Asistente Administrativo: Coordinación y Soporte Operativo

CONFIDENTIAL; Medellín; Presencial; COP 40.000.000 - 60.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

CONFIDENTIAL en Medellín busca fortalecer su equipo con un auxiliar administrativo de oficina. La persona apoyará a la Gerencia en trámites de correspondencia, requisiciones y novedades, asegurando cumplimiento de reglamentos y confidencialidad.

Se encargará de la gestión de salas, control de recursos humanos y materiales, generación de informes y coordinación logística entre sedes o proyectos. Se requieren habilidades organizativas y atención al detalle para mantener operaciones eficientes.

Responsabilidades

• Apoyar a la Gerencia en trámites internos relacionados con correspondencia, requisiciones, novedades, vistos buenos y demás relacionados, de acuerdo con las necesidades de la sede o proyecto.
• Efectuar el control diario de los compromisos que deba cumplir el jefe inmediato y recordarle de ellos de acuerdo con sus instrucciones, con el fin de garantizar la oportuna asistencia logística y administrativa del área.
• Administrar la disponibilidad de salas y coordinar la logística para atender las salas y elementos, cuando aplique
• Controlar asignación de recursos por ausencias, incapacidades, vacaciones y renuncias de los agentes de mesas de servicios, para garantizar el cumplimiento de la operación del servicio.
• Apoyar en la divulgación de políticas para el cumplimiento de reglamentos internos de la Organización.
• Controlar la entrega y uso de vales de taxis suministrados al personal de servicios en el desempeño de sus funciones.
• Realizar seguimiento de la herramienta de gestión de los casos creados para disponibilidad de recursos para las mesas de servicios.
• Elaborar los informes de control de ingresos del personal en la sede o proyecto asignado.
• Remodelaciones en general cuando aplique.
• Realizar control de temas administrativos, seguridad y reporte de adecuación, instalación,
• Apoyar la Gerencia con el trámite la organización, archivo y custodia de los documentos del proceso o proyecto de acuerdo con los procedimientos y criterios de conservación y confidencialidad establecidos.
• Actualizar las bases de datos relacionadas con inventarios, personal del proyecto o meses de servicios y realizar informes que le sean solicitados en el marco de su competencia.
• Apoyar la logística de envío de repuestos y maquinas a las diferentes sedes de la sede o proyecto cuando se requiera.
• Realizar comunicados de envíos de documentación a los procesos administrativos cuando se requiera.
• Atender a los usuarios internos y externos según las políticas y lineamientos de servicio establecidos por la Organización.
• Realizar reportes e informes en los plazos y tiempos establecidos.
• Realizar las actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato que correspondan a la naturaleza de su cargo.
• Participar en proyectos, acciones o actividades que aporten al cumplimiento de la misión de la dependencia, en coherencia con el nivel y los requisitos exigidos para el cargo.
• Cumplimiento de Indicadores de Gestión o ANS establecidos por su jefe inmediato.

Descripción del empleo

CONFIDENTIAL en Medellín busca fortalecer su equipo con un auxiliar administrativo de oficina. La persona apoyará a la Gerencia en trámites de correspondencia, requisiciones y novedades, asegurando cumplimiento de reglamentos y confidencialidad.

Se encargará de la gestión de salas, control de recursos humanos y materiales, generación de informes y coordinación logística entre sedes o proyectos. Se requieren habilidades organizativas y atención al detalle para mantener operaciones eficientes.