ASISTENTE DE OPERACIONES

ETDH CHILE SPA; Santiago; Presencial; CLP 10.044.000 - 15.624.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

ETDH CHILE SPA busca un/a profesional para apoyar la gestión administrativa y operativa del área de Operaciones, coordinando servicios, equipos y personal en distintas obras y clientes.

La función principal es garantizar la ejecución oportuna de servicios, manteniendo la información actualizada y facilitando la comunicación entre oficina, trabajadores y clientes, con enfoque en seguridad y control de documentos.

Formación

• Formación técnica en administración, logística, operaciones, construcción o equivalente.
• Experiencia deseable de 1 a 2 años en roles administrativos u operacionales.
• Conocimientos de Excel y Office, correo electrónico y control documental; coordinación de personal y equipos.

Responsabilidades

• Coordinar planificación y coordinación diaria de los servicios contratados.
• Gestionar asignación de trabajadores y equipos entre obras.
• Mantener registros de servicios, horas trabajadas y equipos.
• Informar incidencias que afecten la continuidad del servicio.
• Apoyar control documental y envío de documentos a clientes.
• Elaborar informes operativos y reportes solicitados.

Conocimientos

Organización y planificación

Capacidad de seguimiento

Proactividad

Trabajo en equipo

Comunicación efectiva

Adaptabilidad operativa

Educación

Técnico en Administración, Logística, Operaciones, Construcción o carrera afín

Herramientas

Microsoft Office

Excel

Correo electrónico

Control documental

Descripción del empleo

2. OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la gestión administrativa y operativa del área de Operaciones, coordinando y realizando seguimiento a los servicios, equipos, trabajadores, documentación y requerimientos de las distintas obras y clientes.

Su función principal será contribuir a que los servicios se ejecuten de manera oportuna y coordinada, manteniendo actualizada la información operacional y facilitando la comunicación entre oficina, trabajadores, supervisores, clientes y las distintas áreas de la empresa.

3. PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

A. Gestión y coordinación operacional

• Apoyar la planificación y coordinación diaria de los servicios contratados.
• Coordinar la asignación de trabajadores y equipos según los requerimientos de cada obra.
• Realizar seguimiento a los servicios programados, modificaciones, suspensiones y reprogramaciones.
• Mantener comunicación permanente con supervisores, operadores, maestros y personal en terreno.
• Informar oportunamente cualquier inconveniente que pueda afectar la continuidad del servicio.
• Apoyar la coordinación de instalaciones, desmontajes, traslados y movimientos de equipos.
• Registrar los servicios ejecutados y pendientes.

B. Control de equipos y maquinaria

• Mantener actualizado el registro de equipos disponibles, asignados, en terreno, en traslado y en mantenimiento.
• Coordinar con el área de Mantención los requerimientos de revisión o reparación de equipos.
• Realizar seguimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos.
• Apoyar el control de horómetros, kilometraje, horas de trabajo y utilización de equipos.
• Coordinar los movimientos y traslados de maquinaria entre obras.
• Informar oportunamente fallas, daños o situaciones que afecten la disponibilidad de los equipos.

C. Control documental

• Mantener actualizada la documentación requerida para el ingreso y permanencia de trabajadores y equipos en las obras.
• Apoyar la recopilación y envío de documentos solicitados por los clientes.
• Controlar registros de servicios, órdenes de trabajo, guías, actas y otros documentos operacionales.
• Mantener respaldos ordenados de la documentación de cada servicio y obra.
• Apoyar la preparación de informes operacionales y reportes solicitados por la jefatura.

D. Apoyo a trabajadores y faenas

• Coordinar información relacionada con turnos, horarios, traslados y lugares de trabajo.
• Apoyar la coordinación de viáticos, alojamiento y transporte cuando corresponda.
• Mantener comunicación con trabajadores respecto de instrucciones operacionales.
• Informar a Recursos Humanos situaciones relacionadas con asistencia, atrasos, ausencias u otras novedades detectadas en terreno.
• Apoyar la coordinación de reemplazos ante ausencias o contingencias operacionales.

E. Atención a clientes

• Mantener comunicación con los contactos operacionales de los clientes.
• Recibir y canalizar solicitudes relacionadas con los servicios.
• Dar seguimiento a requerimientos pendientes.
• Informar a la jefatura sobre reclamos, observaciones o situaciones relevantes comunicadas por los clientes.
• Apoyar la coordinación de visitas, inspecciones y reuniones operacionales.

F. Control y reportabilidad

• Elaborar reportes diarios, semanales o mensuales de operación.
• Mantener actualizados controles de servicios ejecutados, horas trabajadas y equipos utilizados.
• Apoyar el control de estados de avance de los servicios.
• Preparar información para facturación, estados de pago y cobros, cuando sea requerido.
• Mantener actualizadas planillas y sistemas internos de control.
• Generar alertas respecto de servicios pendientes, documentación vencida, equipos fuera de servicio u otras desviaciones.

4. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

• Mantener información operacional actualizada y confiable.
• Realizar seguimiento oportuno de los servicios asignados.
• Informar desviaciones y contingencias a su jefatura.
• Mantener ordenada y disponible la documentación operacional.
• Resguardar la información interna y de los clientes.
• Cumplir los procedimientos internos de la empresa.
• Apoyar el cumplimiento de los estándares de seguridad y prevención establecidos por la organización.
• Mantener una comunicación efectiva con las distintas áreas de la empresa.

5. RELACIONES INTERNAS

• Gerencia.
• Jefatura de Operaciones.
• Supervisores de terreno.
• Área de Mantención.
• Recursos Humanos.
• Prevención de Riesgos.
• Logística y Bodega.
• Administración y Finanzas.
• Área Comercial.

6. RELACIONES EXTERNAS

• Clientes.
• Administradores de obra.
• Profesionales de terreno.
• Empresas contratistas y subcontratistas.
• Proveedores de transporte, alojamiento y servicios asociados.

7. REQUISITOS DEL CARGO

Formación:

• Técnico en Administración, Logística, Operaciones, Construcción o carrera afín.
• También podrá considerarse experiencia equivalente en funciones operacionales.

Experiencia:

• Deseable experiencia de 1 a 2 años en cargos administrativos u operacionales.
• Deseable experiencia en empresas de construcción, maquinaria, servicios a obras o áreas relacionadas.

Conocimientos deseables:

• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Manejo de correo electrónico y herramientas digitales.
• Control documental.
• Coordinación de personal y equipos.
• Deseable conocimiento de procesos de obras y faenas.
• Deseable conocimiento básico de maquinaria y equipos utilizados en construcción.

8. COMPETENCIAS

• Organización y planificación.
• Capacidad de seguimiento.
• Proactividad.
• Responsabilidad.
• Trabajo en equipo.
• Comunicación efectiva.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Orientación al cliente.
• Capacidad para resolver problemas.
• Orden y atención al detalle.
• Manejo de información confidencial.
• Adaptabilidad frente a cambios operacionales.

9. INDICADORES DE DESEMPEÑO

• Cumplimiento de las coordinaciones operacionales.
• Porcentaje de servicios correctamente programados.
• Nivel de actualización de registros y controles.
• Tiempo de respuesta a requerimientos internos y externos.
• Cumplimiento de entrega de documentación.
• Seguimiento de equipos y servicios.
• Cantidad de errores administrativos u operacionales.
• Cumplimiento de reportes solicitados.
• Nivel de satisfacción de clientes internos y externos.

10. CONDICIONES GENERALES

El trabajador deberá desarrollar sus funciones de acuerdo con las instrucciones impartidas por su jefatura, los procedimientos internos de la empresa y las normas de seguridad aplicables.

Asimismo, deberá mantener una actitud colaborativa con las distintas áreas de la organización, pudiendo realizar labores administrativas y de coordinación tanto en oficina como en terreno, cuando las necesidades operacionales así lo requieran.

Este descriptor establece las principales funciones y responsabilidades del cargo, sin perjuicio de aquellas tareas complementarias que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del área de Operaciones y que sean asignadas por la jefatura correspondiente.