Office-Manager/-in unserer Anwaltskanzlei

Ruoss, Vögele Partner; Zürich; On-site; CHF 60,000 - 80,000; Part time

Job summary

Ruoss, Vögele Partner in Zürich sucht eine Office-Manager/-in. Sie gestalten die Organisation der Kanzlei aktiv mit, unterstützen Geschäftsleitung und Partnerschaft sowie HR-Prozesse.

Es erwartet Sie ein verantwortungsvoller Mix aus Administration, Personalprozessen und Projekten in einer renommierten Kanzlei mit modernster Infrastruktur. Arbeitszeit 50–70%, Standort Zürich, temporär / 60–80% je nach Vereinbarung.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung in HR/PM/Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Management Support, HR oder Office Management, idealerweise in einer Anwaltskanzlei oder professionellem Dienstleistungsunternehmen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Koordinations- bzw. Projektleitungserfahrung.
• Verständnis für betriebliche Abläufe und administrative Prozesse.
• Selbständige, strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Management Support: Vorbereitung von Geschäftsleitungs- und Partnersitzungen sowie Organisation, Traktandierung, Protokollführung und Pendenzenkontrolle.
• HR: Rekrutierungsprozesse, Einführung neuer Mitarbeitender, Vorbereitung von Mitarbeiter- und Probezeitgesprächen sowie Erstellung von Arbeitszeugnissen.
• Assistenzkoordination und Personalprozesse: Koordination der Assistenzressourcen und Weiterentwicklung interner Prozesse.
• Selbständige Leitung interner Projekte und Optimierung von Abläufen.
• Mitarbeit an ICT-Projekten und Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsweise.
• Kommunikation und Marketing: Betreuung von Website, LinkedIn und Newsletter, Kanzleipublikationen und Koordination externer Dienstleister.

Skills

Organisationstalent

Projektmanagement

Kommunikationsstärke

Diskretion

Integrität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung in HR/PM/Betriebswirtschaft

Tools

Microsoft Office

Job description

Office-Manager/-in unserer Anwaltskanzlei

Ruoss, Vögele Partner Vacant since : 08.10.2026 8008 Zürich (ZH) 50% - 70% By agreement Temporary

Management Support, HR & Kanzleiorganisation

Gestalten Sie die Organisation unserer Kanzlei mit

Sie organisieren gerne, denken vorausschauend und haben Freude daran, unterschiedliche Themen selbständig voranzubringen? Sie behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen, und möchten die Organisation einer Kanzlei aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen.

RUOSS VÖGELE ist eine renommierte, wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Anwaltskanzlei in Zürich. Wir beraten nationale und internationale Unternehmen, Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Privatpersonen in rechtlichen Fragen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit. Auch die Prozessführung, die Schiedsgerichtsbarkeit und die Vertretung unserer Klientschaft vor Behörden gehören zu unseren Kernkompetenzen.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung und zur Weiterentwicklung unserer Kanzleiorganisation suchen wir eine engagierte und vielseitige Persönlichkeit.

Ihre Aufgaben

• Management Support: Sie bereiten Geschäftsleitungs- und Partnersitzungen sowie die jährliche Retraite vor und übernehmen die Organisation, Traktandierung, Protokollführung und Pendenzenkontrolle.
• Human Resources: Sie begleiten Rekrutierungsprozesse, organisieren die Einführung neuer Mitarbeitenden und unterstützen bei der Vorbereitung von Mitarbeiter- und Probezeitgesprächen sowie bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen.
• Assistenzkoordination und Personalprozesse: Sie koordinieren die Assistenzressourcen und wirken bei der Weiterentwicklung interner Personalprozesse mit.
• Sie leiten selbständig interneProjekte und optimieren Abläufe.
• Sie wirken bei ICT-Projekten mit und unterstützen die Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsweise.
• Kommunikation und Marketing: Betreuung von Website, LinkedIn-Account und Newsletter, Kanzleipublikationen und Kanzleiratings sowie Koordination externer Dienstleister.

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung mit einer Weiterbildung, z. B. in Human Resources, Projektmanagement oder Betriebswirtschaft, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Management Support, Human Resources oder Office Management, idealerweise in einer Anwaltskanzlei oder einem professionellen Dienstleistungsunternehmen
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Erfahrung in der Koordination oder Leitung von Projekten
• Verständnis für betriebliche Zusammenhänge und administrative Abläufe
• Selbständige, strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Absolute Diskretion, Loyalität und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke, souveränes Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Kommunikationskanälen sowie Interesse an neuen Technologien

Unser Angebot

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselfunktion in direktem Austausch mit Geschäftsleitung und Partnerschaft
• Grosser Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung unserer Kanzleiorganisation
• Viel Selbständigkeit und Raum für eigene Ideen
• Motiviertes und kollegiales Team aus jungen und erfahrenen Anwälten/-innen sowie weiteren Mitarbeitenden
• Attraktiver Arbeitsplatz im Seefeld, nur wenige Minuten vom Bahnhof Stadelhofen entfernt, mit einer modernen Infrastruktur

Möchten Sie RUOSS VÖGELE mitgestalten?

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

(HR) / Gola (Partnerin)

RUOSS VÖGELE
Kreuzstrasse 54
CH-8032 Zürich
Tel.

• Work location 8008 Zürich (ZH)
• Workload 50% - 70%
• Employment start By agreement
• Employment duration Temporary
• By online Online form