Asistente Financiero/A

World Wildlife Fund - Chile; Valdivia; Presencial; CLP 7.812.000 - 11.160.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

World Wildlife Fund - Chile busca un Asistente Financiero/a para apoyar la administración de contratos entrantes y el monitoreo financiero de proyectos en Valdivia, con coordinación de documentación y seguimiento de entregables.

La posición implica mantener registros, apoyar auditorías y generar reportes para la Coordinadora Financiera, trabajando en equipo con operaciones y proyectos. Se requiere experiencia administrativa y dominio de herramientas de gestión y análisis.

Formación

• Título profesional en administración, negocios o similar.
• Fluencia en español (escrito y hablado) y deseable dominio de inglés.
• Conocimiento de entorno Windows y MS Office (Word y Excel intermedios) y correo (Outlook).
• Conocimiento de asistentes de IA (Claude o Copilot).
• Conocimiento de herramientas de análisis de datos (Power BI u otras).
• Conocimiento de ERP de cualquier tipo.
• Conocimiento de plataformas de reuniones remotas (Zoom, Teams).
• Experiencia mínima de 2 años en actividades administrativas.

Responsabilidades

• Apoyar la administración de contratos entrantes y mantener archivos actualizados.
• Recopilar y organizar documentación contractual y financiera.
• Actualizar bases de datos y sistemas internos de proyectos y contratos (Workday, Smartsheet y Adaptive).
• Seguimiento de fechas clave, entregables, informes y vencimientos.
• Gestión de gastos de proyectos y seguimiento de remesas e ingresos.
• Generación y revisión de timesheets mensuales para validación financiera.
• Apoyar reportes a donantes y cumplimiento de requisitos.

Conocimientos

Comunicación

Integridad

Orientación a resultados

Organización

Habilidad de comunicación

Gestión del tiempo

Respeto a la diversidad

Educación

Título profesional en administración/negocios

Herramientas

Windows

MS Office

Outlook

Claude

Copilot

Power BI

ERP

Zoom

Teams

Descripción del empleo

• Apoyo en la Administración de Contratos Entrantes
  


• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de cada contrato entrante.


• Apoyar la recopilación y organización de documentación contractual y financiera.


• Actualizar bases de datos y sistemas internos relacionados con proyectos y contratos (Workday, Smartsimple y Adaptive).


• Realizar seguimiento de fechas clave, entregables, informes y vencimientos.


• Gestionar los acuerdos de apoyo para viajes requeridos en el marco de los proyectos, coordinando la recopilación de antecedentes, elaboración de borradores, seguimiento de firmas, archivo de documentos y monitoreo de su correcta ejecución y rendición.


• Colaborar en la preparación de información requerida por los equipos programáticos y de operaciones.


• Apoyo en el Monitoreo Financiero


• Mantener actualizados los registros de ejecución presupuestaria de los proyectos (One Drive).


• Mantener actualizadas las actas de reuniones de revisión de ejecución de los proyectos (One Drive).


• Preparar reportes financieros periódicos y cuadros de seguimiento para revisión de la Coordinadora Financiera.


• Revisar documentación de respaldo y verificar su consistencia antes de su procesamiento.


• Apoyar procesos de conciliación y seguimiento de gastos de proyectos.


• Dar seguimiento a remesas, ingresos y saldos de proyectos según instrucciones de la Coordinadora Financiera.


• Apoyar la generación, distribución, recopilación y revisión preliminar de los Timesheets mensuales del personal, verificando su completitud, consistencia y cumplimiento de los requerimientos de los proyectos y donantes, para su posterior validaci\u00f3n por la Coordinadora Financiera.


• Apoyo en Reportes a Donantes


• Recopilar documentación financiera requerida para la preparación de reportes.


• Completar formatos y plantillas estandarizadas de reportes financieros según requerimiento de cada donante.


• Verificar que la documentación de respaldo cumpla los requisitos establecidos por los donantes y la organización.


• Gestión Documental y Cumplimiento


• Organizar y resguardar la documentación financiera y contractual.


• Apoyar revisiones internas de cumplimiento de políticas y procedimientos.


• Mantener registros actualizados de contratos, convenios y documentación de proyectos.


• Apoyo en Auditorías


• Recopilar y organizar la documentación solicitada por auditores internos y externos.


• Mantener archivos ordenados y disponibles para procesos de auditoría.


• Dar seguimiento a requerimientos de información durante auditorías


• Otras tareas comunes


• Colaborar en actividades de planificación, monitoreo y evaluación del equipo de WWF Chile.


• Participar colaborativamente en actividades comunes de la oficina de WWF, incluyendo reuniones mensuales, anuales, de desarrollo organizacional, entre otras.


• Desarrollar todas aquellas responsabilidades que por la naturaleza de su trabajo puedan surgir y/o le sean asignadas por su supervisor.


• Relaciones de trabajo:


• Internas: Comunicación regular con la Coordinadora Financiera a quien reporta y recibe orientación, y trabajo en equipo con los demás miembros del equipo de Operaciones.


• Externas:A medida que se vaya integrando al equipo, asumirá labores de comunicación efectiva con miembros de la red global de WWF, en particular con la oficina de WWF-US en materias de manejo de donantes y administración interna.


• Calificaciones mínimas:

Conocimientos:

• Poseer un título profesional en el área de administración, negocios o similar.


• Fluidez en español (escrito y hablado) y deseable dominio de inglés (escrito y hablado).


• Dominio de entorno Windows. Indispensable: MS Office (Word y Excel a nivel intermedio), manejo de correo electrónico (de preferencia Outlook).


• Conocimiento de Asistentes de Inteligencia Artificial (de preferencia Claude o Copilot)


• Deseable dominio de herramientas de análisis de datos (PowerBi o Similares)


• Deseable dominio en ERP's de cualquier tipo.


• Conocimiento de sistemas de reuniones remotas (Zoom, Teams).

Experiencia:

• Experiencia mínima de 2 años en actividades administrativas


• Experiencia en registros contables


• Experiencia en procesos de auditoría


• Experiencia en trabajos similares en otras Organizaciones (Deseable)

Competencias:

• Integridad


• Orientación a resultados


• Respeto y valoración de la diversidad.


• Organizado, con alto grado de sentido de responsabilidad.


• Manejo efectivo del tiempo


• Habilidad de comunicación.


• Organización para trabajar efectivamente bajo presión

Asistente Financiero/a Valdivia, Los R\u00edos, Chile