOP I/II, SAP Ariba, Bionexo, Ecopetrol, Inccompra).
• Gestión de contratos de comodato y suministros, con legalización, documentos y pólizas.
• Gestión financiera, facturación y mitigación de riesgo de cartera mediante radicación electrónica y control de documentos.
• Administración documental End-to-End: ofertas, cotizaciones, precios, rebates, correspondencia externa y registro de datos personales.

Job description

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Job Description:

A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo:

• 1. Gestión Integral de Licitaciones y Plataformas de Contratación

  • Ciclo Completo de Licitaciones: Elaborar, estructurar y ejecutar licitaciones desde la etapa pre-contractual hasta su posterior liquidación, velando por el estricto cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros exigidos.

  • Análisis de Pliegos: Analizar detenidamente los requisitos y elaborar propuestas competitivas asegurando el cumplimiento de los plazos y exigencias establecidos en los pliegos de condiciones.

  • Gestión del Proceso y Documentación: Coordinar la documentación desde los aspectos jurídicos, técnicos y financieros con el fin de cumplir los requerimientos de las entidades de orden público y privado.

  • Formulación de Observaciones: Realizar observaciones y aclaraciones pertinentes en las diferentes etapas de las convocatorias y licitaciones.

  • Administración de Plataformas: Administrar y operar activamente las plataformas de contratación estatal y privada (SECOP I, SECOP II, SAP Ariba, Bionexo, Ecopetrol, Inccompra, entre otras), garantizando la conformidad con los procesos regulatorios.

  • Garantías y Pólizas: Tramitar de manera oportuna las pólizas de seriedad de la oferta requeridas para la presentación de los procesos licitatorios.

• 2. Gestión de Contratos de Comodato y Suministros

  • Legalización de Contratos: Legalizar oportunamente contratos de suministros y comodato con entidades públicas y privadas, garantizando su correcto cargue y actualización.

  • Trámites Financieros y Garantías Contractuales: Gestionar con precisión la documentación de soporte como cheques, anticipos, consignaciones, pago de estampillas y expedición de pólizas de cumplimiento según sea el caso.

  • Elaboración y Control en Agiloft: Elaborar contratos de comodato y otroí para Aliados Estratégicos y Clientes Directos, y realizar el cargue correspondiente en la herramienta corporativa destinada para esto: Agiloft.

  • Recopilación de Requisitos: Solicitar y verificar la documentación legal y administrativa necesaria para la elaboración de contratos de comodato para Aliados Estratégicos y Clientes Directos.

  • Custodia del Repositorio: Ser responsable directo del repositorio documental de contratos y ofertas para garantizar la cobertura y el respaldo de las relaciones comerciales con los clientes.

• 3. Gestión Financiera, Facturación y Mitigación de Riesgo de Cartera:

  • Radicación Electrónica: Garantizar la radicación satisfactoria del 100% de la facturación electrónica mediante las plataformas de los clientes, detectando y resolviendo inconsistencias a tiempo para proteger el flujo de caja.

  • Optimización de Procesos: Realizar el mapeo y optimización del proceso de radicación por cada cliente, identificando cuellos de botella para reducir activamente la tasa de rechazo de documentos.

  • Ciclo Comercial: Gestionar con precisión y oportunidad el ciclo de órdenes de venta, devoluciones, notas crédito y notas débito de los clientes asignados.

• 4. Administración Documental 'End-to-End' (E2E) y Funciones Varias

  • Ofertas y Cotizaciones: Crear oportunamente ofertas comerciales y cotizaciones que cumplan estrictamente los estándares de calidad establecidos, listas de precios y políticas de la compañía.

  • Comunicaciones de Precios y Rebates: Elaborar y enviar comunicados oficiales de Listas de Precios y gestionar las comunicaciones de rebates dirigidas a clientes y aliados estratégicos.

  • Correspondencia Externa: Elaborar correspondencia y comunicaciones externas según las necesidades de los clientes, manteniendo el control de su respectivo consecutivo.

  • Ingreso de Equipos: Coordinar y asegurar los trámites internos necesarios para la ejecución y entrega de la documentación requerida para el ingreso de equipos en las instalaciones de los clientes.

  • Tratamiento de Datos: Recopilar, registrar y custodiar las Autorizaciones de Tratamiento de Datos Personales en el sistema de gestión, cumpliendo con las políticas de privacidad (Habeas Data).

  • Continuidad Operativa: Apoyar el reemplazo en las vacaciones o ausencias de las actividades de los demás miembros del equipo para asegurar la continuidad del servicio.

  • Relacionamiento Estratégico: Fomentar y mantener excelentes relaciones con los clientes internos y externos a través de la entrega de servicios de alta calidad y