Secrétaire médicale responsable

3R Swiss Imaging Network SA; Épalinges; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

3R Swiss Imaging Network SA recrute une secrétaire médicale responsable pour les centres de Lausanne et Epalinges, à 80-100%. Vous assurez le pilotage opérationnel des secrétariats, fédérez les équipes et garantissez un accueil patient irréprochable et une qualité de service élevée.

Vous managez les ressources, coordonnez avec les responsables radiologues et TRM, supervisez la facturation et le dossier patient, et participez à l’amélioration continue des processus.

Qualifications

• Diplôme de secrétaire médical·e ou formation équivalente.
• CFC d’employé·e de commerce accepté.
• Minimum 5 ans en secrétariat médical, idéalement en radiologie.
• Expérience en gestion d’équipe souhaitée.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers.

Responsibilities

• Manager de terrain et superviseur des secrétariats Lausanne et Epalinges.
• Assurer l’accueil patient et la qualité de service.
• Planifier les ressources humaines et organiser les réunions.
• Recrutement et intégration des nouvelles recrues.
• Suivre les indicateurs de performance et améliorer les processus.
• Collaborer avec les responsables radiologues et TRM.
• Garantir une prise en charge fluide des patient·e·s.

Skills

Leadership

Gestion d'équipe

Organisation

Communication

Gestion des conflits

Sens du service

Education

Diplôme secrétaire médical

CFC Employé de commerce

Formation en management

Tools

Logiciels métiers

Dossier patient électronique

Job description

3R est le leader de l’imagerie médicale de proximité en Suisse avec 20 centres de radiologie situés dans les cantons du Valais, de Vaud, de Fribourg, de Neuchâtel, de Genève, de Berne et de Zürich, auxquels sont associées 30 installations de radiologie numérique exploitées en partenariat avec des cabinets de médecine générale (antennes radiologiques).

Reconnu pour son excellence diagnostique, son haut niveau de service auprès des patient-e-s et son engagement dans la R&D, le groupe réunit aujourd’hui plus de 280 professionnel-le-s de la santé, dont près de 60 médecins radiologues et une cardiologue.

Dans le cadre du fonctionnement de nos centres d'imagerie médicale de Lausanne et Epalinges, nous recherchons un·e Secrétaire Médicale Responsable à 80-100% capable d’allier excellence opérationnelle et leadership de proximité.

Véritable pilier de l’organisation, vous assurez la performance des secrétariats tout en fédérant vos équipes autour d’un accueil patient irréprochable et d’un haut niveau de qualité de service.

Secrétaire médicale responsable

Votre rôle

Manager de terrain, vous êtes responsable du bon fonctionnement des secrétariats de nos centres de Lausanne et d'Epalinges, tant sur le plan organisationnel que managérial. Vous travaillez en étroite collaboration avec les responsables radiologues et les responsables TRM des sites afin de garantir une prise en charge fluide des patient·e·s et une coordination optimale des activités.

Vos responsabilités principales

Leadership & management d’équipe (dimension centrale du poste)

• Animer, mobiliser et fédérer les équipes de secrétaires autour des objectifs des centres
• Instaurer un cadre de travail clair, bienveillant et exigeant
• Organiser les réunions d’équipe, assurer une communication fluide et gérer les situations sensibles ou conflictuelles
• Planifier les ressources (horaires, congés, remplacements) et garantir la continuité de service
• Participer au recrutement, assurer l’intégration et accompagner la montée en compétences
• Fixer des objectifs, conduire les entretiens annuels et assurer un feedback régulier et constructif

Pilotage de l’activité et de la performance

• Organiser et superviser le travail quotidien des secrétariats
• Suivre les indicateurs clés (taux de réponse téléphonique, délais, satisfaction patient·e·s, remplissage des agendas)
• Identifier les dysfonctionnements et mettre en place des actions correctives
• Participer activement à l’amélioration continue des processus et outils

Qualité d’accueil et parcours patient

• Garantir un accueil professionnel, personnalisé et bienveillant
• Gérer les situations délicates et les réclamations patient·e·s
• Optimiser la planification des rendez-vous et la coordination avec les équipes médicales

Supervision administrative & back-office

• Contrôler la qualité des dossiers patient·e·s et le suivi administratif
• Superviser la facturation et le traitement des dossiers spécifiques (accidents, assurances)
• Veiller au bon usage des logiciels métiers et au respect des procédures

Coordination et vie du centre

• Organiser la participation des équipes au Call Center groupe
• Collaborer étroitement avec les responsables des centres
• Contribuer à la gestion courante du site (organisation, logistique, environnement de travail)

Pourquoi ce poste est clé ?

Vous ne gérez pas seulement des secrétariats : vous donnez le cap, structurez l’organisation et créez les conditions d’un service performant et humain. Votre capacité à combiner pilotage opérationnel et leadership d’équipe a un impact direct sur la qualité du parcours patient et la dynamique du centre.

Profil recherché

Formation

• Diplôme de secrétaire médical·e ou formation équivalente
• CFC d’employé·e de commerce accepté
• Formation en management : un atout

Expérience

• Minimum 5 ans en secrétariat médical, idéalement en radiologie
• Expérience confirmée en gestion d’équipe ou fort potentiel managérial démontré

Compétences clés recherchées

• Le leadership est déterminant pour ce poste
• Capacité à fédérer, décider et déléguer
• Aisance dans le feedback, la gestion des conflits et l’accompagnement du changement
• Sens aigu des responsabilités et posture professionnelle exemplaire

Complètent votre profil

• Excellente maîtrise des processus de secrétariat médical
• Sens du service patient et communication irréprochable
• Organisation, rigueur, résistance au stress et sens des priorités
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers
• Connaissance du système de santé suisse