Kanzleileiter:in & Betriebsorganisation (60% Teilzeit)

Conturis AG; Basel; On-site; CHF 54,000 - 90,000; Part time

Job summary

Conturis AG in Basel sucht eine administrative Schlüsselfunktion, die den Kanzlei-Betrieb von Grund auf mitgestaltet. Sie behalten Abläufe im Blick, optimieren Prozesse und führen Aufgaben selbstständig oder durch Hilfskräfte aus.

Die Stelle bietet ca. 60% Pensum, enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Verwaltung, Organisation von Sitzungen, Korrespondenz, Rechnungen und Mandatsakten, sowie digitale Tools zur Effizienzsteigerung.

Qualifications

• Berufserfahrung in einer administrativen Schlüsselfunktion mit breitem Aufgabenspektrum.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse für Kundenkontakt.
• Organisationstalent und Fähigkeit, Probleme eigenständig zu erkennen und Lösungen umzusetzen.

Responsibilities

• Koordination und Planung des administrativen Personals und von Abwesenheiten.
• Gesamte Kanzleiorganisation im Blick behalten; Abläufe prüfen und Optimierungen vorschlagen.
• Teilnahme an Sitzungen; Protokollierung und Aktenführung.
• Vertragsbeziehungen zu externen Dienstleistern verwalten; Schnittstellenfunktion übernehmen.
• Organisation von internen sowie Kundenanlässen; Website/ Social Media betreuen.
• Posteingang/-ausgang, Fristenkontrolle, Terminüberwachung.
• Ansprechperson am Telefon; Erledigung von Klientenanliegen.
• Erstellung von Vollmachten Mandatsvereinbarungen; Pflege von Adressen.
• Rechnungen erstellen, Mahnwesen, Kassenführung, Spesen erfassen.

Skills

Organisationstalent

Fristenmanagement

Selbstständigkeit

Buchhaltungsgrundlagen

Education

Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung

Job description

Conturis AG in Basel sucht eine administrative Schlüsselfunktion, die den Kanzlei-Betrieb von Grund auf mitgestaltet. Sie behalten Abläufe im Blick, optimieren Prozesse und führen Aufgaben selbstständig oder durch Hilfskräfte aus.

Die Stelle bietet ca. 60% Pensum, enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Verwaltung, Organisation von Sitzungen, Korrespondenz, Rechnungen und Mandatsakten, sowie digitale Tools zur Effizienzsteigerung.