Secretaria(o) Dirección Liceo Andes - DuocUC Renca

Liceo Politécnico Andes - Duoc UC; Santiago; Presencial; CLP 5.580.000 - 8.928.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Liceo Politécnico Andes - Duoc UC busca una Secretaria para la Dirección de la Sede de Renca, con funciones de coordinación de agenda, atención a alumnos y gestión de documentos.

Se requiere experiencia en roles similares, manejo de Office y capacidades de comunicación efectiva para atención a estudiantes, docentes y clientes internos y externos. Puesto presencial en Santiago.

Formación

• Conocimientos: Office nivel intermedio, archivo y clasificación de documentos, redacción y ortografía.
• Manejo de plataformas de gestión Ministerial: SIGE; Carrera Docente; Comunidad Escolar, etc.
• Experiencia: trabajo en cargos similares en términos de atención de personas y en el desempeño de funciones en niveles organizacionales de dirección.
• Competencias: trabajo colaborativo, orientación a la calidad, proactividad con impacto y compromiso con el servicio.

Responsabilidades

• Realizar la coordinación de citas y reuniones principalmente de la dirección y, en ocasiones, del resto del equipo de la sede.
• Atender requerimientos de alumnos que no han sido resueltos en los niveles de coordinación y dirección de carreras y que requieren escalar a alguna subdirección o dirección sede.
• Gestionar solicitudes de algún integrante de la comunidad escolar y derivar su resolución al área correspondiente.
• Atender los requerimientos de clientes internos y externos, en forma presencial, telefónica o vía correo electrónico; para mantener la entrega de información o documentación relacionada con temas administrativos requeridos.
• Realizar la confección de cartas, informes, memorándum u otro tipo de documentación, para mantener el cumplimiento de los requerimientos de la dirección o dar respuesta a requerimientos de alumnos, clientes internos o externos.
• Ejecutar la recepción, clasificación, distribución y despacho de la correspondencia (externa o mediante valija), para mantener la disponibilidad de información recibida tanto interna como externa.
• Gestionar la compra de pasajes, alojamiento y arriendos para viajes en las que participe el equipo de Dirección
• Apoyar en las gestiones administrativas de las otras áreas de la Sede; para contribuir al cumplimiento de las actividades programadas.
• Coordina agenda de la dirección y subdirecciones, organizando compromisos y actividades (entrevistas, reuniones, comisiones de servicios, entre otros) según requerimientos del área y disponibilidad de horarios, validándolo con la Jefatura.
• Gestionar rendiciones mensuales de asistencia y recursos asignados desde el ministerio en las fechas estipuladas para ello. Junto con manejar las plataformas disponibles.

Conocimientos

Trabajo colaborativo

Orientación a la calidad

Proactividad

Compromiso con el servicio

Herramientas

SAP

Office

SIGE

Descripción del empleo

Aviso de vacante: Secretaria Dirección Sede Renca Duoc UC - Liceo Politécnico Andes

Período: Indefinido

Ubicación: Comuna Renca, presencial

Liceo Bicentenario Andes DuocUC, necesita contratar secretaria administrativa para dirección.

Misión del Cargo

Ejecutar actividades administrativas en la Dirección de Sede, para contribuir en la entrega de servicios de atención a estudiantes, docentes, y clientes internos y externos, en la organización de reuniones y documentación, cumpliendo los requerimientos de acuerdo con los lineamientos de servicios definidos por Duoc UC y de acuerdo con las exigencias del Ministerio de Educación.

Acciones / Funciones

1. Realizar la coordinación de citas y/o reuniones principalmente de la dirección y en ocasiones del resto del equipo de la sede, para mantener el cumplimiento de los requerimientos de la dirección y otras áreas
2. Atender los requerimientos de alumnos que no han sido resueltos en los niveles de coordinación y dirección de carreras y que requieren escalar a alguna subdirección o dirección sede
3. Gestionar solicitudes de algún integrante de la comunidad escolar y derivar su resolución al área correspondiente.
4. Atender los requerimientos de clientes internos y externos, en forma presencial, telefónica o vía correo electrónico; para mantener la entrega de información o documentación relacionada con temas administrativos requeridos.
5. Realizar la confección de cartas, informes, memorándum u otro tipo de documentación, para mantener el cumplimiento de los requerimientos de la dirección o dar respuesta a requerimientos de alumnos, clientes internos o externos.
6. Ejecutar la recepción, clasificación, distribución y despacho de la correspondencia (externa o mediante valija), para mantener la disponibilidad de información recibida tanto interna como externa.
7. Gestionar la compra de pasajes, alojamiento y arriendos para viajes en las que participe el equipo de Dirección
8. Apoyar en las gestiones administrativas de las otras áreas de la Sede; para contribuir al cumplimiento de las actividades programadas.
9. Coordina agenda de la dirección y subdirecciones, organizando compromisos y actividades (entrevistas, reuniones, comisiones de servicios, entre otros) según requerimientos del área y disponibilidad de horarios, validándolo con la Jefatura.
10. Gestionar rendiciones mensuales de asistencia y recursos asignados desde el ministerio en las fechas estipuladas para ello. Junto con manejar las plataformas disponibles.

Principales Conocimientos y experiencias

• Conocimientos: Office nivel intermedio, archivo y clasificación de documentos, redacción y ortografía. Deseable Conocimiento en Sistema de Gestión (SAP).
• Manejo de plataformas de gestión Ministerial: SIGE; Carrera Docente; Comunidad Escolar, etc.
• Experiencia: trabajo en cargos similares en términos de atención de personas y en el desempeño de funciones en niveles organizacionales de dirección.
• Competencias: trabajo colaborativo, orientación a la calidad, proactividad con impacto y compromiso con el servicio

Otros deseables

• Discreción en el tratamiento de información confidencial.