Asistente de Finanzas

HIAS; Colombia; On-site; COP 13,392,000 - 25,668,000; Full time

Job summary

HIAS Colombia busca un profesional para apoyar el área financiera en la gestión de pagos, el registro contable y el archivo de documentos financieros por proyecto y donante. El rol requiere asegurar soportes completos, trazabilidad y cumplimiento conforme a los requisitos de donantes y procedimientos internos.

Se privilegia técnico o tecnólogo en contabilidad o carreras afines, con experiencia en pagos, plataformas bancarias y manejo de archivos digitales.

Qualifications

• Técnico o tecnólogo en Contabilidad, Finanzas o áreas afines; o estudiante de Contaduría Pública.
• Deseable haber cursado por lo menos sexto semestre de Contaduría Pública.
• Experiencia mínima de 1 año en procesos contables o administrativos financieros; deseable en pagos y organización de archivos.

Responsibilities

• Gestionar pagos y plataformas electrónicas, verificando facturas, contratos y aprobaciones.
• Registrar causaciones, pagos y movimientos en el sistema contable con los soportes correspondientes.
• Mantener el archivo físico y digital por proyecto/donante, asegurando trazabilidad y confidencialidad.
• Conciliaciones bancarias mensuales y apoyo en cierres contables.
• Apoyar la elaboración de certificados de retención y reportes para donantes.

Education

Técnico o tecnólogo en Contabilidad, Finanzas o áreas afines

Estudiante de Contaduría Pública

Tools

Excel

Word

SharePoint

OneDrive

Netsuite

Job description

RESUMEN DE LA POSICIÓN

Brindar apoyo operativo al área financiera de HIAS Colombia en la gestión de pagos, su registro contable y la organización del archivo físico y virtual. Asegurar que cada transacción cuente con soportes completos, aprobaciones y trazabilidad, de acuerdo con los procedimientos internos y los requisitos de los donantes, bajo la supervisión de la Especialista Financiera.

Funciones Esenciales

Gestión de pagos y plataformas electrónicas

• Recibir y revisar las solicitudes de pago, verificando facturas, cuentas de cobro, contratos, datos bancarios, codificación presupuestal y aprobaciones. Informar inconsistencias y gestionar los soportes faltantes antes de tramitar el pago.
• Preparar la programación de pagos a proveedores, consultores, personal y socios, así como anticipos y reembolsos, de acuerdo con los vencimientos y las prioridades definidas por la supervisión.
• Cargar y tramitar pagos individuales o por lotes en las plataformas bancarias y de pago electrónico autorizadas, según los permisos asignados y una vez obtenidas las aprobaciones requeridas. Respetar la separación entre preparación y autorización de pagos.
• Verificar los datos de los beneficiarios conforme al procedimiento interno y hacer seguimiento al estado de las transacciones, pagos rechazados o devueltos. Descargar y conservar los comprobantes de pago.
• Mantener actualizado el control de pagos realizados y pendientes e informar oportunamente novedades a la supervisión.

Registro contable y control financiero

• Registrar oportunamente causaciones, pagos, comprobantes de egreso, anticipos, legalizaciones y demás movimientos asignados en el sistema contable, con la cuenta, proyecto, donante y rubro correspondientes.
• Verificar y aplicar las retenciones y demás obligaciones tributarias correspondientes, de acuerdo con los lineamientos del área financiera; apoyar la elaboración de certificados de retención y de información exógena.
• Relacionar cada registro con sus soportes y comprobantes de pago, identificando los documentos pagados para prevenir duplicidades.
• Elaborar conciliaciones bancarias mensuales y apoyar la conciliación de cuentas de balance, el seguimiento de anticipos y legalizaciones y los arqueos de caja que le sean asignados.
• Apoyar los cierres contables mediante la revisión de registros y soportes, la identificación de partidas pendientes y la preparación de información requerida por la supervisión.

Gestión documental y archivo para donantes

• Organizar y mantener actualizado el archivo físico y virtual de documentos financieros por proyecto, donante, período y tipo de transacción, conforme a la estructura y nomenclatura establecidas.
• Digitalizar, clasificar y cargar facturas, contratos, aprobaciones, comprobantes de pago, legalizaciones y demás soportes en las herramientas de archivo virtual autorizadas, verificando su integridad y legibilidad.
• Mantener índices o controles que permitan localizar los documentos y relacionarlos con los registros contables, asegurando la trazabilidad de cada gasto.
• Preparar los expedientes y paquetes de soportes requeridos para informes financieros a donantes, revisiones de socios y auditorías internas o externas, siguiendo las instrucciones de la supervisión.
• Identificar documentos faltantes y hacer seguimiento a su recepción, corrección y archivo. Aplicar las reglas de acceso, confidencialidad y conservación documental de la organización.

Apoyo al área financiera

• Coordinar con las áreas solicitantes la entrega de documentación y comunicar el estado de los trámites de pago y archivo.
• Cumplir otras funciones afines al cargo que le sean asignadas por la supervisión para apoyar los objetivos del área financiera.

Cualificaciones y Requerimientos

Estudios

• Técnico o tecnólogo en Contabilidad, Finanzas o áreas afines, o estudiante de Contaduría Pública.
• Deseable haber cursado por lo menos sexto semestre de Contaduría Pública.

Experiencia

• Mínimo un año de experiencia en procesos contables o administrativos financieros. Deseable experiencia en gestión de pagos, plataformas bancarias electrónicas y organización de archivos digitales.

Conocimientos

• Manejo de software contable y registro de comprobantes de egreso, causaciones y legalizaciones.
• Conocimientos básicos de principios contables, obligaciones tributarias y soportes de nómina.
• Conocimientos de causaciones, conciliaciones bancarias, retenciones y control de anticipos.
• Manejo intermedio de Excel y Word, así como de herramientas de archivo virtual y colaboración, como SharePoint, OneDrive o equivalentes.
• Deseable experiencia en organización de soportes para auditorías y rendición de cuentas a donantes de cooperación internacional.
• Deseable conocimiento de inglés para consultar documentos y plataformas.
• Manejo de plataformas bancarias o de pago electrónico y seguimiento de transacciones.
• Capacidad para clasificar, nombrar y recuperar documentos digitales, manteniendo su trazabilidad y confidencialidad.

Competencias

• Comunicación efectiva (oral y escrita).
• Organización, gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.
• Capacidad analítica, atención al detalle y precisión en el registro de información.
• Trabajo en equipo.
• Integridad y confidencialidad en el manejo de información financiera y datos personales.
• Manejo de Netsuite (deseable)
• Solución de problemas y seguimiento de pendientes.
• Empatía, flexibilidad y capacidad de adaptación.

Declaración

Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas. La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.