Sachbearbeiter:in Zentrale Studienadministration und International Office (80%)

University of Applied Sciences and Arts Northwestern Switzerland FHNW; Basel; Hybrid; CHF 75,000 - 105,000; Full time

Benefits offered by this job

Hochschulsport

Kulturprogramm

Lohngleichheit

Jahresarbeitszeit/Homeoffice

Weiterbildung

Job summary

Die FHNW – University of Applied Sciences and Arts Northwestern Switzerland in Basel sucht eine teamfähige, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit für die Zentrale Studienadministration mit Fokus auf internationales Studierenden- und Mitarbeitendenmobilität.

Sie erfassen und pflegen Daten in Evento und Mobility Online, betreuen Immatrikulationen, Semesteranmeldungen, Abrechnungen und Exmatrikulationen, erstellen Informationsmaterialien und unterstützen das International Office sowie die

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Umfeld
• Erfahrung im Hochschulbereich oder International Office von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft und Freude an Zusammenarbeit
• Dienstleistungsorientierung und freundlicher Support für Studierende und Mitarbeitende

Responsibilities

• Daten erfassen und pflegen in Evento und Mobility Online
• Unterstützen die Zentrale Studienadministration bei Prozessen entlang des Student Life Cycle
• Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden bearbeiten
• Ansprechperson für Fragen zur studentischen und Mitarbeitendenmobilität sowie Anliegen internationaler Studierender
• Informationsmaterialien erstellen/aktualisieren und Informationsveranstaltungen zum Thema Mobilität durchführen
• Inhalte Международ auf Website und FHNW-Intranet Inside pflegen/aktualisieren
• Kontierung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen, Bearbeitung von Kassen- und Kreditkartenabrechnungen
• Allgemeine kaufmännische/administrative Aufgaben, z.B. Schalter/Telefondienst, Posteingang/-ausgang, Büromaterial bestellen

Skills

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Selbstständigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Verantwortung übernehmen

MS Office 365

MS Teams

Education

Kaufmännische Ausbildung

Bachelorabschluss

Tools

Evento

Mobility Online

MS Office 365

MS Teams

Job description

• Sie erfassen und pflegen Daten in den Hochschuladministrationssystemen Evento und Mobility Online.
• Sie unterstützen die Zentrale Studienadministration bei verschiedenen Prozessen entlang des Student Life Cycle, insbesondere bei Immatrikulationen, Semesteranmeldungen, Semesterrechnungen, Studienbestätigungen, Abschlussdokumenten und Exmatrikulationen.
• Sie bearbeiten die Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für Fragen rund um die studentische und Mitarbeitendenmobilität sowie für Anliegen internationaler Studierender.
• Sie erstellen und aktualisieren Informationsmaterialien und organisieren sowie führen Informationsveranstaltungen zum Thema Mobilität durch.
• Sie pflegen und aktualisieren die Inhalte zum Bereich International auf der Website und im FHNW-Intranet «Inside».
• Sie übernehmen die Kontierung von Eingangsrechnungen, erstellen Ausgangsrechnungen und bearbeiten Kassen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Sie unterstützen bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben, beispielsweise im Schalter- und Telefondienst, bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie bei der Bestellung von Büromaterial.

Sie sind eine teamfähige, engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, arbeiten selbstständig und strukturiert und übernehmen gerne Verantwortung. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelorabschluss sowie über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Umfeld. Die Zusammenarbeit mit Studierenden bereitet Ihnen Freude. Sie begegnen unterschiedlichen Anliegen mit Geduld, Verständnis und einer zuvorkommenden Haltung und behalten auch in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.

Ihre Aufgaben

• Sie erfassen und pflegen Daten in den Hochschuladministrationssystemen Evento und Mobility Online.
• Sie unterstützen die Zentrale Studienadministration bei verschiedenen Prozessen entlang des Student Life Cycle, insbesondere bei Immatrikulationen, Semesteranmeldungen, Semesterrechnungen, Studienbestätigungen, Abschlussdokumenten und Exmatrikulationen.
• Sie bearbeiten die Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für Fragen rund um die studentische und Mitarbeitendenmobilität sowie für Anliegen internationaler Studierender.
• Sie erstellen und aktualisieren Informationsmaterialien und organisieren sowie führen Informationsveranstaltungen zum Thema Mobilität durch.
• Sie pflegen und aktualisieren die Inhalte zum Bereich International auf der Website und im FHNW-Intranet «Inside».
• Sie übernehmen die Kontierung von Eingangsrechnungen, erstellen Ausgangsrechnungen und bearbeiten Kassen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Sie unterstützen bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben, beispielsweise im Schalter- und Telefondienst, bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie bei der Bestellung von Büromaterial.

Ihr Profil

Sie sind eine teamfähige, engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, arbeiten selbstständig und strukturiert und übernehmen gerne Verantwortung. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelorabschluss sowie über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Umfeld. Die Zusammenarbeit mit Studierenden bereitet Ihnen Freude. Sie begegnen unterschiedlichen Anliegen mit Geduld, Verständnis und einer zuvorkommenden Haltung und behalten auch in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.

Darüber hinaus bringen Sie folgende Qualifikationen und Erfahrungen mit:

• Erfahrung im Hochschulbereich oder International Office ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung
• Versierter Umgang mit MS Office 365 und MS Teams
• Erfahrung mit Evento, Mobility Online oder einer anderen Hochschuladministrationssoftware von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Eine schnelle Auffassungsgabe sowie die Bereitschaft, sich proaktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit
• Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude daran, Studierende und Mitarbeitende kompetent und freundlich zu unterstützen

Ihre Perspektiven

Die Zentrale Studienadministration begleitet die administrativen Prozesse entlang des gesamten Student Life Cycle – von der Immatrikulation bis zum Studienabschluss. Das International Office ist Teil der Zentralen Studienadministration und verantwortet die studentische sowie die Mitarbeitendenmobilität.

In dieser vielseitigen Funktion verbinden Sie administrative Aufgaben mit internationalen Themen und stehen in engem Austausch mit Studierenden, Mitarbeitenden und Partnerhochschulen im In- und Ausland.

Ihre Benefits

• Breites Hochschulsportangebot
• Kulturprogramm mit Vorträgen, Konzerten, Theater und Filmen
• Gelebte Praxis der Lohngleichheit von Frau und Mann
• Jahresarbeitszeit (42 Stunden/Woche) mit Option auf Teilzeit und Homeoffice
• Vielfältiges internes und externes Weiterbildungsangebot