Verwaltungsassistent:in

UZH; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität Zürich sucht eine/n engagierte/n administrative/n Mitarbeiter/in für die Schnittstelle zwischen Lehre, Studierenden und externen Kontakten. Zu Ihren Aufgaben gehören Korrespondenz, Terminmanagement sowie Materialbestellungen in einem lebendigen Universitätsbetrieb.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Erfahrung im Hochschulkontext, sowie sichere IT-Anwenderkenntnisse (Office, Outlook) in Deutsch und Englisch mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Lehre oder gleichwertige Ausbildung.
• Berufserfahrung im Hochschul- oder Bildungskontext ist wünschenswert.
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (Office, Outlook) sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Kommunikation: Ansprechpartner*in für Mitarbeitende/Studierende/Externe; Korrespondenz, Informationsmanagement.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Terminmanagement, Adressverwaltung, Materialbestellungen, Post.
• Organisation: Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Tagungsbesuchen, Unterstützung bei Lehre und Prüfungsorganisation.
• Personal: Mutationen veranlassen, Personalgewinnung unterstützen, administrative Unterstützung bei Führung der Mitarbeitenden.
• Finanzen: Rechnungskontierung, Budgetkontrolle Betriebsmittel und Personalbudget.

Kenntnisse

Organisationstalent

Dienstleistungsorientierung

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Hohe Sozialkompetenz

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office

Outlook

Jobbeschreibung

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

Aufgaben

• Kommunikation: Ansprechperson für Mitarbeitende/Studierende/Externe; Korrespondenz, Informationsmanagement
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Terminmanagement, Adressverwaltung, Materialbestellungen, Post
• Organisation: Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Tagungsbesuchen, Unterstützung bei der Vorbereitung der Lehre und der Prüfungsorganisation, allfällige Recherchearbeiten
• Personal: Veranlassen von Mutationen, Organisation und Begleiten der Personalgewinnung, administrative Unterstützung bei der Führung der Mitarbeitenden, Betreuung der Gäste, Administration Tutorate
• Finanzen: Rechnungskontierung, Budget-Kontrolle Betriebsmittel und Personalbudget, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen, Pauschalzahlungen

Profil

Für diese interessante administrative Tätigkeit an der Schnittstelle im universitären Umfeld erwarten wir eine abgeschlossene kaufmännische Lehre oder eine gleichwertige Ausbildung. Berufserfahrung im Hochschul- oder Bildungskontext ist sehr erwünscht.

Wir suchen eine zuverlässige, engagierte Persönlichkeit mit hohem Dienstleistungsverständnis und rascher Auffassungsgabe. Sie besitzen Organisationsgeschick und zeichnen sich durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise aus. Auch in hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten. Sie arbeiten gerne in einem lebendigen Betrieb, sind belastbar und flexibel. Teamfähigkeit, hohe Sozialkompetenz sowie Diskretion runden Ihr Profil ab.

Sie verfügen über gute IT-Anwenderkenntnisse (Office, Outlook), stilsicheres Deutsch sowie gute Englischkenntnisse.