OfficeTEAM Assistentin (80 – 100 %)

ChangeKultur; Zürich; Hybrid; CHF 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Selbständiges Arbeiten

Interkulturelles Team

Sinnstiftende Aufgabe

Coaching & Weiterbildung

Lohn gemäss Zürcher Kantonsrichtlinien

Job summary

ChangeKultur in Zürich sucht eine/n Assistent:in CoachingTEAM zur Unterstützung der administrativen und organisatorischen Abläufe. Sie unterstützen Dokumentation, Protokollführung und Kommunikation, damit unsere Arbeit mit jungen Menschen wirkungsvoll bleibt.

Sie arbeiten eng im Coaching-Team, übernehmen Aufgaben im Angebots- und Auftragsmanagement und tragen zur Kostenkontrolle bei. Die Rolle bietet Gestaltungsspielraum, Interaktion im Team und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ).
• Erfahrung in der Administration, idealerweise im Sozial- oder Bildungsumfeld.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365.
• Hervorragende Deutschkenntnisse, weitere Sprachen erwünscht.
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative.

Responsibilities

• Berichtswesen & Dokumentation vorbereiten und pflegen.
• Protokolle von Besprechungen und Coaching-Sitzungen erstellen und archivieren.
• Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Entwicklungsplänen.
• Anfragen innerhalb von 2 Arbeitstagen beantworten; Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen erstellen.
• Offene Angebote dokumentieren.
• Stammdaten vollständig und aktuell halten; Kostenübernahmegarantien überwachen.

Skills

Deutschkenntnisse (sehr gut)

Sprachen erwünscht

Education

Kaufmännische Grundbildung EFZ

Tools

Microsoft 365

Job description

Wir schätzen deine Zeit ebenso wie unsere. Deshalb erhältst du hier eine kurze Übersicht darüber, was dich erwartet, bevor du das Jobinserat im Detail liest:

Jobinserat lesen – verschaffe dir ein klares Bild von Aufgabe, Anforderungen und Vorteilen.

Interesse? – klicke auf «Weiter» und beantworte vier Fragen

Über ChangeKultur
ChangeKultur ist eine lernende Organisation im sozialen Bereich, die Familien in herausfordernden Lebenssituationen mit Wertschätzung und wirksamen Lösungen coacht. Wir pflegen eine werteorientierte Arbeitsweise und suchen Kollegen, die unsere Core Values teilen. Erfolgreiche Zusammenarbeit entsteht, wenn du und wir die gleichen Werte – wie tiefgehendes Lernen, respektvolle Begegnung auf Augenhöhe, Interkulturalität als Bereicherung, Transparenz und Verantwortung – in unserem Handeln integrieren. Diese Werte bilden das Fundament unserer Arbeit. Wenn du diese Haltung teilst und aktiv lebst, dann „tickst“ du wie wir.

Rahmendaten

Berichtslinie – OfficeTEAM Manager

Arbeitszeit – 80–100 % (Vollzeit bevorzugt)

Start – Nach Vereinbarung

Zweck der Rolle
Als Assistent:in CoachingTEAM sorgst du dafür, dass unsere administrativen und organisatorischen Prozesse effizient, zuverlässig und dienstleistungsorientiert ablaufen. Du unterstützt das Team bei der Dokumentation, Protokollführung und Kommunikation, sodass unsere Arbeit mit jungen Menschen weiterhin Wirkung zeigt.

Erwartete Ergebnisse

Berichtswesen & Dokumentation

Berichte für das Coaching-Team vorbereiten und pflegen

Protokolle von Besprechungen und Coaching-Sitzungen erstellen und archivieren

Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Entwicklungsplänen

Angebots- & Auftragsmanagement

Anfragen innerhalb von 2 Arbeitstagen beantworten

Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen korrekt erstellen

Offene Angebote übersichtlich dokumentieren

Datenpflege & Kostenkontrolle

Stammdaten vollständig und aktuell halten

KüGs (Kostenübernahmegarantien) überwachen und Abweichungen melden

Quartalsweise Kosten- und Leistungsreports liefern

Coaching von Lernenden

Strukturierte Aufgaben und Begleitung im Alltag

Jährlich mindestens ein Standort- und Abschlussgespräch

Zusammenarbeit & Kommunikation

Bereichsübergreifende Aufgaben unterstützen

Interne Rückmeldungen innerhalb von 24 Stunden; extern mehrsprachig, freundlich, verbindlich

Aus- und Weiterbildungen

Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ)

Erfahrung in der Administration, idealerweise im Sozial- oder Bildungsumfeld

Sicherer Umgang mit Microsoft 365

Hervorragende Deutschkenntnisse, weitere Sprachen erwünscht

Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative

Deine Vorteile

Selbstständiges Arbeiten mit Gestaltungsspielraum

Engagiertes, interkulturelles Team mit klaren Werten

Sinnstiftende Aufgabe mit Wirkung auf das Leben junger Menschen

Coaching, Austausch und Weiterbildung

Lohn gemäss den Richtlinien des Kantons Zürich