Secrétaire coordinateur ou coordinatrice - 80%

HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève; Genf; On-site; CHF 54,000 - 67,000; Full time

Job summary

HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève recherche un(e) secrétaire coordinateur(trice) 80% pour le secrétariat médical et administratif du département de psychiatrie. Vous assurez l’accueil téléphonique, le contrôle des données administratives, la facturation et la gestion des dossiers patients selon les normes en vigueur, en liaison avec le médecin responsable et les services concernés.

Le poste demande flexibilité, rigueur et capacité à travailler sur plusieurs sites, CDI, entrée prévue

Qualifications

• Diplôme exigé en secrétariat médical ou équivalent et maîtrise des outils informatiques.
• Expérience en psychiatrie et gestion autonome d’un secrétariat médical.
• Maîtrise parfaite du français; l’anglais est un atout.
• Bonne organisation, sens des priorités et résistance au stress.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat médical et administratif du département.
• Renseigner les patients et contrôler les données administratives et les documents.
• Effectuer l’ouverture et la mise à jour des dossiers et la facturation des thérapeutes.
• Rédiger la correspondance et coordonner avec les assurances et les services.

Skills

Secrétariat médical

Organisation

Rigueur

Flexibilité

Résistance au stress

Esprit d'équipe

Fiabilité

Education

CFC employé/e de commerce ou équivalent

ECDL Base Word & Excel

Tools

DPI

DPA

OPALE

GRECO

Job description

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

Comptant près de 1'300 collaborateurs et collaboratrices, le Département de psychiatrie répond à une triple mission portant sur le traitement des troubles psychiques, la formation et la recherche. Ainsi le département a pour mission de dépister et soigner efficacement des pathologies de plus en plus fréquentes et polymorphes dans le respect des patients et patientes et de leurs proches.

Organisé en deux services (Le CAAP Grand –Pré et le CAAP Arve), le département offre des prestations hospitalières et ambulatoires

Le service d’addictologie propose des traitements psychiatriques, psychosociaux et psychothérapeutiques à toutes les personnes atteintes d’une addiction avec ou sans substance dans le cadre d'une mission de service public

Secrétaire coordinateur ou coordinatrice - 80%

En qualité de secrétaire coordinateur ou coordinatrice, vous gérez le secrétariat médical et administratif. Vous assurez la réception téléphonique ainsi que l'accueil des patients en contrôlant leurs données administratives, tout en vous assurant des exigences institutionnelles et médico-légales en vigueur.

Vous vous occupez de l'ouverture, de la constitution, de la mise à jour, du classement et de l'archivage du dossier médical patient selon les normes institutionnelles.Vous effectuez également le contrôle de la facturation des thérapeutes ainsi que de la saisie dans DPI de rapports.

Vous gérez les différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge (tenue des délais), ainsi que le stock de matériel et des formulaires administratifs dans le respect des règles institutionnelles en vigueur.Vous rédigez la correspondance courante et accomplissez d'autres tâches de secrétariat spécifiques au CAAP-GP.

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un CFC d'employée ou employé de commerce ou d’une formation jugée équivalente dans le domaine du secrétariat médical ainsi que de l'ECDL Base pour Word & Excel.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG, tels que DPI, DPA, OPALE, et GRECO.

Vous possédez une solide expérience en psychiatrie, y compris en contact direct avec les patients et disposez d’une expérience réussie dans la gestion autonome d’un secrétariat médical.

Vous maîtrisez parfaitement la langue française; des connaissances de l’anglais constitueraient un atout.

Ponctuel ou ponctuelle, fiable et autonome, vous avez le sens de l'organisation et des priorités et vous faites preuve d’une très bonne résistance au stress.

Rigoureuse ou rigoureux, flexible et rapide, vous êtes à l'aise à gérer une forte charge de travail, tout en étant fortement sollicité ou sollicitée pour diverses demandes.

Vous êtes une personne motivée à acquérir de nouvelles connaissances et à vous investir dans la fonction etfaites preuve d'un bon esprit d'équipe.

Flexible dans les horaires, vous êtes amené ou amenée à travailler sur les différents sites ambulatoires et hospitaliers du secteur et du département.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : 01.11.2026 impérativement
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 80% - absence le jeudi
• Classe de fonction : 10
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 22.10.2026
• Demande de renseignements : Mme F.Duchoud Pitzalis , cheffe de secrétariat, tél. [phone]

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.