Mitarbeiter/in Backoffice und Administration (40–50%)

IFPI SCHWEIZ; Zürich; On-site; CHF 55,000 - 90,000; Part time

Job summary

IFPI Schweiz sucht eine zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit für das Backoffice in Zürich. Die Arbeitszeitverteilung liegt bei 40–50 Prozent über vier bis fünf Wochentage; einige Stunden am Vor- oder Nachmittag sind möglich.

Sie unterstützen die Geschäftsleitung und das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Zu den Aufgaben gehören tägliches Büromanagement, Beantwortung von Anfragen, Pflege von Datenbanken und Ablagen, Koordination von Terminen sowie

Qualifications

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung in Administration und Backoffice.
• Eine sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise.
• Freude daran, ein kleines Team im Alltag tatkräftig zu unterstützen und auch wiederkehrende Aufgaben zuverlässig zu erledigen.
• Ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Aufgaben der Geschäftsleitung und des Teams unterstützen.
• Das tägliche Büromanagement sicherstellen und für eine zuverlässige Büroorganisation sorgen.
• Telefonische und schriftliche Anfragen beantworten oder an zuständige Personen weiterleiten.
• Datenbanken, Kontaktlisten und Ablagen pflegen und Unterlagen aktuell halten.
• Nach der Einarbeitung eigenständig wiederkehrende administrative Dossiers bearbeiten.
• Termine koordinieren und administrative Pendenzen im Blick behalten.

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Selbstständige Arbeitsweise

Teamunterstützung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

Office-Anwendungen

Job description

Mitarbeiter/in Backoffice und Administration (40-50%)

SiebehaltendenÜberblickundsorgendafür,dassimHintergrundallesläuft?

IFPISchweizistderBranchenverbandderSchweizerMusiklabels.ZurVerstärkungunsereskleinenTeamsinZürichsuchenwirpersofortodernachVereinbarungeinezuverlässigeunddienstleistungsorientiertePersönlichkeitfürunserBackoffice.DieArbeitszeitverteiltsichaufdreibisfünfWochentage,jeweilseinigeStundenamVor-oderNachmittag.

IhreAufgaben

• SieunterstützendieGeschäftsleitungunddasTeambeiadministrativenundorganisatorischenAufgaben.
• SiekümmernsichumdastäglicheBüromanagementundsorgenfüreineverlässlicheOrganisationdesBüroalltags.
• SiebeantwortentelefonischeundschriftlicheAnfragenoderleitendieseandiezuständigenPersonenweiter.
• SiepflegenDatenbanken,KontaktlistenundAblagenundhaltenUnterlagenaktuell.
• SiebearbeitenwiederkehrendeadministrativeDossiersnachderEinarbeitungselbständig.
• SiekoordinierenTermineundbehaltenadministrativePendenzenimBlick.

DasbringenSiemit

• EinekaufmännischeAusbildungodervergleichbareErfahrunginAdministrationundBackoffice
• Einesorgfältige,strukturierteundselbständigeArbeitsweise
• Freudedaran,einkleinesTeamimAlltagtatkräftigzuunterstützenundauchwiederkehrendeAufgabenzuverlässigzuerledigen
• EinfreundlichesundverbindlichesAuftretensowieDiskretionimUmgangmitvertraulichenInformationen
• StilsicheresDeutschundguteEnglischkenntnisse;FranzösischkenntnissesindvonVorteil
• EinensicherenUmgangmitdengängigenOffice-AnwendungenunddieBereitschaft,sichinweiteredigitaleWerkzeugeeinzuarbeiten
• InteresseanderMusikbrancheunddieBereitschaft,derenAbläufeundBesonderheitenkennenzulernen

DaserwartetSie

EinevielseitigeadministrativeTätigkeitmitEinblickenindieSchweizerMusikbranche.InunseremkleinenTeamarbeitenSiemitkurzenWegen,übernehmenVerantwortungfürIhrenAufgabenbereichundtragenwesentlichdazubei,dassunserTagesgeschäftreibungslosfunktioniert.IhrArbeitsortistZürich.

WeitereInformationenüberIFPISchweizfindenSieunter www.ifpi.ch.