Secrétaire technique H/F)

more-jobs; Vaud; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

more-jobs accompagne un client dans la recherche d’une Secrétaire technique (H/F) pour assurer l’organisation quotidienne et le lien entre la direction, les équipes et les clients. Vous gérerez l’accueil, les courriels, les documents administratifs et le classement des dossiers.

Le profil attendu est une formation commerciale avec expérience dans la construction, organisé, rigoureux et polyvalent, capable de gestions multiples et d’un bon esprit d’équipe.

Qualifikationen

• Formation commerciale et expérience dans une société de construction.
• Organisée, rigoureuse, autonome et polyvalente, capable de gérer plusieurs dossiers et de définir les priorités.
• Bon esprit d’équipe et facilité de communication avec clients, Fournisseurs et collaborateurs.

Aufgaben

• Être au cœur de l’organisation quotidienne et assurer le lien entre la direction, les équipes et les clients/fournisseurs.
• Accueillir téléphoniquement et traiter les courriels, renseigner les clients et transmettre les demandes.
• Rédiger courriers, devis, confirmations et documents administratifs, organiser et classer les dossiers.
• Archiver et mettre à jour les documents, gérer le courrier entrant et sortant et les bases de données internes.
• Préparer les dossiers de chantiers, assurer le suivi administratif et planifier les interventions et visites.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Autonomie

Polyvalence

Esprit d’équipe

Ausbildung

Formation commerciale

Tools

Logiciels bureautiques

Jobbeschreibung

Nous vivons la «Dimension Humaine» depuis plus de 20 ans, avec passion, fibre entrepreneuriale et esprit d’équipe.

Bienveillance, énergie du sourire et un engagement fort sont les maîtres mots pour vous accompagner à chaque étape de vos transitions professionnelles.

Pour le compte d’un de nos clients,nous sommes à la recherche d'une Secrétaire technique (H/F).

Vos futures responsabilités :

• Vous serez au cœur de l’organisation quotidienne de l’entreprise et assurerez le lien entre la direction, les équipes de terrain, les clients et les fournisseurs.
• Vous assurerez l’accueil téléphonique et le traitement des courriels.
• Vous renseignerez les clients et transmettrez les demandes aux personnes concernées.
• Vous rédigerez les courriers, offres, confirmations et différents documents administratifs.
• Vous organiserez et classerez les dossiers clients et chantiers.
• Vous assurerez l’archivage et la mise à jour des documents.
• Vous gérerez le courrier entrant et sortant.
• Vous tiendrez à jour les différentes bases de données et listes internes.
• Vous enregistrerez les nouvelles demandes de clients.
• Vous préparerez et ouvrirez les dossiers de chantier.
• Vous assurerez le suivi administratif des travaux en cours.
• Vous organiserez les rendez-vous et visites de chantier.
• Vous participerez à la planification des équipes et des interventions.
• Vous coordonnerez les informations entre les clients, la direction et les collaborateurs de terrain.
• Vous suivrez les délais et l’avancement administratif des chantiers.
• Vous préparerez les documents nécessaires aux équipes avant leur départ sur les chantiers.
• Vous traiterez les rapports et bons de travail transmis par les collaborateurs.
• Vous préparerez et mettrez en forme les devis et offres.
• Vous assurerez le suivi des offres envoyées aux clients.
• Vous établirez les confirmations de commande.
• Vous préparerez les factures et situations de travaux.
• Vous contrôlerez les heures et prestations réalisées sur les chantiers.
• Vous vérifierez les bons de livraison et factures fournisseurs.
• Vous assurerez le suivi des paiements et des factures ouvertes.
• Vous préparerez les rappels de paiement.
• Vous transmettrez les documents nécessaires à la comptabilité.

Votre profil :

• Vous êtes issue d'une formation commerciale avecune expérience dans une société de la construction.
• Vous êtes une personne organisée, rigoureuse, autonome et polyvalente, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de définir les priorités.
• Vous avez un excellent sens de l’organisation et appréciez le travail dans un environnement dynamique. Vous savez faire preuve de réactivité face aux imprévus et trouvez rapidement des solutions adaptées.
• Vous êtes à l’aise dans les contacts avec les clients, fournisseurs et collaborateurs et possédez un bon esprit d’équipe.
• Vous maîtrisez les outils informatiques courants et avez de bonnes capacités rédactionnelles et administratives.
• Vous travaillez avec précision et assurez un suivi fiable des dossiers, des délais et des différentes demandes.
• Vous avez un intérêt pour le domaine du paysagisme, des aménagements extérieurs et de la construction. Une expérience dans un environnement technique, dans le bâtiment ou dans une entreprise paysagère constitue un atout.

Vos conditions :

Vous intégrez une structure offrant des conditions de qualité, un esprit d’équipe et une stabilité du personnel. Vos tâches seront variées et votre plan de carrière assuré. Nous vous proposons une démarche de conseil sur-mesure en vous offrant une connaissance de l’entreprise, ses valeurs et principes.