Analista Administrativo I

Audubon Companies; Bogotá ciudad; Presencial; COP 16.740.000 - 30.132.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Audubon Companies busca un Analista Administrativo para su oficina en Bogotá, Colombia. Esta posición apoyará la gestión administrativa y contribuirá al correcto funcionamiento diario de la oficina y sus operaciones.

Entre las funciones destacan facilitar el flujo de atención al personal, clientes y visitantes, apoyar procesos administrativos y de compras, gestionar notificaciones y responder a proveedores, manteniendo la operación eficiente y organizada.

Formación

• Experiencia mínima de tres años en funciones administrativas/atención al cliente.
• Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos.
• Manejo de paquetes de Office avanzado (Word, Excel, PowerPoint).

Responsabilidades

• Apoyar la gestión administrativa de la oficina y operaciones diarias.
• Atender y orientar solicitudes del público e interno.
• Gestionar compras y control documental.
• Coordinar proveedores y servicios de mantenimiento de la oficina.
• Preparar informes administrativos y controlar gastos de oficina.

Conocimientos

Office avanzado

Atención al cliente

Gestión documental

Educación

Técnico/Tecnólogo

Herramientas

Office

Descripción del empleo

En Audubon buscamos un Analista Administrativo para unirse a nuestro equipo en Bogotá, Colombia. Esta posición será responsable de apoyar la gestión administrativa y contribuir al adecuado funcionamiento de la oficina y sus operaciones diarias.

Entre sus principales responsabilidades se encuentran facilitar el flujo y la atención del personal, clientes y visitantes; apoyar los procesos administrativos y de compras, incluyendo la elaboración y gestión de las notificaciones correspondientes, previa autorización de su jefe inmediato; y brindar información y respuesta oportuna a proveedores y personal interno frente a los diferentes requerimientos.

Asimismo, brindará apoyo a las actividades del área de Recursos Humanos relacionadas con el bienestar de los colaboradores y contribuirá a mantener una experiencia organizada, eficiente y adecuada para quienes trabajan o visitan la oficina.

• Realizar al apoyo a las actividades administrativas relacionadas con:
• Atender e informar solicitudes del público en general, además canalizar y orientar solicitudes de cliente interno.
• Registrar las visitas de todo el personal que ingresa en el formato establecido, garantizando con la firma del visitante que recibió la inducción en seguridad industrial (requisito de normas ISSO).
• Apoyar en el control documental: clasificar, canalizar y controlar la correspondencia física y digital.
• Coordinar la asignación de parqueaderos para empleados, manteniendo actualizado el registro de control de asignación.
• Mantener la comunicación con la administración del edificio y difundir a los empleados de la compañía toda información importante recibida por parte de la administración.
• Asignacion de puestos a visitantes de USA, a través de las autorización de acceso a Maps Envoy (apoyo al proceso de IT)
• Gestión operativa de la oficina: garantizar la operación diaria, segura y eficiente de las instalaciones.
• Coordinación de mejoras y arreglos locativos, reportar condiciones inseguras a HSE para su debida gestión.
• Coordinación de mantenimientos preventivos y correctivos llevando un sistema de gestión de mantenimientos (SGM) anual.
• Gestión de proveedores para servicios de mantenimiento, seguridad y adecuaciones locativas.
• Manejo de caja menor y llevar un control de facturas de servicios públicos.
• Apoyar en la programación de actividades de mensajería y diligencias administrativas.
• Manejo de archivo: codificar, escanear, custodiar, organizar y llevar un informe del control de archivo además de garantizar su envío a custodia final.
• Colaborar con las actividades de apoyo administrativo y de compras que sean requeridas para el cumplimiento de las actividades del proceso:
• Realizar solicitud de cotizaciones a los proveedores para comparativos en cuanto a la gestión de compras.
• Aportar en el proceso de evaluación y re evaluación de proveedores y contratistas si se requiere.
• Manejo de suministros y consumibles: llevar un control de inventario de suministros tanto de papelería como de aseo y cafetería.
• Garantizar el abastecimiento de los suministros y consumibles llevando registro mensual de la entrega y hacer a tiempo las debidas solicitudes de compras.
• Gestión contractual de contratos con proveedores relacionados con la operatividad de la oficina y del contrato de arrendamiento de la oficina
• Colaborar con las actividades de apoyo a otros procesos tales como recursos humanos:
• Organización y archivo de hojas de vida.
• Gestionar la preparación y controlar la entrega de los kits de ingreso, carnets y dotación tanto del personal que esta en oficina como del personal asignado a campo.
• Apoyar en la legalización de gastos de viaje del personal para proyectos locales y de USA.
• Colaborar con la solicitud de cotizaciones y reservas de servicios requeridos además de brindar soporte logístico para eventos o visitas.
• Apoyar a todos los procesos de la organización en actividades varias que incluyan fotocopias, scanner y correos.
• Realizar el informe de Ley 50 de las actividades realizadas en cada mes y registros fotográficos.
• Promover la armonía y el trabajo en equipo.
• Desarrollar cualquier otra función inherente a su cargo que le sea asignada por su jefe inmediato:
• Garantizar la operatividad de su cargo y flujo normal en ausencias que pueda presentarse (hora de almuerzo, incapacidades o citas médicas, calamidades familiares/personales, etc.)
• Elaboraración de informes administrativos y otros solicitados por su jefe inmediato o área de recursos humanos.
• Cumplir instrucciones de seguridad y normas internas de la compañía.
• Entregar el informe de Time Card en la fecha establecida por la compañía.
• Reportar cualquier problema presentado en el desarrollo de su trabajo o dentro del proceso, directamente a su jefe inmediato, respetando siempre el conducto regular.
• Salvaguardar la información y/o documentación relacionada con su cargo en el servidor de Audubon en forma permanente.
• Guardar estricta confidencialidad en toda la información manejada de los procesos internos de la Compañía.
• Indicadores y mejora continua: elaborar indicadores de gestión, reportes de gobernanza y proponer mejoras en procesos internos.
• Técnico o Tecnólogo de cualquier especialidad.
• Experiencia mínima de tres (3) años desempeñando funciones en cargos similares y relacionados en atención al cliente y funciones administrativas.
• Inducción al SIG.
• Manejo de paquetes de Office avanzado: Word, Excel, Power Point
• Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos tales como la presentación y el mantenimiento de registros y archivo documental.
• Habilidad para el manejo de equipos de oficina.
• Conocimientos y experiencia en atención al cliente y proveedores.
• Adaptabilidad al cambio.
• Manejo de información confidencial.
• Trabajo en equipo.
• Buena actitud.
• Atención al detalle.