Gestor Documental

Stefanini Latam; Norte; Presencial; COP 120.000.000 - 180.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Stefanini Latam busca un profesional con experiencia en ECM/Content Services para liderar prácticas de gestión de contenidos empresariales y asegurar el ciclo de vida de documentos dentro de la organización.

El rol implica definir políticas de clasificación, meta datos y retención, y trabajar en la habilitación de contenido como activo estratégico para el negocio, con foco en gobernanza y mejora continua.

Formación

• Conocimiento de gestión documental y control de retención
• Experiencia en definición de políticas de clasificación y metadatos
• Comprensión de BPM/BPMN y flujos de trabajo
• Conocimiento de integraciones entre sistemas transaccionales y repositorios de contenido

Responsabilidades

• Levantar necesidades de contenido de unidades de negocio y definir tipos documentales
• Diseñar y mantener ciclo de vida del contenido: captura, clasificación, metadatos, conservación y disposición
• Definir tablas de retención y reglas de conservación en coordinación con áreas responsables
• Establecer buenas prácticas de ECM/Content Services: búsqueda, versionamiento, permisos y auditoría
• Modelar procesos y flujos de contenido entre la aplicación transaccional y la plataforma de contenido
• Apoyar iniciativas de implementación y evolución de plataformas ECM y su integración con negocio y tecnología
• Monitorear desempeño de metadatos, encontrabilidad y cumplimiento del ciclo de vida

Conocimientos

Gestión de contenido

Metadatos y clasificación

BPM/BPMN

Análisis de requerimientos

Educación

Formación en Bibliotecología/Archivística/CI/Ingeniería

Especialización en gerencia de proyectos

Herramientas

Hyland OnBase

ECM/Content Services

Descripción del empleo

En Stefanini somos más de 30.000 genios, conectados desde 41 países, haciendo lo que les apasiona y co‑creando un futuro mejor.

Misión del cargo: Acompañar la evolución de los Centros de Sinergia y de Aval Valor Compartido mediante el diseño, implementación y mejora de prácticas de Gestión de Contenido Empresarial, asegurando que documentos y contenidos sean capturados, clasificados, consultados, versionados, protegidos, conservados y dispuestos adecuadamente durante todo su ciclo de vida. El rol busca convertir el contenido en un activo confiable,

trazable y reutilizable que habilite eficiencia, servicio y, progresivamente, inteligencia de contenido para generar valor al negocio y a las entidades del Grupo Aval.

Responsabilidades principales

• Levantar y entender las necesidades de contenido de los Centros de Sinergia, identificando tipos documentales, contenidos no estructurados, usuarios, momentos de consulta y puntos de dolor.
• Diseñar y mantener el ciclo de vida del contenido: creación o captura, clasificación, metadatos, uso, consulta, actualización/versionamiento, declaración como registro, retención, archivo y disposición.
• Acompañar la definición y aplicación funcional de tablas de retención documental, reglas de conservación, eventos de cierre, disposición y controles de gestión de registros, articulado con las áreas responsables.
• Definir buenas prácticas y estándares funcionales de ECM/Content Services para clasificación, nomenclatura, metadatos, búsqueda, versionamiento, permisos, trazabilidad, auditoría y custodia.
• Modelar procesos y flujos asociados al contenido, identificando claramente qué debe permanecer en la aplicación transaccional y qué debe ser gobernado en la plataforma de contenido empresarial.
• Acompañar iniciativas y proyectos de implementación, evolución e integración de plataformas ECM, trabajando con negocio, procesos, arquitectura, tecnología, seguridad, proveedores y equipos de desarrollo.
• Realizar seguimiento al desempeño de la capacidad: calidad de metadatos, encontrabilidad, tiempos de consulta, adopción, cumplimiento del ciclo de vida, incidencias y oportunidades de mejora.
• Identificar oportunidades de digitalización y automatización en captura, clasificación, extracción, indexación, consulta y gestión de contenido, priorizando valor para los Centros de Sinergia.
• Impulsar progresivamente capacidades de inteligencia de contenido, incluyendo búsqueda semántica, extracción inteligente, clasificación asistida, resumen y otras aplicaciones de IA bajo criterios de gobierno y seguridad.
• Documentar soluciones, acompañar pruebas y adopción, transferir conocimiento y promover una cultura de gestión responsable del contenido empresarial
• Formación base Profesional en Bibliotecología, Archivística, Ciencia de la Información, Administración, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas o áreas afines.
• Deseable Especialización o formación complementaria en gerencia de proyectos, transformación digital, gestión documental, gestión de información, procesos o disciplinas relacionadas.
• Experiencia de 5 años de experiencia profesional, con participación demostrable en proyectos o iniciativas de gestión documental, ECM/Content Services, records management, digitalización o transformación de procesos intensivos en contenido.

Conocimientos esperados:

• Gestión de contenido empresarial: ECM/Content Services, gestión documental y records management; metadatos, clasificación, búsqueda, versionamiento, seguridad, auditoría, retención y disposición.
• Procesos: levantamiento, análisis y diagramación de procesos; conocimiento de BPM/BPMN y comprensión de workflows, reglas, estados, eventos e integraciones.
• Tecnologías: conocimiento funcional de plataformas como Hyland OnBase o soluciones equivalentes de gestión de contenido. No se requiere especialización técnica en una marca específica.
• Integración: comprensión conceptual de APIs, servicios, eventos y relación entre sistemas transaccionales, BPM y repositorios de contenido.
• Digitalización: captura multicanal, OCR/IDP, clasificación y extracción de información, automatización de tareas y flujos documentales.
• Datos e IA: fundamentos de búsqueda avanzada/semántica, analítica e inteligencia artificial aplicada al contenido, con criterio de seguridad y gobierno.
• Gestión de iniciativas: capacidad para estructurar requerimientos, historias/casos de uso, criterios de aceptación, pruebas, documentación y seguimiento de proyectos.