Mitarbeiter Backoffice Event & Support (m/w/d) 40%

Heineken; Luzern; Hybrid; CHF 28,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeitszeitmodell

Weiterbildung & Sprachkurse

Teamevents & Firmenapéros

Vergünstigungen & Extras

Events & Erlebnisse

Gesundheit & Wohlbefinden

Job summary

Heineken Schweiz sucht eine/n Mitarbeiter/in im Backoffice Event & Support (m/w/d) 40%. Sie koordinieren Eventaufträge von Bestellung bis Abrechnung, prüfen Daten, Engpässe erkennen und sind zentrale/r Ansprechpartner/in für interne und externe Partner.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Abwicklung im SAP, Priorisierung von Anfragen und die Mitwirkung an Digitalisierung und Prozessverbesserungen. Wir bieten hybrides Arbeiten und eine dynamische Eventlandschaft.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice, Kundendienst, Auftragsmanagement oder ähnlicher Funktion.

Responsibilities

• Bearbeitung von Eventaufträgen im SAP und sicherstellen einer vollständigen Abrechnung.
• Prüfung von Bestellungen, Eventdaten und Lieferinformationen auf Vollständigkeit und Datenqualität.
• Koordination von Materialverfügbarkeiten, Engpass-Erkennung und Abstimmung mit zuständigen Teams.
• Bearbeitung von Anfragen über das zentrale Event & Support Postfach und Priorisierung.
• Schnittstelle zwischen Verkauf, Eventkoordination, Planning, Logistik und externen Partnern.
• Kontrolle von Aufträgen, Vorbereitung von Abrechnungen und Abwicklung von Schadenfällen.
• Unterstützung bei Großanlässen und Mitgestaltung von Prozessverbesserungen.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Serviceorientierung

Flexibilität

Digitale Fähigkeiten

Sprachgewandtheit Deutsch

Teamkoordination

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams)

Job description

Mitarbeiter Backoffice Event & Support (m/w/d) 40%

Werde Teil unseres Event & Support Teams! Ob Festival, Grossveranstaltung oder exklusiver Markenauftritt – hinter jedem erfolgreichen Event steckt eine reibungslose Organisation. Genau hier kommst Du ins Spiel!

In unserem Event & Support Team sorgst Du dafür, dass rund um unsere Events alles zusammenpasst. Du koordinierst Eventaufträge von der Bestellung bis zur Abrechnung, behältst Termine, Materialverfügbarkeiten und Kosten im Blick und bist eine wichtige Ansprechperson für verschiedene interne und externe Partner. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Serviceorientierung und Deinem Blick fürs Detail trägst Du dazu bei, dass unsere Events zu einem Erfolg werden.

Deine Aufgaben

• Eventaufträge im Griff: Du bearbeitest Bestellungen, erfasst Eventmaterial und Getränkeaufträge im SAP und sorgst für eine zuverlässige und vollständige Auftragsabwicklung.
• Qualität sicherstellen: Du prüfst Bestellungen, Eventdaten und Lieferinformationen auf Vollständigkeit und stellst eine hohe Datenqualität sicher.
• Vorausschauend koordinieren: Du prüfst Materialverfügbarkeiten, erkennst Engpässe frühzeitig und findest gemeinsam mit den zuständigen Teams passende Lösungen.
• Anfragen professionell bearbeiten: Du betreust unser zentrales Event & Support Postfach, koordinierst eingehende Anliegen und setzt die richtigen Prioritäten.
• Zusammenarbeit aktiv gestalten: Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Verkauf, Eventkoordination, Planning, Logistik, Finance und externen Partnern und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Zahlen im Blick behalten: Du kontrollierst Eventaufträge, bereitest Abrechnungen vor und kümmerst Dich um Rechnungskorrekturen sowie die administrative Bearbeitung von Schadenfällen.
• Grossanlässe mitgestalten: Du unterstützt die Koordination von Getränkeprozessen bei ausgewählten Grossveranstaltungen und wirkst bei geplanten Piketteinsätzen mit.
• Prozesse weiterdenken: Du optimierst Bestellformulare und Arbeitsabläufe, bringst eigene Ideen ein und unterstützt Projekte rund um Digitalisierung und effiziente Eventprozesse.

Das bringst Du mit

• Fundiertes Know-how: Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung, die zählt: Du bringst mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice, Kundendienst, Auftragsmanagement oder in einer ähnlichen Funktion mit.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und vorausschauend und behältst auch bei mehreren parallelen Aufträgen den Überblick.
• Eigeninitiative: Du übernimmst gerne Verantwortung, setzt Prioritäten selbstständig und findest pragmatische Lösungen.
• Serviceorientierung: Du kommunizierst klar und verbindlich und hast Freude daran, mit unterschiedlichen internen und externen Partnern zusammenzuarbeiten.
• Flexibilität: Du fühlst Dich in einem abwechslungsreichen, saisonal geprägten Umfeld wohl und bist bereit, bei ausgewählten Grossanlässen punktuell zu unterstützen.
• Digital fit: Du bist versiert im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel und Teams, und bringst idealerweise SAP-Kenntnisse sowie Interesse an digitalen Prozessen mit.
• Sprachgewandt: Du kommunizierst sehr gut auf Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich. Französischkenntnisse sind ein willkommenes Plus.

Das bieten wir dir

• Flexibilität & Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten
• Lernen & Entwicklung: Interne und externe Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachtrainings oder unsere Beer Academy
• Teamspirit & Kultur: Regelmässige Mitarbeitendenanlässe, monatliche Firmenapéros und gemeinsame Feiern
• Vergünstigungen & Extras: Attraktive Vergünstigungen, z. B. in unserem Getränkeshop oder bei ausgewählten Freizeit- und Kulturangeboten
• Events & Erlebnisse: Regelmässige Verlosungen von Tickets für Festivals, Konzerte und weitere Events
• Gesundheit & Wohlbefinden: Gesundheits- und Unterstützungsangebote für verschiedene Lebenssituationen