Asistente Administrativo/a, Santiago, Chile

FAO; Santiago; Presencial; CLP 6.696.000 - 10.044.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

FAO busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar la gestión operativa y administrativa de proyectos en Santiago de Chile. El rol implica monitorear presupuestos, gestionar contratos y apoyar en adquisiciones y reportes financieros, con posibilidad de apoyo a viajes y coordinación con equipos regionales.

Se requiere formación técnica o universitaria en áreas afines, y al menos dos años de experiencia en administración de proyectos, con dominio del español.

Formación

• Formación técnica o graduado en áreas de administración, finanzas, economía o área técnica afín.
• Experiencia mínima de dos años en administración de proyectos.
• Conocimiento práctico del idioma español.
• Nacional de Chile o residente en el país con permiso de trabajo regular.

Responsabilidades

• Asistir en la gestión operativa y administrativa, con seguimiento diario de actividades del/los Proyecto(s) asignado(s).
• Apoyar en el monitoreo de estimaciones presupuestarias, gastos y saldos, y en revisiones presupuestarias.
• Gestionar el ciclo de contratos para personal, asegurando recopilación y verificación de documentación.
• Prestar apoyo administrativo, incluido el registro de horas trabajadas para honorarios de consultores.
• Iniciar procesos de adquisición de equipos, materiales y servicios y gestionar inventario.
• Contribuir a la elaboración de informes financieros y seguimiento de gastos de los proyectos.
• Apoyar en revisión de acuerdos y planes de viaje para la contratación y adquisiciones.

Conocimientos

Excel

Organización

Comunicación

Educación

Formación técnica o graduado en administración/finanzas

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Descripción de puesto - Asistente Administrativo/a (2601960)

Descripción de puesto

Asistente Administrativo/a

Anuncio de trabajo

Tipo de puesto

Trabajo temporal

Tipo de Requisición : NPP (Personal Nacional de Proyecto)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal

AVISO IMPORTANTE – La fecha y la hora de vencimiento exhibidas arriba se basan en la fecha y la hora señaladas en su dispositivo personal.

La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

• La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
• Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
• Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
• La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
• Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
• Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) contribuye a la consecución de la Agenda 2030 a través de su Marco Estratégico, que se guía por un enfoque de transformación hacia sistemas agroalimentarios más eficientes, inclusivos, resilientes y sostenibles. Este marco se centra en cuatro mejoras clave: una mejor producción, una mejor nutrición, una mejor medio ambiente y una vida mejor, asegurando que nadie se quede atrás.

La Oficina Regional para América Latina y el Caribe (RLC) de la FAO asesora sobre la integración de estas Cuatro Mejoras en el Programa de Trabajo y Presupuesto de la FAO. Además, fórmula programas y proyectos, y supervisa su implementación para fomentar un enfoque estratégico y orientado a los sistemas en todas las intervenciones de la FAO. En particular, la Unidad de Programa de Campo de RLC implementa proyectos regionales, los cuales son herramientas poderosas para abordar desafíos comunes de manera coordinada y efectiva. Estos proyectos maximizan el impacto y promueven el desarrollo sostenible en la región, facilitando la seguridad alimentaria, la agricultura y el desarrollo rural. Además, promueven asociaciones y sinergias, así como el desarrollo de capacidades y la movilización de recursos en la región.

El puesto se encuentra ubicada en Santiago de Chile, con eventuales desplazamientos a los países donde se implementan los proyectos asignados.

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión general del Oficial Superior del Programa de Campo, RLC, y la supervisión directa del delegado del Budget Holder y en colaboración con los Coordinadores de los Proyectos.

El/la titular tendrá como principal objetivo asegurar la gestión operativa, administrativa y de monitoreo financiero de los proyectos o iniciativas regionales de los proyectos en el marco de la implementación Directa o Indirecta (OPIM) de la FAO, en línea con los procedimientos, normas y reglas de la FAO. La posibilidad de prórroga está sujeta a un desempeño satisfactorio y a los recursos y necesidades de la Organización.

Tareas y responsabilidades

• Asistir en la gestión operativa y administrativa, así como en el seguimiento diario de las actividades realizadas en el/los Proyecto(s) asignado(s), de acuerdo con las normas y reglamentos de la Organización;
• Apoyar en el monitoreo de las estimaciones presupuestarias, los gastos reales, las obligaciones y los saldos disponibles y ayudar con la preparación de las revisiones presupuestarias según sea necesario;
• Gestionar el ciclo de contratos para el personal no funcionario nacional e internacional en el Sistema mundial de gestión de recursos (SMGR), velando por la recopilación y verificación de la documentación necesaria.
• Prestar apoyo administrativo, incluido el registro de horas trabajadas para el pago de honorarios a los/as consultores/as nacionales e internacionales y otras tareas conexas.
• Iniciar los procesos de adquisición de equipos, materiales y servicios del Proyecto, incluyendo la preparación de la documentación pertinente para su procesamiento a través de las Unidades FAO correspondientes; incluyendo el registro y retiro del inventario según corresponda;
• Contribuir a la elaboración de informes financieros del /de los Proyecto(s) asignado(s)y seguimiento de gastos;
• Apoyar el seguimiento de Cartas de Acuerdo, Memorando de entendimiento con socios y contrapartes;
• Apoyar en la revisión de la coherencia del POA del Proyecto para iniciar los procesos de contratación y adquisiciones, planes de viaje, con el objeto de dar seguimiento al presupuesto del proyecto; y facilitar la preparación de la documentación pertinente para su procesamiento a través de las Unidades FAO correspondientes;
• Manejar todos los registros y sistemas institucionales de la Organización, así como la correspondencia administrativa y apoyar en el monitoreo de la situación financiera del /de los Proyecto(s) asignado(s)y asesorar al respecto;
• Mantener actualizada la base de datos corporativa de la Organización (FPMIS) con respecto a la información del /de los Proyecto(s) asignado(s) (Informes en general, Cartas de Acuerdo, delivery, Informes de misión, etc.);
• Realizar otras funciones administrativas según solicitud de los supervisores en apoyo al equipo del Programa de Campo.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

• Formación técnica o graduado en áreas de administración, finanzas, economía o área técnica afín;
• Experiencia mínima de dos años en administración de proyectos;
• Conocimiento práctico del idioma español;
• Nacional de Chile o residente en el país (Chile) con permiso de trabajo regular.

Competencias fundamentales de la FAO

• Enfoque basado en los resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Establecimiento de relaciones eficaces
• Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

• Habilidades comprobadas de comunicación y organización.
• Deseables conocimientos de los sistemas informáticos corporativos financieros, de viajes y de recursos humanos.
• Relación en ambientes multiculturales.
• Capacidad de gestionar múltiples tareas simultáneamente.

Criterios de selección

• Manejo de herramientas Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook;
• Experiencia comprobable en áreas de gestión administrativa y operativa de proyectos.
• Deseable experiencia con organismos internacionales (UN u otros).
• Nivel básico de inglés
• La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
• Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
• Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: www.whed.net/

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.