Mitarbeiter/in Office Administration und Sales Back Office (Befristet auf 12 Monate)

SynSense AG; Zürich; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Teilzeit

Zusammenfassung

SynSense AG sucht eine/n Office Administration & Sales Back-Office Associate (50–60%) in Zürich Oerlikon auf befristeten 12-Monats-Vertrag. Sie arbeiten direkt dem Country Head of Operations zu und übernehmen allgemeine Büroorganisation, Buchhaltungsunterstützung und den Sales-Back-Office-Prozess.

Sie bringen sichere MS Office Kenntnisse, gute Deutsch- und Englischkenntnisse (DE/EN) und eine kaufmännische Ausbildung mit. Eigeninitiative, Genauigkeit und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und PC/Mac-Anwendungen.
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Excel (Pivot-Tabellen, Zellvalidierung).
• Erfahrung in der Buchhaltung und der Verwendung von Buchhaltungssoftware.
• Englische Sprache C1 und Deutsch B2 in Wort und Schrift erforderlich.
• Berufsausbildung in beliebigem Bereich – das Fachgebiet ist nicht entscheidend.
• Detailorientierte, sorgfältige Arbeitsweise mit Eigeninitiative.
• Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung.
• Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Dokumenten.
• Fähigkeit, auch unerwartete Situationen pragmatisch zu meistern.

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation
• Unterstützung der Buchhaltung
• Abwicklung des Sales-Back-Office-Prozesses (Angebote, Rechnungsstellung, Versand und Kundenbetreuung)
• Koordination mit der Produktionsabteilung
• Prüfung vertriebsrelevanter Dokumente (AGB, Vertriebsverträge usw.)
• Erledigung von Besorgungen, Scannen und Ablage von Dokumenten sowie alle weiteren Bürotätigkeiten zur Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs
• Unterstützung bei vielfältigen operativen Aufgaben und Projekten nach Bedarf.

Kenntnisse

MS Office

Excel Pivot-Tabellen

Detailorientierung

Eigeninitiative

Multitasking

Ausbildung

Swiss Federal VET Certificate

Tools

CRM-Systeme (HubSpot)

Buchhaltungssoftware

Jobbeschreibung

Mitarbeiter/in Office Administration und Sales Back Office (Befristet auf 12 Monate)

SynSense AG Vacant since : 23.07.2026 Number of jobs : 1 8050 Zürich (ZH) 50% - 60% From 01.10.2026 Temporary

Die SynSense Group gestaltet die Zukunft leistungsstarker KI-Lösungen für Unterhaltungselektronik, Robotik und weitere Anwendungsbereiche. Wir entwickeln intelligente KI-Chips und Software für Sensorik und Verarbeitung auf Basis einzigartiger neuromorpher Technologie.

Per 1. Oktober 2026 suchen wir eine/n Office Administration & Sales Back-Office Associate (50–60%) im Rahmen eines auf 12 Monate befristeten Arbeitsvertrags. In dieser Funktion berichten Sie direkt an den Country Head of Operations.

Diese Position geht weit über klassische administrative Tätigkeiten hinaus. Wir suchen eine Persönlichkeit, die sich in einem komplexen internationalen Umfeld sicher bewegt und professionell mit unterschiedlichsten internen und externen Ansprechpartnern zusammenarbeitet. Sie zeichnen sich durch hohe Qualitätsansprüche, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sowie Eigeninitiative aus und sind in der Lage, Prioritäten selbstständig zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient zu koordinieren. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten und auch unter Zeitdruck den Überblick behalten, bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit. Die Stelle erfordert eine Tätigkeit vor Ort in unserem Büro in Zürich Oerlikon. Voraussetzung sind ein bestehender Wohnsitz in der Schweiz mit gültiger Arbeitsbewilligung (B-/C-Bewilligung) oder die Schweizer bzw. EU-Staatsbürgerschaft.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Büroorganisation
• Unterstützung der Buchhaltung
• Abwicklung des gesamten Sales-Back-Office-Prozesses (Angebote, Rechnungsstellung, Verpackung, Versand und Kundenbetreuung)
• Koordination mit der Produktionsabteilung
• Prüfung vertriebsrelevanter Dokumente (AGB, Vertriebsverträge usw.)
• Erledigung von Besorgungen, Scannen und Ablage von Dokumenten sowie alle weiteren Bürotätigkeiten zur Gewährleistung eines reibungslosen und sauberen Bürobetriebs für Mitarbeiter und Besucher
• Unterstützung bei vielfältigen operativen Aufgaben und Projekten nach Bedarf.

Erforderliche Qualifikationen und Erfahrungen:

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und allgemein mit PC/Mac-Anwendungen
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Excel (z. B. Pivot-Tabellen, Zellvalidierung)
• Erfahrung in der Buchhaltung und der Verwendung von Buchhaltungssoftware
• Fliessende Englisch- (C1) und Deutschkenntnisse (B2) in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Berufsausbildung in einem beliebigen Bereich – das Fachgebiet selbst ist nicht entscheidend
• Detailorientierte, sorgfältige Arbeitsweise, unabhängig von der Grösse der Aufgabe
• Hervorragende zwischenmenschliche, kundenorientierte und kommunikative Fähigkeiten – sei es im Umgang mit Kollegen, Professoren, Reinigungskräften, CEOs oder Studierenden
• Hohe Eigeninitiative, Multitasking-Fähigkeit und eine schnelle Auffassungsgabe
• Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Dokumenten und Gesprächen
• Nachgewiesene Fähigkeit, auch unerwartete Situationen pragmatisch und lösungsorientiert zu meistern.

Wünschenswerte Qualifikationen und Erfahrungen (kein Muss, aber von Vorteil):

• Erfahrung im Import/Export-Versand
• Erfahrung mit CRM- und/oder Vertriebsauftragsprozessen (z. B. HubSpot oder ähnliche Systeme)
• Sonstige Erfahrung im Bereich Unternehmensverwaltung (Recht, Personal, Einkauf usw.)

SynSense ist ein wachsendes Start-up mit einem hochmotivierten Team aus jungen und erfahrenen Mitarbeitern. Wir verfolgen einen sehr offenen und flexiblen Ansatz in unserer Arbeit. Ihre Ideen und Erfahrungen haben einen direkten Einfluss auf die Weiterentwicklung unseres Unternehmens.

Wir sind ein vielfältiges, internationales Team und ermutigen ausdrücklich Bewerberinnen und Bewerber, die zur Diversität unseres Unternehmens beitragen. SynSense ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.

• Work location 8050 Zürich (ZH)
• Workload 50% - 60%
• Employment start 01.10.2026
• Employment duration Temporary
• Qualification skilled
• Work experience More than 3 years
• Education Vocational education and training with the Swiss Federal VET Certificate or equivalent
• English Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge
• German Orally : Good knowledge Written : Good knowledge
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