Asistente de Proyect manager

Vigo Spa; Santiago; Presencial; CLP 7.812.000 - 12.276.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Vigo Spa busca un Asistente de Proyect Manager para apoyar al Project Manager en la gestión de información, seguimiento de solicitudes y coordinación de comunicaciones. Se encargará de registrar, clasificar y derivar requerimientos, manteniendo actualizados los entregables en la plataforma del cliente.

Se valorará manejo de plataformas documentales (SharePoint, Aconex, Procore) y excelentes habilidades de organización, comunicación y rapidez para cumplir plazos.

Formación

• Formación técnica o profesional en administración, gestión de proyectos o ingeniería de ejecución.
• Experiencia mínima de 2 años en funciones de asistencia administrativa o apoyo a la gestión de proyectos.
• Manejo avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel, Outlook y Word.
• Experiencia utilizando plataformas documentales o sistemas de gestión de proyectos del cliente (SharePoint, Aconex, Procore, Autodesk Construction Cloud u otros similares).

Responsabilidades

• Mantener actualizada la agenda del Project Manager con contactos y datos relevantes.
• Recibir, registrar y canalizar mensajes al Project Manager y hacer su seguimiento.
• Recibir y registrar solicitudes del cliente, proveedores o equipos y darles seguimiento.
• Mantener registro del estado de cada solicitud y reportar pendientes o críticas.
• Coordinar con responsables la obtención de documentación necesaria para el cumplimiento de compromisos.
• Verificar que entregables se carguen en la plataforma del cliente con formato y versión correctos.
• Mantener control del estado de entregables y señalar entregas pendientes, observadas o rechazadas.
• Informar al Project Manager sobre desviaciones, atrasos o riesgos.
• Preparar reportes periódicos del estado de solicitudes y entregables.
• Coordinar reuniones y mantener minutas y compromisos actualizados.
• Mantener archivo físico y digital de la documentación del proyecto.

Conocimientos

Organización y planificación

Manejo de prioridades

Atención al detalle

Seguimiento y control

Comunicación efectiva

Proactividad

Orientación al cliente

Trabajo bajo presión

Confidencialidad

Educación

Formación técnica o profesional en Administración, Gestión de Proyectos, Ingeniería de Ejecución o afín

Herramientas

Excel

Outlook

Word

SharePoint

Aconex

Procore

Autodesk Construction Cloud

Descripción del empleo

Perfil de Cargo: Asistente de Proyect manager

Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo y operativo al Project Manager, asegurando la correcta gestión de la información, el seguimiento de solicitudes, la coordinación de comunicaciones y el control oportuno de los entregables del proyecto, garantizando que toda la documentación requerida sea cargada correctamente en la plataforma de gestión definida por la empresa cliente.

Principales responsabilidades

• Mantener permanentemente actualizada la agenda de contactos del Project Manager, incluyendo teléfonos, correos electrónicos y demás datos de contacto relevantes.
• Recibir, registrar y canalizar todos los mensajes dirigidos al Project Manager, asegurando su adecuada clasificación y seguimiento.
• Recibir las solicitudes realizadas al Project Manager por parte del cliente, proveedores, contratistas o equipos internos, registrarlas y darles seguimiento hasta su resolución o derivación.
• Mantener un registro actualizado del estado de cada solicitud y reportar oportunamente aquellas pendientes o críticas.
• Coordinar con los responsables de cada actividad la obtención de la documentación y antecedentes necesarios para el cumplimiento de los compromisos del proyecto.
• Verificar que todos los entregables definidos para el proyecto sean incorporados correctamente al sistema documental o plataforma de gestión de la empresa cliente.
• Confirmar que cada documento cargado cumpla con los requisitos de formato, nomenclatura, versión y oportunidad establecidos por el cliente.
• Mantener el control del estado de los entregables, identificando documentos pendientes, observados, rechazados o aprobados.
• Informar oportunamente al Project Manager sobre desviaciones, atrasos o riesgos relacionados con la entrega de documentación.
• Preparar reportes periódicos del estado de solicitudes y entregables.
• Coordinar reuniones cuando sea requerido y mantener actualizadas las minutas, acuerdos y compromisos derivados de ellas.
• Mantener un adecuado archivo físico y digital de la documentación del proyecto.

Competencias requeridas

• Alta capacidad de organización y planificación.
• Excelente manejo de prioridades.
• Atención al detalle.
• Capacidad de seguimiento y control.
• Comunicación oral y escrita efectiva.
• Proactividad.
• Orientación al servicio del cliente.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Confidencialidad en el manejo de la información.

Requisitos

• Formación técnica o profesional en Administración, Gestión de Proyectos, Ingeniería de Ejecución o carrera afín.
• Experiencia mínima de 2 años en funciones de asistencia administrativa o apoyo a la gestión de proyectos.
• Manejo avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel, Outlook y Word.
• Experiencia utilizando plataformas documentales o sistemas de gestión de proyectos del cliente (SharePoint, Aconex, Procore, Autodesk Construction Cloud u otros similares será valorado).
• Capacidad para administrar múltiples tareas simultáneamente y cumplir plazos exigentes.

Indicadores de desempeño (KPIs)

• Agenda de contactos actualizada.
• Porcentaje de solicitudes registradas y respondidas dentro del plazo establecido.
• Porcentaje de entregables cargados correctamente en la plataforma del cliente.
• Número de entregables rechazados por errores administrativos.
• Tiempo promedio de registro y seguimiento de solicitudes.
• Cumplimiento de plazos documentales del proyecto.
• Nivel de satisfacción del Project Manager y del cliente respecto al soporte administrativo.

Jornada medio día, horario AM. de Lunes a viernes