Project Portfolio Officer

Finanzdirektion Kanton Zürich; Zürich; On-site; CHF 120,000 - 170,000; Full time

Job summary

Das Amt für Informatik (AFI) im Kanton Zürich sucht eine erfahrene Projektportfolio-Office-Persönlichkeit zur Weiterentwicklung des PMO. Sie prüfen Unterlagen, unterstützen Projektdokumentation, Workshops und Schulungen und sorgen für robuste Governance-Standards.

Sie arbeiten eng mit Projektleitenden zusammen, nutzen HERMES 2022, arbeiten an Vorlagen, KPIs und dem Portfolio-Board und tragen so zur Optimierung von Transparenz und Entscheidungsgrundlagen bei.

Qualifications

• Ausbildung in Informatik, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation; mehrjährige PMO-Erfahrung.
• HERMES 2022–Verständnis; Foundation-Voraussetzung, Advanced als Plus.
• Qualitätssicherung und Quality Gates in Praxis, Beurteilung komplexer Unterlagen.
• Genaues, strukturiertes Arbeiten; Priorisierung und pragmatische Umsetzung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; sichere Kommunikation und Wissensweitergabe.

Responsibilities

• Prüfen von Projektunterlagen und Entscheidungsgrundlagen auf Qualität, Vollständigkeit und Einhaltung der Vorgaben.
• Anwenden von HERMES 2022 und Standards; Weiterentwicklung von Vorlagen und Hilfsmitteln.
• Beratung von Projektleitenden bei methodischen Fragen; Schulungen und Workshops.
• Datenqualität im Projekt- und Portfolio-Reporting prüfen; Berichte und Kennzahlen unterstützen.
• Sicherstellen der AFI-Masterplan-Datenqualität; Analysen und Priorisierung mit dem Portfolio-Board.
• Projektcontrolling unterstützen; Risiken, Massnahmen und Projektfortschritte überwachen.

Skills

Projektmanagement

Qualitätssicherung

Governance

Portfoliomanagement

Workshopführung

Education

Ausbildung in Informatik/Wirtschaftsinformatik/Betriebswirtschaft

Tools

HERMES 2022

HERMES Foundation

ServiceNow SPM

Power BI

SharePoint

Microsoft 365

Job description

Zürich | 80 - 100% | 1.1.2027 oder nach Vereinbarung

Als Project Portfolio Officer im Team Project Portfolio Governance sorgst du dafür, dass unsere Informatik-, Organisations- und Digitalisierungsvorhaben hohen Qualitätsstandards entsprechen. Mit deinem geschulten Blick, fundiertem Methodenwissen und einer pragmatischen Herangehensweise unterstützt du unsere Projektleitenden und gestaltest den weiteren Aufbau unseres Project Management Office (PMO) aktiv mit.

Deine Aufgaben

• Du prüfst Projektunterlagen und Entscheidungsgrundlagen auf Qualität, Vollständigkeit und Einhaltung der methodischen Vorgaben. Du begleitest Quality Gates, forderst notwendige Verbesserungen ein und sorgst bei wesentlichen Abweichungen für eine stufengerechte Eskalation.
• Bei der Anwendung von HERMES 2022 und unseren Projektmanagementstandards überprüfst du die Einhaltung definierter Prozesse und entwickelst Vorlagen und Hilfsmittel weiter.
• Als Ansprechperson berätst du Projektleitende bei methodischen und organisatorischen Fragen und vermittelst Standards in Workshops oder Schulungen.
• Für das Projekt- und Portfolio-Reporting prüfst du die Datenqualität und unterstützt bei der Erstellung von Berichten, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen.
• Im Portfolio- und Vorhabenmanagement stellst du die Datenqualität im AFI-Masterplan sicher, erstellst Analysen und Entscheidungsgrundlagen für das Portfolio-Board und unterstützt die Priorisierung mit transparenten Auswertungen.
• Du unterstützt das Projektcontrolling, indem du Projektinformationen auf Plausibilität prüfst und Risiken, Massnahmen sowie Projektfortschritte überwachst. Du erkennst Abweichungen, zeigst Handlungsbedarf auf und wirkst bei der Weiterentwicklung unseres PMO mit.

Dein Profil

• Du verfügst über eine Ausbildung in Informatik, Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in einem Project Management Office (PMO).
• Mit HERMES 2022 und den Zusammenhängen zwischen Projektmethodik, Qualitätssicherung, Governance und Portfoliomanagement bist du bestens vertraut. HERMES Foundation setzen wir voraus, Advanced ist ein Plus.
• Qualitätssicherung und Quality Gates kennst du aus der Praxis. Auch komplexe Projektunterlagen beurteilst du sicher, erkennst Unstimmigkeiten und behältst den Überblick.
• Du arbeitest genau, strukturiert und eigenverantwortlich, setzt Prioritäten und verbindest methodische Konsequenz mit einer pragmatischen Vorgehensweise.
• Qualitätsanforderungen vertrittst du auch gegenüber erfahrenen Projektleitenden klar und partnerschaftlich. Du arbeitest dich rasch in neue Themen ein und gibst dein Wissen gerne weiter.
• Mit Microsoft 365 gehst du sicher um; Kenntnisse in ServiceNow SPM, Power BI oder SharePoint sind von Vorteil. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Dein Kontakt

Fragen zur Stelle

Hanspeter Binggeli

Teamleiter Management Services

[phone]

[e-mail]

Fragen zum Rekrutierungsprozess

Vincenza Scopelliti

Recruiting Partner

[phone]

Über uns

Das Amt für Informatik (AFI) ist das Informatik-Kompetenzzentrum des Kantons Zürich. Es erbringt umfassende Dienstleistungen im Bereich der zentralen Informatikinfrastruktur und kantonsweiter Applikationen für die Direktionen, Behörden, Rechtspflege und selbständige Anstalten. Beauftragt mit der Umsetzung der neuen Strategie Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) begleitet und unterstützt das Amt für Informatik den Kanton Zürich in die digitale Welt.

In der Finanzdirektion arbeiten rund 1200 Menschen an vier Standorten in Zürich. Wir betreuen die Dossiers Finanzen, Steuern, Personal, Beschaffung und Informatik. Wer bei uns arbeitet, gestaltet den Kanton mit – vielseitig, verantwortungsvoll und mit Wirkung über den eigenen Aufgabenbereich hinaus.