Asistente Financiero/a

World Wildlife Fund, Inc.; Valdivia; Presencial; CLP 13.392.000 - 20.088.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

WWF Chile busca una persona a tiempo completo para brindar apoyo administrativo y financiero a la gestión de proyectos. Coordinará contratos entrantes, sistemas y reportes para asegurar una gestión eficiente. Reportará a la Coordinadora Financiera y colaborará con el equipo de Operaciones en la oficina de Valdivia.

Se requiere título en administración, español fluido y experiencia mínima de 2 años. Se valorará manejo de Power BI, ERP y herramientas de colaboración como Zoom y Teams.

Formación

• Título profesional en administración o similar.
• Español fluido (escrito y hablado) y deseable dominio de inglés.
• Dominio de entorno Windows; MS Office a nivel intermedio, Outlook.
• Conocimiento de herramientas de IA (Claude o Copilot).
• Conocimiento de análisis de datos (Power BI).
• Conocimiento de ERP y herramientas de reuniones remotas (Zoom/Teams).

Responsabilidades

• Apoyar la Administración de Contratos Entrantes y mantener archivos actualizados.
• Apoyar la recopilación y organización de documentación contractual y financiera.
• Actualizar bases de datos y sistemas internos (Workday, Smartsheet y Adaptive).
• Preparar reportes financieros y cuadros de seguimiento para la Coordinadora Financiera.
• Organizar y resguardar documentación financiera y contractual, y apoyar auditorías.

Conocimientos

Organización

Comunicación

Gestión del tiempo

Trabajo en equipo

Educación

Título profesional en administración

Herramientas

MS Office

Outlook

Power BI

ERP

Zoom

Teams

OneDrive

Descripción del empleo

WWF, la organización mundial de conservación, busca a una persona a tiempo completo que deberá brindar apoyo administrativo y financiero a la gestión de proyectos de WWF Chile

Descripción del empleo

• Apoyo en la Administración de Contratos Entrantes
  
• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de cada contrato entrante.
• Apoyar la recopilación y organización de documentación contractual y financiera.
• Actualizar bases de datos y sistemas internos relacionados con proyectos y contratos (Workday, Smartsimple y Adaptive).
• Realizar seguimiento de fechas clave, entregables, informes y vencimientos.
• Gestionar los acuerdos de apoyo para viajes requeridos en el marco de los proyectos, coordinando la recopilación de antecedentes, elaboración de borradores, seguimiento de firmas, archivo de documentos y monitoreo de su correcta ejecución y rendición.
• Colaborar en la preparación de información requerida por los equipos programáticos y de operaciones.
• Apoyo en el Monitoreo Financiero
• Mantener actualizados los registros de ejecución presupuestaria de los proyectos (One Drive).
• Mantener actualizadas las actas de reuniones de revisión de ejecución de los proyectos (One Drive).
• Preparar reportes financieros periódicos y cuadros de seguimiento para revisión de la Coordinadora Financiera.
• Revisar documentación de respaldo y verificar su consistencia antes de su procesamiento.
• Apoyar procesos de conciliación y seguimiento de gastos de proyectos.
• Dar seguimiento a remesas, ingresos y saldos de proyectos según instrucciones de la Coordinadora Financiera.
• Apoyar la generación, distribución, recopilación y revisión preliminar de los Timesheets mensuales del personal, verificando su completitud, consistencia y cumplimiento de los requerimientos de los proyectos y donantes, para su posterior validación por la Coordinadora Financiera.
• Apoyo en Reportes a Donantes
• Recopilar documentación financiera requerida para la preparación de reportes.
• Completar formatos y plantillas estandarizadas de reportes financieros según requerimiento de cada donante.
• Verificar que la documentación de respaldo cumpla los requisitos establecidos por los donantes y la organización.
• Gestión Documental y Cumplimiento
• Organizar y resguardar la documentación financiera y contractual.
• Apoyar revisiones internas de cumplimiento de políticas y procedimientos.
• Mantener registros actualizados de contratos, convenios y documentación de proyectos.
• Apoyo en Auditorías
• Recopilar y organizar la documentación solicitada por auditores internos y externos.
• Mantener archivos ordenados y disponibles para procesos de auditoría.
• Dar seguimiento a requerimientos de información durante auditorías
• Otras tareas comunes
• Colaborar en actividades de planificación, monitoreo y evaluación del equipo de WWF Chile.
• Participar colaborativamente en actividades comunes de la oficina de WWF, incluyendo reuniones mensuales, anuales, de desarrollo organizacional, entre otras.
• Desarrollar todas aquellas responsabilidades que por la naturaleza de su trabajo puedan surgir y/o le sean asignadas por su supervisor.
• Relaciones de trabajo:
• Internas: Comunicación regular con la Coordinadora Financiera a quien reporta y recibe orientación, y trabajo en equipo con los demás miembros del equipo de Operaciones.
• Externas: A medida que se vaya integrando al equipo, asumirá labores de comunicación efectiva con miembros de la red global de WWF, en particular con la oficina de WWF-US en materias de manejo de donantes y administración interna.
• Calificaciones mínimas:

Conocimientos:

• Poseer un título profesional en el área de administración, negocios o similar.
• Fluidez en español (escrito y hablado) y deseable dominio de inglés (escrito y hablado).
• Dominio de entorno Windows. Indispensable: MS Office (Word y Excel a nivel intermedio), manejo de correo electrónico (de preferencia Outlook).
• Conocimiento de Asistentes de Inteligencia Artificial (de preferencia Claude o Copilot)
• Deseable dominio de herramientas de análisis de datos (PowerBi o Similares)
• Deseable dominio en ERP’s de cualquier tipo.
• Conocimiento de sistemas de reuniones remotas (Zoom, Teams).

Experiencia:

• Experiencia mínima de 2 años en actividades administrativas
• Experiencia en registros contables
• Experiencia en procesos de auditoría
• Experiencia en trabajos similares en otras Organizaciones (Deseable)

Competencias:

• Integridad
• Orientación a resultados
• Respeto y valoración de la diversidad.
• Organizado, con alto grado de sentido de responsabilidad.
• Manejo efectivo del tiempo
• Habilidad de comunicación.
• Organización para trabajar efectivamente bajo presión

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