Asistente Administrativo de Gerencia, Mejillones

Michael Page; Mejillones; Presencial; CLP 10.044.000 - 13.392.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Bus de traslado

Almuerzo en dependencias de la empresa

Descripción de la vacante

Michael Page busca un Asistente Administrativo de Gerencia para la ciudad de Mejillones, por un proyecto de 6 meses.

Las funciones incluyen gestionar la secretaría, coordinar viajes, compras y documentación de la gerencia, así como apoyar en la organización de eventos y visitas al sitio. Se requiere experiencia en entornos industriales y manejo de ERP (SAP GET) y MS Office, con disponibilidad de lunes a viernes de 08:00 a 17:00.

Formación

• Formación académica en administración o secretariado.
• Entre 2 y 4 años de experiencia en secretariado o apoyo gerencial.
• Experiencia en redacción de bases técnicas, licitaciones o documentos contractuales.
• Conocimiento de SAP GET y módulos ERP.
• Disponibilidad para proyecto de 6 meses en Mejillones.
• Disponibilidad para trabajar de lunes a viernes 08:00 a 17:00.

Responsabilidades

• Gestión de Secretaría y Soporte Administrativo de Gerencia.
• Coordinación de viajes de la gerencia, incluyendo reserva de vuelos, alojamiento y gastos.
• Gestión de suministros de oficina y control de stock.
• Coordinación de reuniones, actas y visitas al sitio.
• Apoyo en la organización de eventos y workshops.

Conocimientos

Secretariado

Gestión de agenda

Soporte administrativo

Comunicación

Educación

Técnico Superior en Administración

Secretariado Ejecutivo Técnico/Bilingüe

Ingeniería en Administración

Herramientas

SAP GET

ERP

MS Office

PowerPoint

Descripción del empleo

Importante cliente, requiere contratar a Asistente Administrativo de Gerencia para la ciudad de Mejillones, por proyecto de 6 meses de manera inicial.Nuestro cliente es una reconocida empresa del rubro de Energía.

Funciones

1. Gestión de Secretaría y Soporte Administrativo de Gerencia
   • Gestionar y organizar proactivamente la agenda del Gerente, asegurando la priorización efectiva de reuniones y compromisos estratégicos.
   • Administrar de manera confidencial y ordenada el archivo, correspondencia, flujos de firmas y la documentación oficial de la gerencia y el sitio.
   • Coordinar la logística de viajes de la gerencia, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte local, y realizar la posterior rendición de gastos y solicitudes de reembolsos según las políticas corporativas.
   • Gestionar la adquisición de suministros de oficina, materiales administrativos y consumibles, manteniendo el control de stock y coordinando con los proveedores locales de servicios generales de la oficina.
2. Coordinación de Reuniones, Visitas y Actividades del Sitio
   • Coordinar agendas, calendarizar reuniones internas y externas de la gerencia, gestionar la reserva de salas y la disponibilidad de recursos tecnológicos (videoconferencias, presentaciones), elaborando minutas de acuerdos cuando sea requerido.
   • Liderar la planificación logística completa de visitas al complejo por parte de comités directivos, clientes, proveedores, auditores o autoridades externas, coordinando itinerarios, transporte, catering y requerimientos de estadía.
   • Gestionar las solicitudes de acceso al sitio, asegurando el enrolamiento oportuno de visitas y contratistas temporales, y coordinando con el área de HSEQ la entrega de inducciones de seguridad y entrega de elementos de protección personal (EPP) correspondientes.
   • Apoyar en la organización de eventos corporativos locales, talleres de trabajo (workshops) y actividades de integración para el personal del complejo industrial.
3. Confección de Bases Técnicas y Documentación de Licitación
   • Elaborar, estructurar y redactar con rigor técnico los borradores de bases técnicas, términos de referencia (TdR) y alcances de servicio (Scope of Work - SOW) requeridos para licitar contrataciones de servicios específicos en el sitio.
   • Reunir, consolidar y canalizar la información técnica provista por los líderes de áreas operativas (Mantenimiento, Operaciones, HSEQ) para integrarla de manera coherente en los pliegos de licitación.
   • Colaborar estrechamente con el departamento de Compras (Procurement) en la definición de la estrategia de licitación, la preparación del paquete licitatorio final, la respuesta a consultas de proponentes (aclaraciones técnicas) y el soporte en la evaluación de las ofertas técnicas recibidas.
4. Control Operativo-Administrativo y Registro en Sistemas
   • Realizar el seguimiento de solicitudes de pedido (PR), órdenes de compra (PO) y hojas de entrada de servicios (SES) en el sistema GET u otros sistemas corporativos.
   • Elaborar reportes periódicos, presentaciones gerenciales y consolidar indicadores clave de rendimiento (KPIs) administrativos y operativos del complejo energético.
   • Mantener actualizadas las bases de datos de contratistas locales, visitas históricas, actas de reuniones y cronogramas de proyectos del sitio.
5. Cumplimiento Normativo y de Sostenibilidad
   • Velar por la correcta aplicación de las normativas legales corporativas, el Código de Conducta y los lineamientos de ética empresarial en cada proceso administrativo y licitatorio.
   • Colaborar en la recopilación de datos y evidencias necesarias para auditorías internas, revisiones de control interno o para dar soporte a los reportes de compromisos de sostenibilidad y gobernanza (ESG) del complejo.

Detalles del Puesto

• Disponibilidad de trabajar en la ciudad de Mejillones.
• Disponibilidad de trabajar por proyecto de 6 meses de manera inicial con posibilidades de renovación.
• Disponibilidad de trabajar de lunes a viernes de 08:00 a 17:00 hrs.
• Beneficios: Bus de traslado y almuerzo en dependencias de la empresa.

Requisitos

• Formación Académica: Técnico de Nivel Superior en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo Técnico/Bilingüe, Técnico Industrial, Ingeniero en Administración, o carrera afín.
• Experiencia: Entre 2 y 4 años de experiencia en cargos de secretaría ejecutiva, asistente de gerencia o soporte técnico-administrativo, idealmente dentro de sectores industriales complejos como energía, minería, gas o infraestructura pesada.
• Experiencia práctica demostrable en la redacción, revisión o edición de especificaciones técnicas, bases de licitación o documentos contractuales de servicios.
• Manejo intermedio de sistemas ERP, con fuerte deseabilidad de experiencia en módulo SAP - GET (procesamiento de PR, Solicitudes de Pedido, carga de SES, etc.).
• Dominio de herramientas informáticas MS Office (Word intermedio-avanzado, Excel nivel medio para control de datos, PowerPoint medio para presentaciones gerenciales).
• Conocimiento básico en normativas de seguridad en sitios industriales y de directrices corporativas en ética corporativa y gobernanza (ESG).
• Disponibilidad de trabajar en la ciudad de Mejillones.
• Disponibilidad de trabajar por proyecto de 6 meses de manera inicial con posibilidades de renovación.
• Disponibilidad de trabajar de lunes a viernes de 08:00 a 17:00 hrs.

Requerimientos Adicionales

• Requerimientos- Educación mínima: Universitaria / I.P. / C.F.T.
• 3 años de experiencia
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative