Legal Operations & Paralegal Specialist

Emil-Frey; Zürich; On-site; CHF 120,000 - 160,000; Full time

Benefits offered by this job

Langfristige Perspektive

Neu geschaffene Funktion

Selbständige Arbeit

Entwicklungsmöglichkeiten

Vergünstigungen (Neuwagen, Service, E-

Pensionskasse

Mindestens 25 Tage Ferien

Job summary

Die Emil Frey Gruppe in Zürich sucht eine/n Senior Legal Operations & Paralegal Specialist, der die Rechtsabteilung Schweiz in zentralen Prozessen eigenverantwortlich betreut und weiterentwickelt. Sie arbeiten eng mit Datenschutz- und Governance-Teams zusammen, gestalten Vorlagen, Checklisten und Richtlinien mit, und treiben den Einsatz von Legal Tech voran.

Ihr Profil umfasst ein juristisches Studium oder eine qualifizierte Paralegal-Ausbildung, mindestens drei Jahre Berufserfahrung, starke

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium in Wirtschaftsrecht oder Rechtswissenschaften (Bachelor oder Master, Universität oder Fachhochschule) oder eine qualifizierte Paralegal-Ausbildung
• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung in einer Rechtsabteilung, Kanzlei oder Governance-/Compliance-Funktionen
• Erfahrung im Legal Operations Management, Vertragsmanagement oder Corporate Housekeeping
• Gute Kenntnisse im Datenschutzrecht (DSG/DSGVO) und praktische Erfahrung mit Datenschutzprozessen
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln; Erfahrung mit Vertragsmanagementsystemen, Legal Tech, Workflow-Automatisierung oder KI-Anwendungen
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Qualitätsbewusstsein
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Freude an teamübergreifender Zusammenarbeit
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Betreuung und Weiterentwicklung zentraler Legal-Operations-Prozesse der Rechtsabteilung Schweiz
• Administration, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung des Vertragsmanagementsystems inkl. Ablagestrukturen, Fristen, Workflows und Berichterstattung
• Koordination von Anfragen sowie strukturierte Erfassung, Zuweisung und Nachverfolgung
• Operative Unterstützung der Datenschutzorganisation in der Schweiz (Auskunftsbegehren, Verzeichnisse, DSFA, Schulungen)
• Koordination der internen Datenschutzkoordinatoren und Zusammenarbeit mit relevanten Fachstellen
• Erstellen, Pflegen und Standardisieren von Vorlagen, Richtlinien, Checklisten und Wissensinhalten der Rechtsabteilung
• Juristische Recherchen sowie Bearbeitung standardisierter Verträge und rechtlicher Dokumente
• Unterstützung bei Projekten, Due-Diligence-Prüfungen und bereichsübergreifenden Vorhaben in Recht, Datenschutz, Governance und Legal Tech
• Evaluation und Einsatz von Legal-Tech-/Automatisierungs- und KI-Lösungen zur Qualität und Effizienzsteigerung

Skills

Datenschutzrecht

Vertragsmanagement

Prozessoptimierung

Selbstständiges Arbeiten

Englischkenntnisse

Education

Wirtschaftsrecht / Rechtswissenschaften (Bachelor/Master) oder Paralegal-Ausbildung

Tools

Vertragsmanagementsystem

Legal Tech

KI-Anwendungen

Job description

Was Sie über uns wissen sollten

DieEmil Frey Gruppe ist nicht nur ein Schweizer Familienunternehmen mit über 100 Jahren Erfahrung, sondern auch eine der führenden Firmen der Automobilbranche. Qualität, Tradition, Innovation und Kundenorientierung sind die tragenden Pfeiler des Unternehmens. Dabei liegt der Fokus der Aktivitäten auf dem Import von Automarken, dem Betrieb von Garagen, der Logistik von Ersatz- und Zubehörteilen sowie der Erbringung von Finanzdienstleistungen.
Am Hauptsitz in Zürich-Altstetten befindet sich die Zentralverwaltung der Emil Frey Gruppe, welche die übergreifenden Aktivitäten steuert. Für unsere Rechtsabteilung Schweiz suchen wir eine/-n Legal Operations & Paralegal Specialist.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Betreuung und Weiterentwicklung zentraler Legal-Operations-Prozesse der Rechtsabteilung Schweiz
• Administration, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung des Vertragsmanagementsystems einschliesslich Ablagestrukturen, Fristen, Workflows und Berichterstattung
• Koordination von Anfragen sowie strukturierte Erfassung, Zuweisung und Nachverfolgung
• Operative Unterstützung der Datenschutzorganisation in der Schweiz, insbesondere bei Auskunftsbegehren, dem Bearbeitungsverzeichnis, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Schulungen und Dokumentation
• Koordination und administrative Begleitung der internen Datenschutzkoordinatorinnen und -koordinatoren sowie Zusammenarbeit mit relevanten Fachstellen
• Erstellen, Pflegen und Standardisieren von Vorlagen, Richtlinien, Checklisten, Wissensinhalten und weiteren Arbeitsmitteln der Rechtsabteilung
• Juristische Recherchen sowie Vorbereitung und Bearbeitung standardisierbarer Verträge, rechtlicher Dokumente und wiederkehrender Rechtsfragen
• Unterstützung des Teams bei Projekten, Due-Diligence-Prüfungen und internen Abklärungen sowie Koordination bereichsübergreifender Vorhaben in den Bereichen Recht, Datenschutz, Governance, und Legal Tech
• Evaluation und praktischer Einsatz geeigneter Legal-Tech-, Automatisierungs- und KI-Lösungen zur Verbesserung von Qualität, Transparenz und Effizienz

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium in Wirtschaftsrecht oder Rechtswissenschaften (Bachelor oder Master, Universität oder Fachhochschule) oder eine qualifizierte Paralegal-Ausbildung
• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise erworben in einer Rechtsabteilung eines grösseren Unternehmens, einer Wirtschaftskanzlei oder in einer Corporate-Governance-, Compliance- oder Datenschutzfunktion
• Erfahrung im Legal Operations Management, Vertragsmanagement oder Corporate Housekeeping und Freude daran, Prozesse dauerhaft zu übernehmen und weiterzuentwickeln
• Gute Kenntnisse im Datenschutzrecht (DSG und DSGVO) sowie praktische Erfahrung mit Datenschutzprozessen, Datenschutzorganisationen oder Compliance-Strukturen sind von grossem Vorteil
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln; Erfahrung mit Vertragsmanagementsystemen, Legal Tech, Workflow-Automatisierung oder KI-Anwendungen ist erwünscht
• Selbständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und konsequenter Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen
• Fähigkeit, rechtliche und organisatorische Sachverhalte rasch zu erfassen, sinnvoll zu priorisieren und pragmatisch umzusetzen
• Dienstleistungsorientierte, verbindliche Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit in einem kleinen, vielseitigen Team und mit unterschiedlichen internen Anspruchsgruppen
• Interesse, eine langfristig tragende Rolle an der Schnittstelle von Recht, Datenschutz, Governance, Prozessen und Technologie aufzubauen
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse sind von Vorteil

Was wir Ihnen bieten

Sie finden bei uns eine vielseitige Schlüsselrolle an der Schnittstelle von Recht, Datenschutz, Governance und Technologie mit breitem Gestaltungsspielraum und vielem mehr:

• Eine langfristige Unternehmensperspektive in einer etablierten, familiengeführten und vielfältigen Schweizer Unternehmensgruppe
• Eine neu geschaffene Funktion mit der Möglichkeit, Legal Operations und Datenschutzprozesse aktiv mitzugestalten und nachhaltig zu verankern
• Ein hohes Mass an Selbständigkeit und Verantwortung sowie enge Zusammenarbeit mit dem General Counsel Schweiz und dem Rechtsteam
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten in Richtung Senior Legal Operations, Paralegal oder Datenschutz
• Zahlreiche Vergünstigungen (Neuwagen, Servicearbeiten und Ersatzteile, Fahrzeug- und Krankenversicherungen, Tankkarten, Hotels und vieles mehr)
• Eine eigene, attraktive Pensionskasse als unabhängige Vorsorgeeinrichtung
• Mindestens 25 Tage Ferien

Wie Sie uns kontaktieren können

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome) via des Links "Jetzt bewerben!".Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint. Diversität bedeutet für uns auch, dass Menschen in Teams zusammenarbeiten, die durch ihre Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit die bestmöglichen Ergebnisse erzielen. Wir sind davon überzeugt, dass eine vielfältige Belegschaft, sowie eine integrative Kultur es uns ermöglichen, unser volles Potenzial auszuschöpfen. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome) via des Links "Jetzt bewerben!".Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint. Diversität bedeutet für uns auch, dass Menschen in Teams zusammenarbeiten, die durch ihre Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit die bestmöglichen Ergebnisse erzielen. Wir sind davon überzeugt, dass eine vielfältige Belegschaft, sowie eine integrative Kultur es uns ermöglichen, unser volles Potenzial auszuschöpfen.