Gestor Administrativo

Kuepa Edutech Sas; Bogotá; On-site; COP 22,320,000 - 35,712,000; Full time

Benefits offered by this job

Ambiente dinámico de trabajo

Oportunidad de crecimiento

Job summary

Kuepa Edutech SAS busca profesional para garantizar el funcionamiento eficiente de procesos administrativos. Apoyar gestión de proveedores, control de inventarios y mantenimiento de sedes, asegurando respuestas oportunas a requerimientos de operación.

Se valoran habilidades de organización, seguimiento y proactividad para optimizar recursos y espacios en las sedes. Se requieren estudios en áreas administrativas y experiencia mínima de seis meses.

Qualifications

• Tecnólogo/a o estudiante de educación superior en áreas administrativas.
• Mínimo seis meses de experiencia reciente en funciones administrativas.
• Conocimientos básicos de sistemas de gestión de calidad, preferiblemente ISO 9001.
• Habilidades de organización, planeación y seguimiento.
• Capacidad de analizar situaciones y proponer soluciones prácticas.

Responsibilities

• Compras y gestión de proveedores: buscar, presentar y evaluar proveedores.
• Sedes e inventarios: visitas a sedes y control de inventarios de activos.
• Gestión documental y trámites administrativos: organizar archivos y trámites.
• Atención y seguimiento de requerimientos: centralizar PQRS y coordinar con líderes.

Job description

En Kuepa buscamos personas que conviertan los retos administrativos en soluciones

En Kuepa creemos que detrás de una operación eficiente hay personas comprometidas, procesos bien gestionados y soluciones que hacen posible que las cosas sucedan. Por eso, buscamos personas que quieran aportar a la organización, conectar con diferentes equipos y contribuir al buen funcionamiento de nuestras sedes y procesos administrativos.

¿Cuál será tu propósito?

Serás una persona clave para garantizar el funcionamiento eficiente de los procesos administrativos de Kuepa, apoyando la gestión de proveedores, el control de inventarios, el mantenimiento de nuestras sedes y la atención oportuna de los requerimientos de la operación.

Tu capacidad para organizar, hacer seguimiento, identificar oportunidades de mejora y resolver situaciones de manera práctica será fundamental para asegurar que los recursos, los espacios y los procesos estén en las condiciones adecuadas para que nuestros equipos puedan desarrollar su trabajo.

¿Qué harás en este rol?

Compras y gestión de proveedores

• Buscar, presentar y evaluar proveedores, identificando alternativas que respondan a las necesidades de la organización.
• Gestionar la relación con proveedores y hacer seguimiento a sus actividades, garantizando el cumplimiento de los tiempos y estándares de calidad establecidos.
• Solicitar y gestionar cotizaciones, así como legalizar los gastos administrativos con sus respectivos soportes.

Sedes e inventarios

• Realizar visitas presenciales a las sedes para verificar las condiciones de aseo, limpieza y mantenimiento, y gestionar oportunamente los requerimientos identificados.
• Realizar seguimiento, control y auditoría de los inventarios de activos tecnológicos, elementos físicos e insumos de la empresa.
• Identificar necesidades relacionadas con los espacios y recursos de las sedes, y coordinar las acciones necesarias para su atención.

Gestión documental y trámites administrativos

• Organizar y mantener actualizado el sistema de archivo y la documentación de los procesos administrativos.
• Gestionar trámites administrativos ante entidades externas y realizar seguimiento hasta su finalización.
• Recibir, organizar y gestionar la correspondencia y las solicitudes relacionadas con la operación.

Atención y seguimiento de requerimientos

• Centralizar el seguimiento de las PQRS recibidas en el buzón institucional, direccionándolas a los líderes responsables y verificando que sean atendidas dentro de los tiempos establecidos.
• Gestionar los requerimientos asignados desde su recepción hasta su cierre, buscando soluciones oportunas y escalando a la Coordinación Administrativa únicamente aquellos casos que excedan su alcance, con el análisis realizado y una propuesta de solución.
• Apoyar a otras áreas en actividades administrativas transversales, contribuyendo a la coordinación y al buen funcionamiento de la operación.
• Proponer mejoras en los procesos administrativos que permitan optimizar tiempos, fortalecer el control y facilitar el trabajo de los equipos.

Lo que buscamos en ti

• Tecnólogo(a) o estudiante de educación superior en áreas administrativas, gestión empresarial o carreras afines.
• Mínimo seis meses de experiencia reciente en funciones administrativas.
• Conocimientos básicos de sistemas de gestión de calidad, preferiblemente bajo la norma ISO 9001.
• Habilidades de organización, planeación y seguimiento para gestionar diferentes tareas y requerimientos.
• Capacidad para analizar situaciones, resolver problemas y proponer soluciones prácticas.
• Atención al detalle y compromiso con el cumplimiento de procedimientos, tiempos y estándares de calidad.
• Habilidades de comunicación, orientación al servicio y trabajo en equipo.
• Disposición para realizar visitas presenciales a las sedes cuando la operación lo requiera.

¿Qué te ofrecemos?

• La oportunidad de aportar al funcionamiento y crecimiento de una organización que transforma vidas a través de la educación.
• Un entorno dinámico en el que podrás proponer ideas, fortalecer tus habilidades y participar en la mejora de los procesos.
• La posibilidad de trabajar de manera articulada con diferentes equipos y conocer de cerca el funcionamiento de una organización en constante evolución.

Si te gusta... Organizar, encontrar soluciones, coordinar tareas, hacer que las cosas sucedan y contribuir a que los equipos cuenten con los recursos y las condiciones necesarias para alcanzar sus objetivos, este puede ser tu próximo camino.

En Kuepa buscamos personas que conviertan los desafíos en oportunidades de mejora y que entiendan que una buena gestión administrativa también es una forma de generar impacto.

¿Te animas a construir este camino con nosotros?