Operations Assistant (80–100%) DE, FR, EN (w/m/d)

Properti; Oberengstringen; Vor Ort; CHF 75.000 - 105.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Karrierechancen

Junges Unternehmen

Co-Working-Space

Kostenlose Getränke

Birthday Retreat

5 Wochen Urlaub

Unbegrenzter Urlaub

Rocket Friday

Event- & Incentive-Reisen

KI-Kernkompetenz

Zusammenfassung

Properti in Zürich sucht eine/n Operations Assistant (80–100%) DE, FR, EN (w/m/d). Du unterstützt das Team bei zentralen administrativen Aufgaben und sorgst dafür, dass Bürostandorte, Fahrzeuge und Mietanmeldungen termingerecht bearbeitet werden.

Du arbeitest strukturiert, behältst den Überblick bei mehreren parallelen Aufgaben und bist eine verlässliche Anlaufstelle für Mitarbeitende sowie Partner. Zu den Aufgaben gehören Mietanmeldungen, Postbearbeitung, Büroorganisation, Dokumentenmanagement

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Backoffice oder Office Management.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Französisch- und Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Arbeitsmitteln.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination von Mietanmeldungen.
• Bearbeitung des zentralen Miete-Postfachs.
• Organisation und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Geschäftspost.
• Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung relevanter Dokumente.
• Unterstützung bei der Organisation unserer Schweizer Bürostandorte.
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial.
• Koordination von Zutritten, Arbeitsplätzen und standortbezogenen Anliegen.
• Administrative Betreuung unserer Firmenfahrzeuge.
• Koordination von Fahrzeugübergaben, Services, Reifenwechseln und Reparaturen.
• Pflege von Fahrzeug-, Vertrags- und Aufgabenübersichten.
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Schadenfällen.
• Administrative Bearbeitung und Dokumentation von Hinterdurchgeschäften.
• Bearbeitung allgemeiner Anfragen von Mitarbeitenden, Interessenten und Partnern.
• Koordination mit Sales, Backoffice, Finance sowie externen Dienstleistern.
• Übernahme definierter Ferien- und Abwesenheitsvertretungen.
• Unterstützung bei der laufenden Optimierung unserer administrativen Prozesse.

Kenntnisse

Deutsch (Wort und Schrift)

Französisch (Fließend)

Englisch (Fließend)

Italienischkenntnisse (von Vorteil)

MS Office / digitale Tools

Organisationstalent

Zuverlässige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Digitale Arbeitsmittel

Jobbeschreibung

Als Operations Assistant (80–100%) DE, FR, EN (w/m/d) unterstützt du unser Team bei zentralen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Gemeinsam mit deinem Team stellst du sicher, dass unsere Bürostandorte, Fahrzeuge, Mietanmeldungen und weiteren Backoffice-Prozesse zuverlässig und termingerecht bearbeitet werden.

Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und bist eine verlässliche Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden sowie externe Partner.

• Bearbeitung und Koordination von Mietanmeldungen
• Bearbeitung des zentralen Miete-Postfachs
• Organisation und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Geschäftspost
• Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung relevanter Dokumente
• Unterstützung bei der Organisation unserer Schweizer Bürostandorte
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
• Koordination von Zutritten, Arbeitsplätzen und standortbezogenen Anliegen
• Administrative Betreuung unserer Firmenfahrzeuge
• Koordination von Fahrzeugübergaben, Services, Reifenwechseln und Reparaturen
• Pflege von Fahrzeug-, Vertrags- und Aufgabenübersichten
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Schadenfällen
• Administrative Bearbeitung und Dokumentation von Hinterdurchgeschäften
• Bearbeitung allgemeiner Anfragen von Mitarbeitenden, Interessenten und Partnern
• Koordination mit Sales, Backoffice, Finance sowie externen Dienstleistern
• Übernahme definierter Ferien- und Abwesenheitsvertretungen
• Unterstützung bei der laufenden Optimierung unserer administrativen Prozesse

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung
• 5 Jahre Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, Kundendienst oder in der Administration von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr Gute Französisch- und Englischkenntnisse
• Italienischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Arbeitsmitteln
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude an administrativen Aufgaben
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und konsequentes Nachfassen
• Dienstleistungsorientiertes und professionelles Auftreten
• Klare und freundliche Kommunikation
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Denkweise

• Überdurchschnittliche Karrieremöglichkeiten & Talentförderung
• Junges und innovatives Unternehmen
• Fixe Arbeitsplätze und Co-Working-Space in hellen Räumlichkeiten mit Ruhezonen
• Food & Drinks: frische Früchte & Snacks, Kaffee & Tee
• Birthday Retreat: halber Tag geschenkt
• Fünf Wochen Urlaub
• Unbegrenzter (unbezahlter) Urlaub
• Rocket Friday, Sommer & Winter-Event, Incentive-Reisen
• Ein Unternehmen, das KI als Kernkompetenz behandelt, nicht als IT-Projekt