Executive Assistant – Bogotá

Confidential; Bogotá ciudad; Presencial; COP 44.640.000 - 78.120.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Confidencial busca un Executive Assistant organizado y proactivo para apoyar a la Gerencia y administrar el día a día de la oficina. El rol incluye coordinación de agenda, viajes, gastos y procesos administrativos, manteniendo confidencialidad y profesionalismo.

Se valora experiencia en migraciones, manejo de Excel y Google Workspace, y nivel de inglés intermedio o avanzado. Puesto de tiempo completo en Bogotá, con responsabilidad transversal en la compañía.

Formación

• Se busca profesional con al menos 3 años de experiencia en roles similares de apoyo a la alta dirección.
• Debe coordinar agenda, reuniones y seguimiento de compromisos.
• Gestión de viajes nacionales e internacionales y logística asociada.
• Conocimiento de procesos migratorios para expatriados es deseable.

Responsabilidades

• Brindar soporte ejecutivo y administrativo a la Gerencia.
• Gestionar agenda, reuniones, correspondencia y seguimiento de compromisos.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo reservas e itinerarios.
• Gestionar procesos migratorios para personal expatriado y sus familias.

Conocimientos

Organización

Proactividad

Discreción

Atención al detalle

Gestión de agenda

Coordinación de viajes

Gestión de gastos

Inglés intermedio/avanzado

Educación

Técnico/Tecnólogo o Profesional en Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Contabilidad, Finanzas o carreras afines

Herramientas

Excel

Google Workspace

Descripción del empleo

Buscamos un(a) Executive Assistant altamente organizado(a), proactivo(a), discreto(a) y orientado(a) al detalle, para brindar soporte ejecutivo y administrativo.

La posición tendrá un rol clave en la coordinación de actividades ejecutivas, viajes nacionales e internacionales, procesos migratorios, administración de oficina y diferentes gestiones administrativas, asegurando una operación eficiente.

Principales responsabilidades

• Brindar soporte ejecutivo y administrativo a la Gerencia


• Gestionar agenda, reuniones, correspondencia y seguimiento de compromisos.


• Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo reservas, itinerarios y logística de desplazamiento.


• Gestionar procesos migratorios para personal expatriado y sus familias, incluyendo visas, cédulas de extranjería, pasaportes y otros trámites relacionados.


• Coordinar la administración y operación de la oficina, incluyendo proveedores, compras, mantenimiento, inventarios y suministros.


• Realizar seguimiento a reportes y diferentes procesos administrativos.


• Coordinar y hacer seguimiento a las actividades del personal de apoyo administrativo y servicios generales.


• Apoyar la organización de eventos corporativos y actividades internas.


• Brindar soporte administrativo transversal a diferentes áreas de la compañía.


• Manejar información de carácter confidencial y sensible, manteniendo altos estándares de discreción y profesionalismo.


• Técnico(a), Tecnólogo(a) o Profesional en Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.


• Mínimo 3 años de experiencia como Executive Assistant, Asistente de Gerencia, Asistente de Dirección o en posiciones similares.


• Experiencia en coordinación de viajes corporativos nacionales e internacionales.


• Experiencia en manejo de gastos, legalizaciones y procesos administrativos.


• Conocimiento en procesos migratorios y trámites para expatriados (deseable).


• Manejo intermedio de Excel, Google Workspace y herramientas digitales.


• Inglés intermedio o avanzado.


• Excelente manejo de información confidencial.