Mitarbeiter:in Sekretariat, 60-70%

HEKS Hilfswerk der Evangelisch-reformierten Kirche Schweiz; Zürich; On-site; CHF 52,000 - 68,000; Part time

Benefits offered by this job

Moderne Arbeitsumgebung in Zürich-Alt 

Vielseitige Tätigkeit

Teamorientiertes Arbeitsumfeld

Job summary

HEKS sucht am Standort Zürich-Altstetten eine motivierte Persönlichkeit als Mitarbeiter:in Sekretariat (60-70%). Sie bearbeiten Post, koordinieren Termine und Dolmetscher, verfassen Korrespondenz und betreuen Anfragen in Deutsch, Englisch und Französisch.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung, gute PC-Kenntnisse und Organisationstalent mit. Ihre interkulturelle Sensibilität ist gefragt; Arbeiten im Team wird erwartet.

Qualifications

• EFZ kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrere Jahre Berufserfahrung, idealerweise im juristischen Umfeld.
• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse in MS Office.
• Flexible, belastbare, eigenständige Persönlichkeit mit Organisationstalent.
• Exakte Arbeitsweise, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit.
• Gute Deutschkenntnisse, schriftlich und mündlich; Englisch/Französisch von Vorteil.

Responsibilities

• Bearbeitung der eingehenden Post, Dossierverwaltung und Archivführung.
• Terminorganisation und Koordination der Dolmetschenden.
• Verfassen allgemeiner Korrespondenz.
• Beantworten von Telefon- und E-Mail-Anfragen in Deutsch, Englisch und Französisch sowie Weiterleitung der Anliegen.
• Adressverwaltung und Adressabklärungen.
• Empfang der Klient*innen.
• Kooperatives Führen des Sekretariats, allgemeine Sekretariatsaufgaben.

Skills

PC-Kenntnisse

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Kundenorientierung

Education

Kaufmännische Berufsausbildung (EFZ oder äquivalent)

Tools

MS Office

Job description

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in welcher die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und die natürlichen Lebensgrundlagen bewahrt werden. Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS leistet einen Beitrag zur Verbesserung der Lebensumstände von Menschen in der Schweiz und weltweit, fordert ihre Rechte ein und sensibilisiert und mobilisiert zu diesem Zweck. HEKS beschäftigt über 1900 fest angestellte Mitarbeiter:innen. An 23 Standorten in der Schweiz und weltweit in 31 Ländern ist HEKS mit 275 Programmen und Projekten im Umfang von rund 137 Millionen Schweizer Franken tätig. Im Jahr 2025 erreichte HEKS rund 24 Millionen Menschen mit seiner Arbeit.

Mitarbeiter:in Sekretariat, 60-70%

Die Zürcher Beratungsstelle für Asylsuchende (ZBA) gewährt Asylsuchenden und Dritten (Privaten, Amtsstellen, Organisationen) rechtliche Beratung betreffend aller Fragen des schweizerischen Asylverfahrens, Regelung des Aufenthaltsstatus’ sowie sozialer Fragen. Insbesondere ist die ZBA eine wichtige Ansprech- und Auskunftsstelle für andere Hilfsorganisationen und Amtsstellen. Darüber hinaus werden qualifizierte Auskünfte zu weiter gefassten ausländerrechtlichen Fragestellungen erteilt. Bei sozialen und gesundheitlichen Problemen steht die Beratungsstelle den Ratsuchenden vermittelnd und unterstützend zur Seite.

Für die Mitarbeit in unserem Sekretariat suchen wir per 1. Februar 2027 oder nach Vereinbarung eine motivierte Persönlichkeit als

Das sind Ihre Hauptaufgaben:

• Verarbeitung der eingehenden Post, Dossierverwaltung, Archivführung
• Terminorganisation und Koordination der Dolmetschenden
• Verfassen allgemeiner Korrespondenz
• Beantworten von Telefon- und E-Mailanfragen und Erteilung allgemeiner Auskünfte in Deutsch, Französisch und Englisch sowie Weiterleitung der Anliegen an die Jurist:innen
• Adressenverwaltung und Adressabklärungen
• Empfang der Klient:innen
• Kooperatives Führen des Sekretariats, allgemeine Sekretariatsaufgaben

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Kaufmännische Berufsausbildung (EFZ oder äquivalent)
• Einige Jahre Berufserfahrung, bevorzugterweise in juristischen Bereich
• Sehr gute PC-Anwender-Kenntnisse
• Eine flexible, belastbare und selbständige Persönlichkeit mit Organisationstalent
• Exakte Arbeitsweise, hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie Interesse und Sensibilität im Umgang mit Menschen aus verschiedenen Kulturen
• Sprachkenntnisse: stilsicheres Deutsch schriftlich und mündlich ist zwingende Voraussetzung; gute mündliche Kenntnisse in Englisch und Französisch sind ein Plus, weitere Sprachenkenntnisse von Vorteil

Das dürfen Sie von uns erwarten:

• Vielseitige, abwechslungsreiche und sinnhafte Tätigkeit im Spannungsfeld von Recht und Sozialem
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen
• Ein engagiertes und motiviertes Team mit kollegialem Umgang
• Einen modernen Arbeitsort in Zürich-Altstetten

Vielfalt leben – Inklusion fördern:

Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung. Vielfalt und Chancengleichheit sind uns wichtig.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Meret Adam, Leiterin Zürcher Beratungsstelle für Asylsuchende, unter Telefon [phone] oder per E-Mail an [e-mail] zur Verfügung.

Weitere Informationen über HEKS finden Sie unter www.heks.ch.