Document Controller

FLSmidth; Santiago; Híbrido; CLP 13.392.000 - 21.204.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

FLSmidth está buscando un/a Document Controller para liderar el control documental en proyectos industriales y mineros en Chile. El rol implica gestionar flujos, plantillas y entregables, coordinando con ingeniería, gestión de proyectos y clientes para asegurar calidad y cumplimiento.

Se requiere experiencia en TeamBinder y Aconex, manejo de SharePoint y Power BI, y excelentes habilidades organizativas y de comunicación.

Formación

• Experiencia mínima en control documental en ingeniería, EPC o minería.
• Dominio de TeamBinder y Aconex.
• Conocimiento de Coreworx y gestión de documentos en DMS/EDMS.
• Alta atención al detalle y aseguramiento de calidad documental.

Responsabilidades

• Gestionar el control documental a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
• Controlar versiones, revisiones y distribución de documentos de ingeniería.
• Gestionar plantillas y estandarizar la documentación.
• Enviar documentos a clientes vía TeamBinder y portales del cliente.
• Generar y difundir reports de estado y KPI de control documental.
• Cooperar con ingeniería, gestión de proyectos y proveedores.
• Administrar SharePoint y repositorios de archivos.

Conocimientos

Interpersonal communication

Organizational skills

Time management

Analytical skills

Herramientas

TeamBinder

Aconex

Coreworx

SharePoint

Power BI

Microsoft Office

Descripción del empleo

Santiago, Región Metropolitana, Chile (Modelo Híbrido / Presencial)

Resumen del Rol:

El/La Document Controller es responsable de administrar, controlar y mantener la documentación del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida, garantizando el estricto cumplimiento de los estándares de la compañía y los requerimientos del cliente. El rol implica coordinar los flujos de trabajo documentales, mantener registros precisos y asegurar la distribución oportuna de documentos de ingeniería en proyectos industriales y mineros.

Principales Responsabilidades:

• Gestión de Procedimientos: Establecer y mantener procedimientos, sistemas y flujos de trabajo de control documental en conformidad con los estándares de FLSmidth.
• Administración del Sistema: Administrar el Sistema de Control Documental mediante la preparación y mantenimiento de programas de planos/documentos del proyecto, coordinando los requerimientos documentales con clientes y proveedores.
• Estandarización: Diseñar, desarrollar y mantener plantillas documentales estandarizadas para asegurar la consistencia y cumplimiento en toda la documentación del proyecto.
• Emisión y Portales: Enviar documentos de ingeniería a clientes a través de TeamBinder y portales designados por el cliente dentro de los plazos de respuesta requeridos (turnaround time).
• Control de Entregables (DDL): Mantener y actualizar periódicamente la Lista de Entregables Documentales (Document Deliverable List - DDL) para monitorear el estatus de las transmisiones y entregables del proyecto.
• Control de Versiones: Controlar versiones, revisiones, aprobaciones y distribución de documentos utilizando TeamBinder para asegurar una gestión efectiva del ciclo de vida documental.
• Almacenamiento Repositorio: Mantener y organizar la documentación del proyecto en SharePoint y carpetas de red compartidas, garantizando un almacenamiento seguro y de fácil recuperación.
• Disponibilidad de Información: Asegurar que las últimas versiones aprobadas de los documentos estén disponibles y accesibles para todos los involucrados clave.
• Distribución Eficiente: Coordinar la distribución oportuna de documentos del proyecto a equipos internos, clientes, proveedores y otras partes interesadas.
• Control de Calidad (QA/QC Documental): Realizar controles de calidad en toda la documentación para verificar la precisión, integridad, formato y cumplimiento con los estándares del proyecto y la organización.
• Coordinación Interdisciplinaria: Coordinar activamente con las áreas de ingeniería, gestión de proyectos, clientes y otros departamentos para facilitar flujos documentales eficientes y resolver incidencias.
• Reportabilidad y KPIs: Generar, monitorear y difundir informes de control documental (reportes de estatus, documentos pendientes y reportes de envío al cliente) para respaldar el seguimiento y cierre efectivo de los proyectos.

Perfil del Candidato / Requisitos:

• Experiencia: Mínimo 5 años de experiencia comprobable como Document Controller en empresas de ingeniería, proyectos EPC o entornos industriales/mineros en Chile.
• Sistemas de Control Documental (Excluyente): Experiencia práctica y avanzada con TeamBinder y Aconex.
• Sistemas Complementarios: Conocimiento básico a intermedio en Coreworx.
• Manejo de Portales: Sólida experiencia en el manejo de diversos portales y plataformas de gestión documental (DMS/EDMS).
• Herramientas Ofimáticas: Dominio avanzado de Microsoft Office Suite (Word, Excel y PowerPoint).
• Analítica de Datos: Deseable experiencia en la creación y mantenimiento de tableros de control en Power BI.
• Habilidades Interpersonales: Excelentes habilidades de comunicación y relaciones interpersonales, con capacidad para colaborar efectivamente con equipos multidisciplinarios y contrapartes de diversos orígenes.
• Gestión y Organización: Altas habilidades organizativas, analíticas y de gestión del tiempo, con capacidad para administrar múltiples prioridades y cumplir con los plazos del proyecto.
• Calidad y Detalle: Elevada atención al detalle, asegurando la precisión de los documentos, el cumplimiento normativo y el control de versiones en todo el ciclo de vida documental.

FLSmidth es el proveedor líder de soluciones de ingeniería, equipos y servicios para clientes de las industrias de la minería y los minerales. Para obtener más información, visite FLSmidth.com/careers.