Asistente Administrativo/a – Mesa de Ayuda Audiovisual

Confidencial; Santiago; On-site; CLP 6,696,000 - 10,044,000; Full time

Job summary

ISS Facility Services Chile busca Asistentes Administrativos/as para integrarse a la Mesa de Ayuda Audiovisual de la Universidad del Desarrollo. El rol implica gestionar solicitudes, coordinar con el equipo técnico y apoyar el correcto funcionamiento de salas auditorios y espacios institucionales.

Se requiere experiencia administrativa, atención a usuarios y competencia en Microsoft Office, con enfoque en servicio y organización.

Qualifications

• Educación media completa y/o formación técnica o administrativa.
• Experiencia en labores administrativas, atención de usuarios y coordinación operativa.
• Manejo de herramientas computacionales, especialmente Microsoft Office y elaboración de reportes.
• Capacidad de organización, planificación y seguimiento de requerimientos.
• Habilidades de comunicación, trabajo en equipo y resolución de problemas.
• Proactividad, responsabilidad y precisión en tareas administrativas y operativas en terreno.

Responsibilities

• Recibir, registrar y gestionar solicitudes e incidencias de salas de clases, auditorios y espacios institucionales.
• Coordinar y derivar requerimientos al equipo técnico audiovisual según prioridad.
• Atender solicitudes presenciales de docentes y usuarios, proporcionando insumos y apoyo operativo.
• Elaborar informes diarios y semanales sobre solicitudes atendidas, carga académica y reservas de espacios.
• Gestionar inventarios de insumos, mantelería y materiales de apoyo.
• Preparar e imprimir señaléticas, hojas de reserva y documentación operativa.
• Realizar rondas de inspección y completar listas de verificación de salas, aforo, mobiliario, iluminación, climatización y equipo.
• Preparar las salas antes de clases y actividades, verificando disponibilidad de equipos audiovisuales.
• Supervisar cierre operativo de salas y equipos conforme a protocolos.
• Apoyar montaje y desmontaje de espacios para ceremonias y eventos institucionales, coordinando mobiliario y requerimientos protocolares.
• Mantener comunicación fluida con áreas académicas y equipos técnicos para una experiencia de servicio de alto estándar.

Skills

Organización

Atención al usuario

Coordinación operativa

Microsoft Office

Elaboración de reportes

Comunicación efectiva

Trabajo en equipo

Proactividad

Resolución de problemas

Education

Educación secundaria completa

Formación técnica/administrativa

Tools

Microsoft Office

Job description

Descripción del cargo

En ISS Facility Services nos encontramos en búsqueda de Asistentes Administrativos/as para integrarse al equipo de Mesa de Ayuda Audiovisual de la Universidad del Desarrollo. Buscamos personas organizadas, proactivas y con una marcada orientación al servicio, capaces de gestionar requerimientos administrativos y coordinar el soporte operativo necesario para el correcto funcionamiento de salas de clases, auditorios y espacios institucionales.

El objetivo del cargo será brindar una atención oportuna y eficiente a docentes, usuarios y equipos internos, asegurando la disponibilidad, preparación y correcta operación de los espacios académicos, junto con mantener un adecuado control administrativo y registro de las actividades realizadas.

Principales responsabilidades

• Recibir, registrar y gestionar solicitudes e incidencias relacionadas con salas de clases, auditorios y espacios institucionales.
• Coordinar y derivar requerimientos al equipo técnico audiovisual, de acuerdo con su prioridad.
• Atender solicitudes presenciales de docentes y usuarios, proporcionando insumos y apoyo operativo.
• Elaborar informes diarios y semanales sobre solicitudes atendidas, carga académica y reservas de espacios.
• Gestionar inventarios de insumos, mantelería y materiales de apoyo.
• Preparar e imprimir señaléticas, hojas de reserva y documentación operativa.
• Realizar rondas de inspección y completar listas de verificación de salas, revisando aforo, mobiliario, iluminación, climatización, equipamiento y orden.
• Preparar las salas antes de clases y actividades, verificando la disponibilidad de equipos audiovisuales e insumos.
• Supervisar el apagado y cierre operativo de salas y equipos, conforme a los protocolos establecidos.
• Apoyar el montaje y desmontaje de espacios para ceremonias y eventos institucionales, coordinando mobiliario, mantelería y requerimientos protocolares.
• Mantener una comunicación fluida con las áreas académicas, equipos técnicos y responsables de eventos, contribuyendo a una experiencia de servicio de alto estándar.

Requisitos del cargo

• Enseñanza media completa; deseable formación técnica o administrativa.
• Experiencia en labores administrativas, atención de usuarios, coordinación operativa o asistencia de servicios.
• Manejo de herramientas computacionales, especialmente Microsoft Office y elaboración de reportes.
• Capacidad de organización, planificación y seguimiento de requerimientos.
• Habilidades de comunicación efectiva, trabajo en equipo y resolución de problemas.
• Proactividad, responsabilidad, orientación al detalle y disposición para realizar labores administrativas y operativas en terreno.

Competencias clave

• Orientación al cliente y vocación de servicio.
• Organización y capacidad de priorización.
• Comunicación efectiva y coordinación entre equipos.
• Atención al detalle y cumplimiento de procedimientos.
• Adaptabilidad y capacidad para trabajar en un entorno académico dinámico.