Secrétaire Polyvalente – Coordination Formation & LMS

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève; Chêne-Bourg; On-site; CHF 52,000 - 70,000; Full time

Job summary

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève recherche un(e) Secrétaire pour l’équipe Organisation et Qualité du Centre de formation et de développement. Vous assurerez le soutien administratif, l’organisation et le suivi des activités de formation, tout en assurant l’accueil et le service aux apprenant-e-s, intervenant-e-s et visiteurs.

Vous serez en contact permanent avec l’équipe de coordination, gérerez les inscriptions et la logistique, et participerez à la production de tableaux de bord,

Qualifications

• Expérience confirmée d’au moins trois ans dans une fonction d’assistanat de formation, d’assistanat administratif ou de secrétariat.
• Maîtrise parfaite du français écrit et oral.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) et des technologies liées à l’IA.
• Une expérience avec un LMS et une certification ECDL/TOSA ou équivalente est un atout.

Responsibilities

• Assurer un soutien administratif, organisationnel et opérationnel au Centre de formation et de développement.
• Gérer les inscriptions, convocations, listes d’attente et la logistique des sessions de formation.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et contribuer à une expérience de qualité.
• Gérer le traitement des demandes d’achat, le suivi des prestations et la facturation, ainsi que la production de tableaux de bord et rapports.

Skills

Assistanat formation

Secrétariat

Gestion documentaire

Accueil et service client

Education

CFC d’employé-e de commerce

Tools

LMS

Office 365 (Word/Excel/PowerPoint/Teams/SharePoint)

Job description

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève recherche un(e) Secrétaire pour l’équipe Organisation et Qualité du Centre de formation et de développement. Vous assurerez le soutien administratif, l’organisation et le suivi des activités de formation, tout en assurant l’accueil et le service aux apprenant-e-s, intervenant-e-s et visiteurs.

Vous serez en contact permanent avec l’équipe de coordination, gérerez les inscriptions et la logistique, et participerez à la production de tableaux de bord,