ADMINISTRADOR PROYECTO - OCHA

Handicap International; Bogotá; On-site; COP 31,248,000 - 46,872,000; Full time

Job summary

Handicap International (HI) busca un Administrador/a base para gestionar la contabilidad regular de cajas de efectivo, registrar hechos económicos y mantener libros contables, asegurando cumplimiento de normas y del marco regulatorio local. Entre sus misiones están supervisar riesgos de efectivo, implementar políticas de flujo de caja, realizar pagos y anticipos, y preparar documentación para auditorías.

Se requiere perfil técnico-contable, experiencia en MS Office y disponibilidad para trabajar

Qualifications

• Perfil profesional orientado a contabilidad y administración.
• Experiencia mínima de 1 año en cargos similares.
• Conocimiento de MS Word y Excel, manejo de tablas dinámicas.

Responsibilities

• Realiza el registro contable y la gestión de cajas de efectivo.
• Emite pagos y anticipos, y mantiene controles de caja y cobros.
• Elabora documentación de respaldo para auditorías internas o externas.
• Garantiza la calidad y disponibilidad de documentos contables.

Skills

Excel avanzado

Tablas dinámicas

Education

Técnico/Tecnólogo o Profesional en Contabilidad, administración y afines

Tools

World Office

Job description

Quiénes somos

Humanity & Inclusion (HI) / Federation Handicap International, es una organización de ayuda y desarrollo independiente e imparcial, sin afiliaciones religiosas ni políticas, que opera en situaciones de pobreza y exclusión, conflictos y desastres. Trabajamos junto a las personas con discapacidad y a las personas vulnerables para ayudar a satisfacer sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y sus derechos fundamentales. Indignados por la injusticia a la que se enfrentan las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, aspiramos a un mundo de solidaridad e inclusión, enriquecido por nuestras diferencias, donde todos podamos vivir con dignidad. Desde su creación en 1982, HI ha puesto en marcha programas de desarrollo en más de 59 países e interviene en numerosas situaciones de emergencia.

HI vela por la autonomía y la integración de las personas con discapacidad promoviendo el mejoramiento de sus condiciones de vida, el respeto por su dignidad, sus derechos fundamentales y su independencia.

Conjuntamente a la amplia experiencia técnica de más de 30 años adquirida en el desminado humanitario y la rehabilitación de víctimas de accidentes de minas antipersonal, HI posee una valiosa práctica y conocimiento en la rehabilitación física, la inserción social de las personas con discapacidad, la prevención de accidentes de tránsito, la defensa y protección de Derechos Humanos y la atención a personas afectadas por desastres naturales.

HI tiene presencia en Colombia desde 1998 y su trabajo se basa actualmente en tres pilares estratégicos: 1) Mejorar el acceso a servicios de salud y rehabilitación; 2) Crear capacidad de resiliencia y entornos protectores; 3) Promover medios de vida sostenibles. Nuestras acciones incluyen: A) procesos de incidencia y participación de víctimas y personas con discapacidad en donde se desarrolla actividades de salud mental, rehabilitación e inclusión socio-económica (proyectos productivos); B) una acción integral contra las minas, incluida la asistencia a las víctimas, la liberación de tierras de artefactos explosivos por medio de desminado humanitario y la educación al riesgo de minas; C) Protección de personas vulnerables en zonas afectadas por el conflicto, especialmente mujeres y niñas; 4) Servicios de salud (salud mental y de rehabilitación) para personas migrantes venezolanas y colombianos retornados, excluidos del sistema de salud. 5. Apoyo a la gestión inclusiva de riesgos de desastres naturales. Todo esto, desde un enfoque de acción humanitaria inclusiva y de reducción de la violencia armada.

HI interviene de manera directa e indirecta en nueve departamentos (Antioquia, Atlántico, Cauca, Chocó, Caquetá, La Guajira, Meta, Nariño y Tolima) y en el Distrito Capital de Bogotá.

En el continente, HI está presente en Bolivia, Colombia, Cuba, Ecuador, Haití, Perú y Venezuela implementado proyectos a nivel nacional y regional. Como parte de nuestra estrategia estamos analizando realizar operaciones también en Centro América (Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Panamá). Los proyectos implementados por HI o a través de sus socios en América Latina se organizan en tres ejes: (i) salud (salud mental y apoyo psico social, rehabilitación, salud y derechos sexuales y reproductivos, protección contra la violencia de género), (ii) protección (protección contra las violencias, gestión inclusiva de riesgos, desminado humanitario y acción integral contra las minas, educación al riesgo de minas, asistencia a víctimas, transformación de conflicto); (iii) educación inclusiva y medios de vidas sustentables (educación inclusiva, inclusión económica y financiera).

Misiones/Responsabilidades

Misión general

El Administrador/a base es responsable de la contabilidad regular de una o más cajas de efectivo, y del registro contable de hechos económicos, manteniendo el libro mayor de anticipos, bancos, legalizaciones, verificando los documentos de respaldo, preparando los pagos y el cumplimiento de los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.

Misión 1: Estrategia y dirección

• Supervisa e informa a su superior jerárquico y a su jefe funcional sobre los riesgos relacionados con el efectivo de los que tiene conocimiento y contribuye a su mitigación.
• Participa en el fortalecimiento de las habilidades de los socios en el campo de la gestión del flujo de caja.

Misión 2: Estándares y experiencia

• Implementa todas las políticas, procesos y herramientas de gestión de flujo de efectivo de HI dentro de su área de responsabilidad.
• Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad y lo implementa las acciones correctivas identificadas.

Misión 3: Implementación Operativa

• Realiza pagos y adelantos.
• Ingresa y retira dinero de las cajas registradoras de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.
• Verifica el cumplimiento de las firmas de compromiso financiero.
• Paga los anticipos, los registra en un libro de anticipos y los liquida.
• Comprueba periódicamente los saldos de la caja registradora comparándolos con el libro mayor de caja y el libro mayor de anticipos.
• Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas registradoras y alerta al tesorero si existe riesgo de escasez.
• Prepara cheques y órdenes de transferencia bancaria, y los presenta a los firmantes del banco. y guarda una copia.
• Controla el número de talonarios de cheques disponibles y solicita nuevos según sea necesario.
• Se adhiere a los procedimientos de seguridad y custodia y alerta a su supervisor en el suceso de un incidente.
• Realiza inventarios de efectivo e informa al contador sobre cualquier anticipo pendiente al cierre de cuentas.
• Garantiza la calidad y disponibilidad de los documentos justificativos.
• Verifica la admisibilidad de los documentos justificativos con respecto a las normas de HI y del país, y transmite estos documentos justificativos al contable para su registro en el Sistema de Información Contable (SI) y su archivo.
• Supervisa los anticipos y sus documentos justificativos.
• Prepara toda la documentación justificativa que soliciten los auditores internos o externos.

Misión 4: facilitación profesional

• Contribuye a facilitar el desarrollo de la profesión en su área de responsabilidad.

COMPLEMENTARIAS A NIVEL COLOMBIA

Responsabilidad: Normas y conocimientos especializados

Despliega todas las políticas de gestión de flujo de caja de HI, procesos y herramientas dentro de su área de responsabilidad.

Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad e implementa las acciones correctivas identificadas.

Responsabilidad Ejecución operativa

Responsabilidad 1:

Realiza cargue de pagos a proveedores y paga anticipos

Paga y desembolsa dinero de las cajas de efectivo de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.

Paga anticipos, los registra en un libro de anticipos, los liquida y legaliza.

Verifica regularmente los saldos de la caja con el libro mayor de caja y el libro mayor de anticipos. Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas y alerta al Tesorero si existe riesgo de escasez. Prepara cheques y órdenes de transferencia bancaria, los presenta a los firmantes del banco y conserva una copia.

Controla el número de talonarios de cheques disponibles y ordena otros nuevos según sea necesario. Se adhiere a los procedimientos de seguridad y custodia y alerta a su supervisor en caso de un incidente. Realiza inventarios de efectivo e informa al contador de cualquier anticipo pendiente al cierre de las cuentas.

Responsabilidad 2:

Garantiza la calidad y disponibilidad de los documentos justificativos

Verifica la admisibilidad de los documentos justificativos con respecto a la IH y las normas del país y transmite estos documentos justificativos al contable para su registro en el Sistema de Información contable (SI) y su archivo.

Supervisa los avances y sus documentos de respaldo.

Prepara cualquier documento de respaldo solicitado por auditores internos o externos.

Responsabilidad 3:

Archivo de documentos contables NAV y WO

Produce el comprobante de documentos contables, egresos, recibos de caja, conciliaciones

Garantiza la legibilidad y el escaneo regular de los documentos de respaldo mensualmente, archiva y carga los documentos escaneados en un servidor y los documentos en papel en un lugar que garantiza su integridad física.

Envía los documentos de respaldo (en papel o formato digital) a sus ubicaciones de almacenamiento final. Apoyar en la entrega de información para auditorías internas y externas

Responsabilidad 4:

Respuestas en Auditorias

Misión 5: Preparación y respuesta ante emergencias

Contribuye a las acciones de preparación para emergencias del programa y, durante una emergencia, adapta su modalidad de trabajo para contribuir a la respuesta humanitaria efectiva de HI

Se desplaza a misiones ante requerimiento de apoyo en otro municipio de Colombia

Demas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato que no sean incompatibles con su cargo y que no vayan en detrimento de sus demás funciones y condiciones de trabajo

Perfil Solicitado

• Técnico, tecnólogo, estudiantes últimos semestres o Profesional en Contabilidad, administración y afines
• Experiencia comprobada de mínimo (1) años en cargos similares.
• Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Excel avanzado (manejo de tablas dinámicas).
• Experiencia en el manejo de software contable preferiblemente World office

Inglés o Frances serán valoradas positivamente

Conocimiento

• Capacidad de realizar tablas Dinámicas para análisis de anticipos.
• Capacidad de interpretación y presentación de resultados.
• Definición de procedimientos y Procesos e implementación de estos.

Inglés o Frances serán valoradas positivamente

Competencias Transversales

• Seguridad de los sistemas de Información.
• Ofimatica y herramientas colaborativas.
• Colaborar en una organización global.
• Monitoreo, preparación y respuesta ante emergencias.
• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
• Compromiso y comportamiento ético
• Cooperación y comunicación
• Adaptación al cambio y resiliencia
• Agilidad e innovación
• Sólidas habilidades interpersonales e interculturales.
• Demostrar valores éticos y pensamiento críticamente constructivo.

Trabajo con el enfoque de inclusión, en particular de discapacidad

Competencias Personales:

• Autonomía