Secrétaire coordinateur ou coordinatrice - 80%

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève; Genf; On-site; CHF 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

CDI

Horaires 80% - jeudi libre

Job summary

Le HUG - Hopitaux Universitaires de Genève recherche une secrétaire coordinatrice pour gérer le secrétariat médical et administratif, accueillir les patients et vérifier les données administratives conformément aux procédures.

Vous serez en charge de l'ouverture et l'archivage des dossiers, du contrôle de la facturation des thérapeutes, et de la rédaction de courriers, avec une organisation rigoureuse et un sens du service. Poste CDI à 80% sur plusieurs sites; entrée le 01.11.2026.

Qualifications

• Titulaire d’un CFC d’employé de commerce ou équivalent dans le secrétariat médical.
• ECDL Base pour Word & Excel exigé ou équivalent.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels institutionnels (DPI, DPA, OPALE, GRECO).

Responsibilities

• Réception téléphonique et accueil des patients, vérification des données administratives.
• Ouverture, constitution, mise à jour et archivage des dossiers médicaux selon les normes.
• Contrôle de la facturation et saisie de rapports dans DPI; coordination avec le médecin.
• Gestion des rapports aux assurances et réassortiment du stock de matériel et formulaires.
• Rédaction de courriers et réalisation d’autres tâches administratives spécifiques au CAAP-GP.

Skills

Organisation et priorités

Rigueur

Gestion du stress

Education

CFC d’employé de commerce

ECDL Base (Word & Excel)

Tools

DPI

DPA

OPALE

GRECO

Job description

Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.
Comptant près de 1'300 collaborateurs et collaboratrices, le Département de psychiatrie répond à une triple mission portant sur le traitement des troubles psychiques, la formation et la recherche. Ainsi le département a pour mission de dépister et soigner efficacement des pathologies de plus en plus fréquentes et polymorphes dans le respect des patients et patientes et de leurs proches.
Organisé en deux services (Le CAAP Grand –Pré et le CAAP Arve), le département offre des prestations hospitalières et ambulatoires
Le service d’addictologie propose des traitements psychiatriques, psychosociaux et psychothérapeutiques à toutes les personnes atteintes d’une addiction avec ou sans substance dans le cadre d'une mission de service public

Description Du Poste

En qualité de secrétaire coordinateur ou coordinatrice, vous gérez le secrétariat médical et administratif. Vous assurez la réception téléphonique ainsi que l'accueil des patients en contrôlant leurs données administratives, tout en vous assurant des exigences institutionnelles et médico‑legales en vigueur.
Vous vous occupez de l'ouverture, de la constitution, de la mise à jour, du classement et de l'archivage du dossier médical patient selon les normes institutionnelles. Vous effectuez également le contrôle de la facturation des thérapeutes ainsi que la saisie dans DPI de rapports.
Vous gérez les différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge (tenue des délais), ainsi que le stock de matériel et des formulaires administratifs dans le respect des règles institutionnelles en vigueur. Vous rédigez la correspondance courante et accomplissez d'autres tâches de secrétariat spécifiques au CAAP-GP

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un CFC d'employée ou employé de commerce ou d’une formation jugée équivalente dans le domaine du secrétariat médical ainsi que de l'ECDL Base pour Word & Excel.
Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG, tels que DPI, DPA, OPALE, et GRECO.
Vous possédez une solide expérience en psychiatrie, y compris en contact direct avec les patients et disposez d’une expérience réussie dans la gestion autonome d’un secrétariat médical.
Vous maîtrisez parfaitement la langue française ; des connaissances de l’anglais constitueraient un atout.
Ponctuel ou ponctuelle, fiable et autonome, vous avez le sens de l'organisation et des priorités et vous faites preuve d’une très bonne résistance au stress.
Rigoureuse ou rigoureux, flexible et rapide, vous êtes à l'aise à gérer une forte charge de travail, tout en étant fortement sollicité ou sollicitée pour diverses demandes.
Vous êtes une personne motivée à acquérir de nouvelles connaissances et à vous investir dans la fonction et faites preuve d'un bon esprit d'équipe.
Flexible dans les horaires, vous êtes amené ou amenée à travailler sur les différents sites ambulatoires et hospitaliers du secteur et du département

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : 01.11.2026 impérativement
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 80% - absence le jeudi
• Classe de fonction : 10
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 22.10.2026
• Demande de renseignements : Mme F. Duchoud Pitzalis , cheffe de secrétariat, tél. [phone]

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.