Projektassistenz / Administration 90–100%

Gähler und Partner AG; Ennetbaden; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Flache Hierarchien

Mitarbeitendenvergünstigungen

Marktkonformes Gehalt

Zusammenfassung

Gähler und Partner AG sucht eine engagierte Assistenzperson zur Unterstützung der Projektleiterinnen und Projektleiter im administrativen Tagesgeschäft. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, organisieren Meetings, erstellen Protokolle und unterstützen bei Dokumentenmanagement sowie Baubuchhaltung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, arbeiten sorgfältig, selbstständig und zuverlässig, behalten den Überblick bei mehreren Tasks und fördern eine effiziente Zusammenarbeit im Team.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Freude an Organisation, Koordination und administrativen Aufgaben.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Blick fürs Wesentliche.
• Du erkennst, was zu tun ist, und packst Aufgaben eigenständig an.
• Auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick.
• Erfahrung im Bau-, Infrastruktur- oder Planungsumfeld von Vorteil.

Aufgaben

• Sitzungen und Workshops organisieren, vorbereiten und nachbearbeiten.
• Protokolle erstellen, bearbeiten und finalisieren.
• Termine planen und Besprechungen koordinieren.
• Projekt- und Dokumentenmanagement unterstützen.
• Mitarbeit in der Projekt- und Baubuchhaltung.
• Offerten, Berichte und Projektdokumentationen unterstützen.
• Pendenzen, Ablagen und Projektunterlagen nachführen.
• Empfang unterstützen, Telefonzentrale betreuen, Besucher empfangen.

Kenntnisse

Organisation

Koordination

Administratives

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Für die erfolgreiche Entwicklung, Planung und Realisierung unserer vielfältigen und anspruchsvollen Projekte suchen wir zur Verstärkung unseres Assistenz-Teams eine engagierte Persönlichkeit.

Dein Beitrag

Du unterstützt unsere Projektleiterinnen und Projektleiter im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Projekte effizient abgewickelt werden können. Gleichzeitig unterstützt du unser Team bei allgemeinen Office-Aufgaben und bringst dich dort ein, wo Unterstützung gefragt ist.

Deine Aufgaben

• Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Sitzungen und Workshops
• Erstellung, Bearbeitung und Finalisierung von Protokollen
• Terminplanung und Koordination von Besprechungen
• Unterstützung im Projekt- und Dokumentenmanagement
• Mitarbeit in der Projekt- und Baubuchhaltung
• Unterstützung bei Offerten, Berichten und Projektdokumentationen
• Nachführen von Pendenzen, Ablagen und Projektunterlagen

Team- und Office-Support

• Unterstützung am Empfang und bei der Telefonzentrale
• Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Allgemeine administrative Aufgaben
• Mithilfe bei internen Anlässen und organisatorischen Tätigkeiten

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Freude an Organisation, Koordination und administrativen Aufgaben
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Blick fürs Wesentliche
• Du erkennst, was zu tun ist, und packst Aufgaben eigenständig an
• Auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick
• Erfahrung im Bau-, Infrastruktur- oder Planungsumfeld von Vorteil

Was wir dir bieten

• Spannende Projekte: Du arbeitest an vielfältigen, herausfordernden Projekten in verschiedenen Grössenordnungen.
• Unsere Arbeitsbedingungen: Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten, flachen Hierarchien und optimaler Erreichbarkeit mit dem öffentlichen Verkehr. Zudem bieten wir diverse Mitarbeitendenvergünstigungen, die deinen Alltag erleichtern.
• Attraktive Konditionen: Ein marktgerechtes Gehalt und überdurchschnittliche Sozialleistungen warten auf dich!

Was uns wichtig ist

Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht darauf wartet, dass ihr jede Aufgabe zugeteilt wird. Jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und Freude daran hat, Dinge voranzubringen.

Worauf wartest du?