Sachbearbeiter/in Schulsekretariat (m/w/d)

FOUR-FOREST Bilingual International School AG; Zug; Vor Ort; CHF 60.000 - 80.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Familienfreundliche Arbeitszeiten

Ferienregelung

Internationales Schulumfeld

Kollegiales Team

Zusammenfassung

FOUR FOREST Bilingual International School AG in Zug sucht eine engagierte Person als Sachbearbeiter/in Schulsekretariat (m/w/d). Sie empfangen Eltern, Schülerinnen, Schüler und Besucherinnen freundlich und unterstützen das Sekretariat organisatorisch.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination der Kommunikation, Bearbeitung von Anrufen und E-Mails, Pflege von Daten und Ablagen sowie Unterstützung im Aufnahmeprozess.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in einer administrativen, kundenorientierten oder dienstleistungsorientierten Funktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am Kontakt mit Eltern und Kindern.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und administrativen Systemen.

Aufgaben

• Freundlicher und professioneller Empfang von Eltern, Schülerinnen und Schülern sowie Besuchenden.
• Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und allgemeinen Anfragen.
• Selbstständige Organisation und Koordination des Schulsekretariats.
• Sicherstellung einer klaren, professionellen und zeitnahen Kommunikation mit Eltern.
• Koordination der Kommunikation zwischen Eltern, Lehrpersonen und Schulleitung.
• Pflege von Daten, Ablagen und administrativen Unterlagen.
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz.
• Unterstützung im Aufnahmeprozess und Betreuung interessierter Familien.
• Mitwirkung bei schulweiten Mitteilungen, Newslettern und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei der Einhaltung der geltenden Kindesschutz- und Sicherheitsprozesse.

Kenntnisse

Kundenorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Administratives System

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter/in Schulsekretariat (m/w/d)

Die Four Forest Bilingual International School ist eine bilinguale internationale Schule. Zur Verstärkung unseres Administrationsteams suchen wir eine engagierte, serviceorientierte und zuverlässige Persönlichkeit für unser Schulsekretariat.

Als zentrale Anlaufstelle für Eltern, Schülerinnen und Schüler, Mitarbeitende sowie Besucherinnen und Besucher tragen Sie wesentlich zu einem professionellen und reibungslosen Schulalltag bei.

Ihre Aufgaben

• Freundlicher und professioneller Empfang von Eltern, Schülerinnen und Schülern sowie Besuchenden
• Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und allgemeinen Anfragen
• Selbstständige Organisation und Koordination des Schulsekretariats
• Sicherstellung einer klaren, professionellen und zeitnahen Kommunikation mit Eltern
• Koordination der Kommunikation zwischen Eltern, Lehrpersonen und Schulleitung
• Pflege von Daten, Ablagen und administrativen Unterlagen
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz
• Unterstützung im Aufnahmeprozess und Betreuung interessierter Familien
• Mitwirkung bei schulweiten Mitteilungen, Newslettern und Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Einhaltung der geltenden Kindesschutz- und Sicherheitsprozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation
• Erfahrung in einer administrativen, kundenorientierten oder dienstleistungsorientierten Funktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am Kontakt mit Eltern und Kindern
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ein professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit MS Office und administrativen Systemen
• Freundliches, gepflegtes und serviceorientiertes Auftreten

Von Vorteil

• Erfahrung im Schul- oder Bildungsumfeld
• Erfahrung in der selbstständigen Organisation eines Sekretariats
• Weitere Sprachkenntnisse

Wir bieten

Familienfreundliche und gut planbare Arbeitszeiten, die sich am Schulbetrieb orientieren

Eine attraktive Ferienregelung mit Ferienbezug grundsätzlich während der Schulferien

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen, bilingualen Schulumfeld

Zusammenarbeit mit einem engagierten und kollegialen Team

Ein vielseitiges Aufgabengebiet und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre

Die Four Forest Bilingual International School verpflichtet sich dem Schutz und Wohlergehen von Kindern. Eine Anstellung erfolgt deshalb vorbehaltlich erfolgreicher Referenz- und Hintergrundprüfungen.

• Work location 6300 Zug (ZG)
• Workload 40%
• Employment start Immediately
• Employment duration Permanent

• Qualification semiskilled
• Work experience More than 1 year
• Education Secondary school (upper-secondary education)

• German Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge
• English Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge

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