Mitarbeiter/in Backoffice und Administration

IFPI SCHWEIZ; Zürich; On-site; CHF 40,000 - 65,000; Part time

Job summary

IFPI Schweiz, Zürich, sucht eine zuverlässige Persönlichkeit für das Backoffice. Die Position umfasst 40–50% Arbeitszeit, drei bis fünf Wochentage, Vor- bzw. Nachmittag. Sie unterstützen die Geschäftsleitung und das Team bei administrativen Aufgaben, pflegen Datenbanken und koordinieren Termine.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung mit, arbeiten strukturiert, diskret und freuen sich, ein kleines Team zu unterstützen. Arbeitsort ist Zürich.

Qualifications

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung in Administration und Backoffice.
• Eine sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise.
• Freude daran, ein kleines Team tatkräftig zu unterstützen und wiederkehrende Aufgaben zuverlässig zu erledigen.
• Freundliches Auftreten, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Ösischkenntnisse von Vorteil.
• Guter Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Bereitschaft, sich in neue digitale Werkzeuge einzuarbeiten.
• Interesse an der Musikbranche und deren Abläufe kennenzulernen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams bei administrativen Aufgaben.
• Tagesgeschäft organisieren und Büroabläufe verlässlich sicherstellen.
• Anfragen telefonisch bzw. schriftlich bearbeiten oder weiterleiten.
• Datenbanken, Kontaktlisten und Ablagen pflegen und aktuell halten.
• Wiederkehrende administrative Dossiers nach Einarbeitung selbständig bearbeiten.
• Termine koordinieren und administrative Pendenzen im Blick behalten.

Skills

strukturierte Arbeitsweise

selbständiges Arbeiten

Teamunterstützung

Diskretion

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Office-Anwendungen

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

MS Office

Job description

Mitarbeiter/in Backoffice und Administration

IFPI Schweiz – Vacant since: 23.10.2026 – 8057 Zürich (ZH) – 40% – 50% – By agreement – Permanent

Sie behalten den Überblick und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles läuft?

IFPI Schweiz ist der Branchenverband der Schweizer Musiklabels. Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Zürich suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit für unser Backoffice. Die Arbeitszeit verteilt sich auf drei bis fünf Wochentage, jeweils einige Stunden am Vor- oder Nachmittag.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsleitung und das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Sie kümmern sich um das tägliche Büromanagement und sorgen für eine verlässliche Organisation des Büroalltags.
• Sie beantworten telefonische und schriftliche Anfragen oder leiten diese an die zuständigen Personen weiter.
• Sie pflegen Datenbanken, Kontaktlisten und Ablagen und halten Unterlagen aktuell.
• Sie bearbeiten wiederkehrende administrative Dossiers nach der Einarbeitung selbständig.
• Sie koordinieren Termine und behalten administrative Pendenzen im Blick.

Das bringen Sie mit

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung in Administration und Backoffice
• Eine sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Freude daran, ein kleines Team im Alltag tatkräftig zu unterstützen und auch wiederkehrende Aufgaben zuverlässig zu erledigen
• Ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; ösischkenntnisse sind von Vorteil
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in weitere digitale Werkzeuge einzuarbeiten
• Interesse an der Musikbranche und die Bereitschaft, deren Abläufe und Besonderheiten kennenzulernen

Das erwartet Sie

Eine vielseitige administrative Tätigkeit mit Einblicken in die Schweizer Musikbranche. In unserem kleinen Team arbeiten Sie mit kurzen Wegen, übernehmen Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich und tragen wesentlich dazu bei, dass unser Tagesgeschäft reibungslos funktioniert. Ihr Arbeitsort ist Zürich.

Weitere Informationen über IFPI Schweiz finden Sie unter

• IFPI SCHWEIZ
  Berninastrasse 53
  8057 Zürich

• Work location 8057 Zürich (ZH)
• Workload 40% - 50%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent