Responsable de la coordination administrative à 80 %

Troinex; Troinex; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Troinex recherche un/e Responsable de la coordination administrative à 80 % pour rejoindre son administration communale. Vous assurerez la coordination et le suivi des dossiers transversaux, organiserez la réception et superviserez une petite équipe afin de garantir continuité et qualité de l’accueil.

Vous serez responsable du traitement du courrier, du suivi des échéances et de la circulation de l’information entre les services, avec une forte exigence de discrétion et de confidentialité.

Qualifikationen

• Expérience dans une fonction administrative avec coordination et suivi de dossiers.
• Expérience en encadrement d'une petite équipe.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des environnements numériques.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Aufgaben

• Assurer la coordination et le suivi administratif de dossiers transversaux de l’administration communale ;
• Organiser et superviser le fonctionnement de la réception, encadrer l’équipe et garantir la continuité et la qualité de l’accueil ;
• Coordonner le traitement du courrier, le suivi des échéances et la circulation de l’information au sein de l’administration ;
• Assurer la gestion et le suivi administratif de différentes prestations, autorisations et procédures communales ;
• Préparer et assurer le suivi administratif de séances, dossiers et décisions ;
• Veiller à la bonne utilisation et à la mise à jour des outils de gestion administrative, bases de données et procédures internes ;
• Participer activement à la fiabilité, à la simplification et à l’amélioration continue des processus administratifs ;
• Collaborer étroitement avec la Secrétaire générale et les différents services de l’administration.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Gestion de dossiers

Aisance relationnelle

Ausbildung

Brevet d’assistant·e de direction ou titre universitaire jugé équivalent

Jobbeschreibung

Directement rattaché·e à la Secrétaire générale, vous occupez une fonction centrale au sein de l’administration communale. Vous assurez la coordination et le suivi de dossiers administratifs transversaux et êtes responsable de l’organisation et du bon fonctionnement de la réception communale, composée de deux collaboratrices.

Responsable de la coordination administrative à 80 %

Missions :

• Assurer la coordination et le suivi administratif de dossiers transversaux de l’administration communale ;
• Organiser et superviser le fonctionnement de la réception, encadrer l’équipe et garantir la continuité et la qualité de l’accueil ;
• Coordonner le traitement du courrier, le suivi des échéances et la circulation de l’information au sein de l’administration ;
• Assurer la gestion et le suivi administratif de différentes prestations, autorisations et procédures communales ;
• Préparer et assurer le suivi administratif de séances, dossiers et décisions ;
• Veiller à la bonne utilisation et à la mise à jour des outils de gestion administrative, bases de données et procédures internes ;
• Participer activement à la fiabilité, à la simplification et à l’amélioration continue des processus administratifs ;
• Collaborer étroitement avec la Secrétaire générale et les différents services de l’administration.

Une expérience au sein d’une administration publique, idéalement communale, constitue un atout.

Conditions particulières d’exercice :

• Brevet d’assistant·e de direction ou titre universitaire jugé équivalent ;
• Expérience professionnelle confirmée dans une fonction administrative comprenant des responsabilités de coordination et de suivi de dossiers ;
• Expérience ou aptitude démontrée dans l’encadrement d’une petite équipe ;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et aisance avec les environnements numériques ;
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur et aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances ;
• Autonomie, esprit d’initiative et capacité à définir les priorités ;
• Aisance relationnelle, sens de la collaboration et du service public ;
• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.