Verwaltungsassistenz

Universität Zürich; Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Universität Zürich sucht eine organisatorisch versierte Fachkraft zur Unterstützung der ZKC-Leitung. Zu den Aufgaben gehören allgemeine Verwaltungsarbeiten, Budgetüberwachung und die Begleitung von Sitzungen des ZKC-Vorstands sowie die administrative Unterstützung des Ausbildungs- und Nachwuchsprogramms CAS/DAS Translationale Nephrologie.

Zusätzlich planen und koordinieren Sie Veranstaltungen wie das ZKC Annual Meeting und den ESENeph Vorbereitungskurs, betreuen Kontakte zu Partnern und

Qualifications

• KV EFZ oder gleichwertige kaufmännische Grundbildung erwünscht.
• Gute SAP‑Kenntnisse sowie Erfahrung mit einem CMS (Magnolia) sind von Vorteil.
• Erfahrung in Veranstaltungsorganisation, ideal im universitären oder medizinisch-wissenschaftlichen Umfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind willkommen.
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise mit Dienstleistungsorientierung.
• Organisationstalent und Verhandlungssicherheit.
• Umgang mit gängigen Arbeits- und Kommunikationsmitteln (MS Office).
• Bereitschaft, 2–3 Tage pro Jahr vor Ort an Veranstaltungen teilzunehmen.
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement von Vorteil.

Responsibilities

• Allgemeine administrative Aufgaben im ZKC und Unterstützung der ZKC-Leitung bei Organisation und Koordination
• Budgetüberwachung und Rechnungswesen
• Selbstständige Vorbereitung, Organisation und Begleitung der Sitzungen des ZKC-Vorstands
• Administrative Unterstützung des Ausbildungs- und Nachwuchsprogramms CAS/DAS Translationale Nephrologie
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, insbesondere ZKC Annual Meeting und ESENeph Vorbereitungskurs
• Koordination der Drittmittelakquise für Veranstaltungen
• Pflege der Kontakte zu Mitgliedern, externen Partnern aus Wissenschaft, Industrie und Öffentlichkeit sowie zu Referierenden, Sponsoren und Dienstleistern
• Betreuung der ZKC-Website (Inhalte, Veranstaltungs- und Personenseiten)
• Unterstützung der ZKC-Leitung in der internen und externen Kommunikation

Skills

Veranstaltungsorganisation

Dienstleistungsorientierung

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Deutsch

Englisch

Education

KV EFZ oder gleichwertige kaufmännische Grundbildung

Tools

SAP

CMS Magnolia

MS Office

Job description

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

Aufgaben

• Allgemeine administrative Aufgaben im ZKC und Unterstützung der ZKC-Leitung bei Organisation und Koordination
• Budgetüberwachung und Rechnungswesen
• Selbstständige Vorbereitung, Organisation und Begleitung der Sitzungen des ZKC-Vorstands
• Administrative Unterstützung des Ausbildungs- und Nachwuchsprogramms CAS/DAS „Translationale Nephrologie“

Veranstaltungen

• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, insbesondere des ZKC Annual Meeting und des ZKC ESENeph Vorbereitungskurses
• Koordination der Drittmittelakquise für Veranstaltungen
• Pflege der Kontakte zu Mitgliedern und externen Partnern aus Wissenschaft, Industrie und Öffentlichkeit sowie zu Referierenden, Sponsoren und Dienstleistern

Kommunikation

• Betreuung der ZKC-Website (Inhalte, Veranstaltungs- und Personenseiten)
• Unterstützung der ZKC-Leitung in der internen und externen Kommunikation (Einladungen, Veranstaltungshinweise, allenfalls LinkedIn)

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (KV EFZ) oder gleichwertige Ausbildung erwünscht
• Gute Kenntnisse in SAP sowie Erfahrung mit einem Content-Management-System (z. B. CMS Magnolia)
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, vorzugsweise im universitären oder medizinisch-wissenschaftlichen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, verbunden mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung
• Organisationstalent und Verhandlungssicherheit
• Erfahrung im Umgang mit den gängigen Arbeits- und Kommunikationsmitteln (Microsoft Office etc.)
• Bereitschaft, an Veranstaltungen vor Ort teilzunehmen (2–3 ganze Tage pro Jahr)
• Von Vorteil: Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement