Office Manager:in Administration Buchhaltung & Backoffice

ActVisual GmbH; Kloten; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ActVisual GmbH, Teil der BKW, sucht eine/n Office Manager:in Administration in Zürich/Kloten, um die Geschäftsleitung und Projekte administrativ zu unterstützen.

Zu den Aufgaben gehören Terminplanung, Korrespondenz, Rechnungsstellung, Kreditoren, Monats- und Quartalsabschlüsse sowie Datenpflege in Abacus. Sie bringen kaufmännische Grundausbildung, Administrationserfahrung, ERP-Software Abacus, gute MS-Office-Kenntnisse und eine präzise Arbeitsweise mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung.
• Berufserfahrung in Administration, idealerweise mit Buchhaltung.
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse.
• Stilsicheres Deutsch, Englisch- und Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen und organisatorischen Belangen.
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements.
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen.
• Ausführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten.
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung.
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung.
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen.
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten und Auswertungen.
• Durchführung des Mahnwesens.
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen.
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität.

Kenntnisse

Administrationserfahrung

Organisationstalent

Dienstleistungsorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

MS Office Kenntnisse

Deutsch (Muttersprache)

Englischkenntnisse von Vorteil

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

Abacus

MS Office

Jobbeschreibung

ActVisual (Teil der BKW) entwickelt seit über 25 Jahren innovative Audio-/Video Integrations- und Videokonferenzlösungen für Spitäler, Justiz und internationale Unternehmen. Werde als Office Manager:inn Administration Teil unseres Teams!

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen und organisatorischen Belangen
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen
• Ausführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten und Auswertungen
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Das bringst du mit

• Kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Buchhaltung
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englisch- und Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent

Quelle: www.actvisual.com