AUXILIAR OFICINA I

Colsubsidio; Bogotá; Hybrid; COP 18,138,000 - 21,726,000; Full time

Benefits offered by this job

Pacto Colectivo

Beneficios legales

Job summary

Colsubsidio en Bogotá busca cubrir una posición administrativa con un año de experiencia en labores asistenciales y manejo básico del Paquete Office. El/la profesional será responsable de registrar y actualizar bases de suministros, clasificar archivos y atender a clientes internos y externos, de forma presencial en las oficinas de la Calle 32.

La posición es contrato fijo a 1 año, 100% presencial, con salario competitivo y beneficios legales según el marco laboral colombiano.

Qualifications

• 1 año de experiencia específicamente en desarrollo de labores asistenciales administrativas.
• Conocimiento en Paquete Office.

Responsibilities

• Registrar y actualizar la base de suministros del área para determinar y solicitar mensualmente los elementos de papelería.
• Clasificar el archivo físico y magnético generado y recibido para facilitar su consulta.
• Notificar de forma efectiva las novedades a través de los protocolos establecidos.
• Realizar trámites de documentos en Word, Excel y PowerPoint.
• Gestionar archivos físicos y magnéticos para facilitar su manejo.
• Atender a clientes internos y externos por teléfono o presencialmente para canalizar solicitudes.
• Asistir en informes cuando se requiera apoyo administrativo.
• Gestionar espacios, recursos y suministros para reuniones y eventos.
• Cumplir procesos y políticas de gestión para mitigar riesgos y asegurar calidad.

Skills

Office Suite

Tools

Excel básico

Job description

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• 1. Registrar y actualizar la base de suministros del área, para determinar y solicitar mensualmente los elementos de papelería requeridos.
• 2. Clasificar el archivo físico y magnético generado y recibido, que reposa en el área, para facilitar su consulta.
• 3.Notificar de forma efectiva las diferentes novedades y notificadas de los clientes externos o internos, a través de losprotocolos y procedimientos establecidos.
• 4. Realizar el trámite de documentos que se requieran en Word, Excel, PowerPoint.
• 5. Realizar gestión del archivo de documentos físicos y/o magnéticos, de la documentación generada y recibida en el área, clasificándola en forma que facilite su consulta y manejo.
• 6. Realizar la atención personalizada y/o telefónicamente, a los clientes internos y externos del área, para poder canalizar sus solicitudes.
• 7. Asistir en la elaboración de informes cuando sea requerido un apoyo administrativo.
• 8. Realizar la gestión los espacios, recursos y suministros para reuniones y/o eventos del área.
• 9. Ejecutar y/o cumplir los procesos, procedimientos, políticas, directrices y demás lineamientos de los sistemas de gestión, mediante la participación activa en las actividades preventivas para mitigar la materialización de riesgos, en la calidad del servicio, seguridad y salud en el trabajo y los impactos ambientales, entre otros.

• 1. Gestionar la distribución de la correspondencia garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos.
• 2. Conservar y proteger la documentación a su cargo.
• 3. Orientar a usuarios internos y externos en la ejecución de procesos de correspondencia.
• 4. Cumplir con las diligencias de bancos, corporaciones y otras entidades ya sean públicas o privadas que se le indiquen.
• 5. Cumplir oportunamente las instrucciones, sugerencias y observaciones de su jefe inmediato.
• 6. Cooperar con las funciones administrativas que se le asignen, de acuerdo con su tiempo y disponibilidad.
• 7. Informar a su jefe inmediato acerca de cualquier novedad, deficiencia e irregularidad que interrumpa el normal desempeño de sus labores.
• 8. Cumplir de manera efectiva la misión, visión, política y objetivos de calidad, y la ejecución de los procesos en que interviene de acuerdo con el cargo.
• 9. Aplicar el protocolo de servicio al cliente de acuerdo con los lineamientos de la organización.

1 año experiencia específicamente en desarrollo de labores asistenciales administrativas.

Conocimiento en Paquete de Office.

Desarrollo de funciones DEPARTAMENTO OPERACIONES FINANCIERAS MEDICAMENTOS, experiencia certificada en áreas administrativas en Salud, manejo en paquete office y excel básico. Debe realizar control de la información en bases de datos, apoyo administrativo, contecto con cliente interno y externo.

• Horarios Lunes a Sábado 42 horas semanal (100% presencial)
• Salario $1.786.000 + beneficios legales + Pacto Colectivo
• Contrato Fijo a 1 año
• Ubicación Bogotá Oficinas Calle 32 Colsubsidio