Workspace Manager:in

THE TALENTS LAB group; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Fünf Wochen Urlaub

Geburtstag freier Tag

Halbtax Abo

Saisonkarte Zürich-Bäder

Budget Weiterbildung

Frisches Obst & Premium-Kaffee

Fitnessraum

Job summary

HeadsQuarter in Zürich sucht eine proaktive Workspace Managerin/einen Workspace Manager (m/w/d) mit Fokus auf Hospitality und exzellentem Member-Service. Sie tragen die volle operative Verantwortung für einen Premium-Standort, betreuen Members und Gäste persönlich und setzen hochwertige Servicestandards um.

Sie arbeiten eigenständig mit Budgetrahmen, bauen Beziehungen zu Members auf und koordinieren externe Partner. Startdatum ist Januar 2027, Arbeitsort ist Zürich, Pensum 100%.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Front Office, Guest Relations, Hotelmanagement, Coworking, Serviced Offices oder vergleichbarem serviceorientierten Umfeld.
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, proaktive Problemlösung.
• Hohe Autonomie und sicheres Urteilsvermögen in mehrdeutigen Situationen.
• Klare, professionelle Kommunikation, mündlich und schriftlich.
• Deutsch und Englisch fließend, mündlich und schriftlich.

Responsibilities

• Übernimm die volle operative Verantwortung für einen Premium HeadsQuarter Standort.
• Zentrale Ansprechperson vor Ort für Mitglieder und Gäste, Servicestandards einhalten.
• Beziehungen zu Mitgliedern aufbauen, Namen/Momente kennen, Überraschungsmomente budgetorientiert planen.
• Freie Büros im Blick behalten, Mitgliederbindung und Vertragsverlängerungen unterstützen, Upselling-Möglichkeiten erkennen.
• Täglichen Betrieb leiten, Sauberkeit, Ordnung und eine einladende Atmosphäre sicherstellen.
• Externe Partner koordinieren (Reinigung, technischer Support, Wartung).
• Zutrittskontrolle, Postbearbeitung, Datenpflege in internen Systemen sowie Bestellprozesse verwalten.
• Eskaltionsprotokolle bei Krisen/Notfällen kennen und befolgen.
• Unterstützung bei Vorbereitung/Umsetzung interner/externer Events.

Skills

Front Office

Guest Relations

Hotel Management

Coworking

Serviced Offices

Service Orientation

Ownership Mindset

Autonomy

Communication

German & English

Job description

Wir sind stolz darauf, mit HeadsQuarter zusammenzuarbeiten, dem führenden Anbieter von Premium-Arbeitsräumen in Zürich, mit über 12'000 m² an erstklassigen Innenstadtlagen. HeadsQuarter bietet flexible, hochwertige Workspace-Lösungen, massgeschneidert auf die individuellen Bedürfnisse seiner Mitglieder, von kleinen, agilen Teams bis hin zu grösseren Unternehmen. Was HeadsQuarter wirklich auszeichnet, ist der persönliche, aufmerksame Service, inspiriert von den Standards inhabergeführter Boutique-Hotels. Umfassende Dienstleistungen, durchdacht gestaltete Räume und eine kuratierte Community schaffen die ideale Balance zwischen fokussiertem Arbeiten, Inspiration und Wohlbefinden.

Im Rahmen der weiteren Entwicklung suchen wir eine proaktive und gastgeberorientierte

WORKSPACE MANAGER:IN (M/W/D)

die aufgabe.

• Übernimm die volle operative Verantwortung für einen Premium HeadsQuarter Standort
• Sei die zentrale Ansprechperson vor Ort für Mitglieder und Gäste und lebe die Servicestandards von HeadsQuarter bei jedem Kontakt
• Baue echte Beziehungen zu den Mitgliedern auf, kenne ihre Namen und wichtigen Momente, und schaffe durchdachte Überraschungsmomente im Rahmen eines zugewiesenen Budgets
• Behalte freie Büros im Blick, unterstütze Mitgliederbindung und Vertragsverlängerungen, und erkenne Upselling-Möglichkeiten
• Leite den täglichen Betrieb und sorge jederzeit für Sauberkeit, Ordnung und eine einladende Atmosphäre
• Koordiniere und steuere externe Partner (Reinigung, technischer Support, Wartung, etc.)
• Verwalte Zutrittskontrolle, Postbearbeitung, Datenpflege in internen Systemen sowie Bestellprozesse
• Kenne und befolge die Eskalationsprotokolle im Krisen- oder Notfall
• Unterstütze bei der Vorbereitung und Durchführung interner und externer Events

das bringst du mit.

• Mehrjährige Erfahrung im Front Office, Guest Relations, Hotelmanagement, Coworking, Serviced Offices oder einem vergleichbaren serviceorientierten Umfeld
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, erkennst und löst Themen proaktiv
• Hohe Autonomie und sicheres Urteilsvermögen in mehrdeutigen Situationen
• Klare und professionelle Kommunikation, mündlich und schriftlich
• Deutsch und Englisch fliessend, mündlich und schriftlich

warum es dir gefallen wird.

• Arbeite in einigen der inspirierendsten und durchdachtesten Workspaces in Zürich
• Echte Verantwortung für einen Standort, mit hoher Autonomie
• Fünf Wochen Ferien, plus ein zusätzlicher freier Tag am Geburtstag
• Halbtax-Abo und Saisonkarte für die öffentlichen Hallen- und Freibäder der Stadt Zürich
• Jährliches Budget für persönliche und berufliche Weiterentwicklung
• Täglicher Zugang zu frischem Obst, Snacks, Premium-Kaffee, hauseigenem Fitnessraum, wöchentlichen Brunches und Apéros

details.

• Standort: Zürich, Schweiz
• Startdatum: Jan. 2027
• Pensum: 100%

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We are proud to partner with HeadsQuarter, the leading provider of premium workspaces in

Zurich, operating more than 12,000 m² across prime city-center locations. HeadsQuarter offers

flexible, high-quality workspace solutions tailored to the individual needs of its Members, from

small, agile teams to larger corporate organisations. What truly sets HeadsQuarter apart is its

personal, attentive approach to service, inspired by the standards typically found in owner

operated boutique hotels. Comprehensive services, thoughtfully designed environments, and a

curated community create the ideal balance between focused work, inspiration, and wellbeing.

As part of its continued development, we are looking for a proactive and hospitality-driven

WORKSPACE MANAGER (m/w/d)

the role.

• Take full operational ownership of one premium HeadsQuarter location
• Be the primary on-site point of contact for Members and guests, upholding HeadsQuarter's service standards at every interaction
• Build genuine relationships with Members, know their names and milestones, and create thoughtful surprise moments within an allocated budget
• Monitor vacant offices, support Member retention and renewals, and identify upsell opportunities
• Lead day-to-day operations, ensuring cleanliness, order, and a welcoming atmosphere at all times
• Coordinate and manage external partners (cleaning, technical services, maintenance, etc.)
• Manage access control, mail handling, data maintenance in internal systems, and ordering processes
• Know and follow escalation protocols in case of a crisis or incident
• Support the preparation and execution of internal and external events

what you bring.

• Several years of experience in Front Office, Guest Relations, Hotel Management, coworking, serviced offices, or a comparable service-oriented environment
• Strong sense of ownership and accountability, identifying and resolving issues without being prompted
• High level of autonomy and sound judgment in ambiguous situations
• Clear and professional communication, both written and verbal
• Fluent German and English, written and spoken

why you'll love it.

• Work in some of the most inspiring and thoughtfully designed workspaces in Zurich
• Real ownership of a location, with a high degree of autonomy
• Five weeks of annual leave, plus an additional day off on your birthday
• Halbtax travelcard and seasonal pass for Zurich's public swimming pools
• Annual budget for personal and professional developmentDaily access to fresh fruit, snacks, premium coffee, in-house gym, weekly brunches and aperitifs

details.

• Location: Zürich, Switzerland
• Start date: Jan. 2027
• Workload: 100%