Asistente Administrativo de Flota

Puerto Naviera Puerto Montt; Puerto Montt; Presencial; CLP 6.696.000 - 10.044.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Caja de compensación

Desayuno para el personal

Buen ambiente laboral

Seguro de salud complementario

Aguinaldos de fiestas patrias y navid.

Ropa de trabajo y EPP

Actividades de bienestar

Descripción de la vacante

Puerto Naviera Puerto Montt busca un profesional para apoyar la gestión administrativa, coordinar al personal embarcado y gestionar compras y documentación, asegurando trazabilidad y cumplimiento normativo de la información.

Se valorará experiencia en entorno marítimo/logístico, habilidad para coordinar relevos y trámites de pasajes, y manejo de ERP. Puesto presencial en Puerto Montt.

Formación

• Técnico o profesional en Administración, Secretariado Ejecutivo, o carrera afín.
• Experiencia previa en cargos administrativos, idealmente en el rubro marítimo o logístico.
• Manejo intermedio-avanzado de Excel.
• Deseable experiencia con sistemas ERP (Softland, Buk, Koralis, Directemar).
• Buena capacidad de organización, comunicación y trabajo bajo presión.
• Disponibilidad para trabajo presencial en Puerto Montt.

Responsabilidades

• Enviar correos de relevo informando al personal en proceso de relevo.
• Coordinar y realizar compra y reserva de pasajes para el personal.
• Elaborar y gestionar pedimentos de pasajes.
• Crear y administrar grupos de WhatsApp para la coordinación del personal.
• Mantener comunicación con el personal respecto de relevos, pasajes y traslados.
• Apoyar en la contratación de personal y en la gestión de documentación asociada.

Conocimientos

Excel intermedio-avanzado

Comunicación efectiva

Organización

Trabajo bajo presión

Educación

Técnico o profesional en Administración/Secretariado

Herramientas

Softland

Buk

Koralis

Directemar

Descripción del empleo

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la gestión administrativa y operacional, traslado y coordinación del personal embarcado, garantizando su oportuna disponibilidad para las operaciones de flota. Asimismo, administrar los procesos de compras, requisiciones y documentación asociada en los sistemas, velando por la trazabilidad, exactitud y cumplimiento normativo de la información, de manera de asegurar el correcto funcionamiento y continuidad operacional de la flota.

FUNCIONES PRINCIPALES

Coordinación de Personal y Relevos

• Enviar correos de relevo informando al personal en proceso de relevo.


• Coordinar y realizar compra y reserva de pasajes para el personal.


• Elaborar y gestionar pedimentos de pasajes.


• Crear y administrar grupos de WhatsApp para la coordinación del personal.


• Mantener comunicación con el personal respecto de relevos, pasajes y traslados.


• Apoyar en la contratación de personal y en la gestión de documentación asociada.

Gestión de Sistemas y Compras

• Trabajar con el sistema Koralis para el registro y gestión de información.


• Trabajar con Softland para reserva de materiales, requisiciones y órdenes de compra.


• Solicitar y realizar seguimiento de órdenes de compra y pagos a proveedores.


• Gestionar solicitudes de muelle.

Gestión Documental y Control

• Escanear y digitalizar documentación de oficina.


• Ordenar y mantener actualizada la documentación física y digital.


• Elaborar, mantener y actualizar planillas Excel de control.


• Registrar y hacer seguimiento de información en planillas de control.


• Realizar seguimiento a las distintas solicitudes administrativas y operacionales.

REQUISITOS

• Técnico o profesional en Administración, Secretariado Ejecutivo, o carrera afín.


• Experiencia previa en cargos administrativos, idealmente en el rubro marítimo o logístico.


• Manejo intermedio-avanzado de Excel.


• Deseable experiencia con sistemas ERP (Softland, Buk, Koralis, Directemar).


• Buena capacidad de organización, comunicación y trabajo bajo presión.


• Disponibilidad para trabajo presencial en Puerto Montt.

HABILIDADES VALORADAS

• Proactividad y capacidad de gestión multitarea.


• Orientación al detalle y orden documental.


• Buenas relaciones interpersonales y coordinación constante con personal embarcado.

BENEFICIOS DE LA EMPRESA

• Afiliación a Caja de Compensación.


• Desayuno para el personal.


• Buen ambiente laboral.


• Seguro complementario de salud al pasar a contrato indefinido.


• Aguinaldos de Fiestas Patrias y Navidad.


• Ropa de trabajo y elementos de protección personal (EPP).


• Actividades de bienestar y celebraciones para el equipo.