Sachbearbeiter/in Sekretariat Rechtsabteilung

Kanton Basel-Stadt Bau- und Verkehrsdepartement; Basel; On-site; CHF 90,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit & Teilzeit

Homeoffice bis zu Vertrauensarbeitsze

Jobsharing

Job summary

Das Generalsekretariat des Kantons Basel-Stadt sucht eine engagierte Unterstützung im Rechts- und Beschaffungsbereich. Sie führen das Sekretariat eigenständig, verfassen Schriftsätze, protokollieren Sitzungen und organisieren Termine.

Sie arbeiten als Poweruser für Microsoft 365 und Axioma, gestalten Prozesse mit und unterstützen die Bereichsleitung bei der Posteingangsbewirtschaftung sowie der Terminkoordination. Deutschkenntnisse auf hohem Niveau sind Voraussetzung.

Qualifications

• Sie verfügen über Erfahrung in einem Sekretariat im Rechtsbereich (öffentliche Verwaltung, Gericht, Advokatur) und sind es gewohnt, selbständig zu arbeiten sowie Arbeitsabläufe und Prozesse einzuhalten.
• Sie sind sattelfest in der Anwendung von IT-Systemen und verfügen über eine hohe IT-Affinität.
• Zudem haben Sie Interesse an der Mitgestaltung der digitalen Transformation und deren Weiterentwicklung.

Responsibilities

• Sekretariat und Administration selbständig führen: Sie erledigen selbständig die administrativen und organisatorischen Aufgaben der Abteilung und haben die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats.
• Verantwortung übernehmen in juristischen Bereichen: Sie verfassen selbständig Briefe, bearbeiten anspruchsvolle Korrespondenz und protokollieren Sitzungen. Sie sind für die formelle Finalisierung von Entscheiden, gerichtlichen Eingaben oder juristischen und politischen Berichten (inkl. Lektorat), die Fristenkontrolle sowie für die Organisation von Terminen, Sitzungen und Augenscheinen zuständig.
• Nutzung von IT-Anwendungen gewährleisten: Sie sind als Poweruser/in der IT-Systeme Hauptansprechperson für die digitalen Applikationen, insbesondere für Microsoft 365 und das kantonale Geschäftsverwaltungssystem Axioma. Sie erstellen und bewirtschaften Vorlagen und Prozesse in den jeweiligen Anwendungen und unterstützen die Mitarbeitenden der Abteilung bei der Anwendung. Sie wirken aktiv bei der digitalen Transformation der kantonalen Verwaltung mit.
• Bereichsleitung unterstützen: Sie unterstützen die Bereichsleitung durch die Bewirtschaftung von Posteingängen, Vornahme der Terminkoordination sowie Triagierung von Anfragen. Im Weiteren nehmen Sie Abklärungen mit Auftraggebern vor.
• Vertretung Kanzlei Baurekurskommission übernehmen: Sie übernehmen die Kanzleiarbeit der Baurekurskommission (richterliche Behörde in Bausachen) in Vertretung bei Abwesenheiten der zuständigen Mitarbeiterin.

Skills

Sekretariat im Rechtsbereich

IT-Affinität

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig

Tools

Microsoft 365

Axioma

Job description

80%

Bau- und Verkehrsdepartement, Generalsekretariat, Recht und Beschaffungen

nach Vereinbarung

Aufgaben

Sekretariat und Administration selbständig führen: Sie erledigen selbständig die administrativen und organisatorischen Aufgaben der Abteilung und haben die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats. Als Erstkontakt der Abteilung haben Sie eine Drehscheibenfunktion und sind die Visitenkarte der Rechtsabteilung.

Verantwortung übernehmen in juristischen Bereichen: Sie verfassen selbständig Briefe, bearbeiten anspruchsvolle Korrespondenz und protokollieren Sitzungen. Sie sind für die formelle Finalisierung von Entscheiden, gerichtlichen Eingaben oder juristischen und politischen Berichten (inkl. Lektorat), die Fristenkontrolle sowie für die Organisation von Terminen, Sitzungen und Augenscheinen zuständig. Zudem übernehmen Sie diverse Recherchearbeiten.

Nutzung von IT-Anwendungen gewährleisten: Sie sind als Poweruser/in der IT-Systeme Hauptansprechperson für die digitalen Applikationen, insbesondere für Microsoft 365 und das kantonale Geschäftsverwaltungssystem Axioma. Sie erstellen und bewirtschaften Vorlagen und Prozesse in den jeweiligen Anwendungen und unterstützen die Mitarbeitenden der Abteilung bei der Anwendung. Sie wirken aktiv bei der digitalen Transformation der kantonalen Verwaltung mit.

Bereichsleitung unterstützen: Sie unterstützen die Bereichsleitung durch die Bewirtschaftung von Posteingängen, Vornahme der Terminkoordination sowie Triagierung von Anfragen. Im Weiteren nehmen Sie Abklärungen mit Auftraggebern vor.

Vertretung Kanzlei Baurekurskommission übernehmen: Sie übernehmen die Kanzleiarbeit der Baurekurskommission (richterliche Behörde in Bausachen) in Vertretung bei Abwesenheiten der zuständigen Mitarbeiterin.

Profil

Erfahrung: Sie verfügen über Erfahrung in einem Sekretariat im Rechtsbereich (öffentliche Verwaltung, Gericht, Advokatur) und sind es gewohnt, selbständig zu arbeiten sowie Arbeitsabläufe und Prozesse einzuhalten. Sie sind sattelfest in der Anwendung von IT-Systemen und verfügen über eine hohe IT-Affinität. Zudem haben Sie Interesse an der Mitgestaltung der digitalen Transformation und deren Weiterentwicklung.

Persönlichkeit: Als mitdenkende, hilfsbereite und zuverlässige Persönlichkeit arbeiten Sie gerne im Team. Sie handeln strukturiert, selbständig, haben ein hohes Qualitätsbewusstsein und treten selbstbewusst auf. Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für Sie Normalität. Als Erstkontakt der Abteilung sind Sie sehr dienstleistungsorientiert und haben Freude an der mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Auskunftserteilung. Sie gestalten gerne mit und leisten einen Beitrag zur Sicherstellung der hohen Qualität unserer Dienstleistungen.

Ausbildung: Sie verfügen für diese anspruchsvolle Tätigkeit über eine abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung. Eine Weiterbildung im Rechtsbereich ist ein Plus. Sie sind bereit, sich in neue Themen einzuarbeiten und sich gegebenenfalls auch weiterzubilden.

Sprache: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.

Einblick in unsere Arbeit

Das Generalsekretariat ist Beraterin, Impulsgeberin und zentrale Steuerungsinstanz des Bau- und Verkehrsdepartements. Mit Dienstleistungen unter anderem in den Bereichen Finanzen und Controlling, HR, Kommunikation und Recht unterstützt es die Departementsleitung und die Dienststellen des Departements. Es ist verantwortlich für die reibungslose Abwicklung politischer Geschäfte. Als Teil des Bau- und Verkehrsdepartements sorgt sich das Generalsekretariat um die heutige und künftige Infrastruktur des Kantons und trägt bei zur hohen Lebensqualität Basels.

im Herzen von Basel arbeiten

Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Beruf mit Privatleben vereinbaren

Wir unterstützen unsere Mitarbeitenden bestmöglich mit Gleitzeit, Teilzeit und Homeoffice bis hin zu Jahres- und Vertrauensarbeitszeit sowie Jobsharing-Möglichkeiten.

Talente und Potenzial nutzen

Wir unterstützen berufliches Vorankommen mit einer Vielzahl von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten über alle Lebensphasen hinweg.

Kontakt

Fragen zur Funktion

Christian Gossweiler

Stv. Leiter Recht und Beschaffungen

Tel. [phone]

Fragen zur Bewerbung

Roman Scheidegger

HR Business Partner

Tel. [phone]

Vielseitig. Arbeiten für Basel-Stadt.

Etwas ist all unseren mehr als 11'000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!