IT Administrations Support

yellowshark® AG; Zürich; On-site; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

yellowshark AG in Zürich sucht eine engagierte administrative Fachkraft zur Bearbeitung von Kundenanfragen, Rechnungen und Verträgen. Sie verbuchen Zahlungseingänge, bearbeiten Mahnungen und Inkassofälle sowie die Kreditorenbuchhaltung.

Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Postbearbeitung, Stammdatenpflege und Erstellung allgemeiner Geschäftskorrespondenz. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich, FR: DELF B2 / DFP AFFAIRES B2 werden zwingend erwartet.

Qualifications

• Kaufmännische oder Informatik Grundausbildung abgeschlossen.
• Erfahrung in Rechnungswesen, Mahnungen, Inkasso, Kreditorenbuchhaltung.
• Bearbeitung der Post, Ablage und Versand zur Gewährleistung reibungsloser Büroprozesse.
• Allgemeine Administration und Organisation.
• Sicherheit in Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Buchhaltungskenntnisse allgemein.
• Pflege von Kundendaten in internen Systemen.
• Kundenservice-Erfahrung von Vorteil.
• Erstellung/Verwaltung allgemeiner Geschäftskorrespondenz.
• Pflege interner Dokumentationen/Handbücher.
• Protokollierung von Teamsitzungen und Unterlagenverwaltung.

Responsibilities

• Kompetente und zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen zu Rechnungen und Verträgen per E-Mail, Telefon, Chat oder Ticketsystem
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Verbuchung von Zahlungseingängen, Bearbeitung von Mahnungen und Inkassofällen sowie Durchführung der Kreditorenbuchhaltung
• Administration und Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, Ablage und Versand, zur Gewährleistung effizienter Büroprozesse
• Verantwortung für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Bearbeitung allgemeiner buchhalterischer Themen
• Regelmässige Aktualisierung und Pflege der Kundenstammdaten in den internen Systemen
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs
• Erstellung und Verwaltung der allgemeinen Geschäftskorrespondenz
• Pflege und Aktualisierung der internen Dokumentationen und Handbücher
• Erstellen und Verwalten von Protokollen während Teamsitzungen

Skills

Kundenservice

Buchhaltung

Administration

Deutsch/Englisch

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Job description

Ein etablierter Schweizer IT-Dienstleister mit über zwei Jahrzehnten Branchenerfahrung bietet umfassende Lösungen in den Bereichen Webhosting, Domain-Management, Cloud-Infrastruktur und E-Mail-Dienste. Mit einem Portfolio von zehntausenden verwalteten Projekten liegt der Fokus auf einer hochleistungsfähigen und zuverlässigen digitalen Umgebung. Die Rechenzentren an zentralen Standorten in der Deutschschweiz entsprechen modernsten Sicherheits- und Qualitätsstandards. Eine ressourcenschonende Infrastruktur bildet die Basis für stabile und zukunftsorientierte Online-Auftritte. Ein kontinuierliches System-Monitoring sowie ein reaktionsschneller Support gewährleisten eine hohe Verfügbarkeit. Das mehrsprachige Expertenteam steht an 365 Tagen im Jahr beratend und unterstützend zur Seite, um eine professionelle Betreuung auf Basis langjährigen Know-hows sicherzustellen.

Aufgaben

• Kompetente und zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen zu Rechnungen und Verträgen per E-Mail, Telefon, Chat oder Ticketsystem
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Verbuchung von Zahlungseingängen, Bearbeitung von Mahnungen und Inkassofällen sowie Durchführung der Kreditorenbuchhaltung
• Administration und Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, Ablage und Versand, zur Gewährleistung effizienter Büroprozesse
• Verantwortung für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Bearbeitung allgemeiner buchhalterischer Themen
• Regelmässige Aktualisierung und Pflege der Kundenstammdaten in den internen Systemen
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs
• Erstellung und Verwaltung der allgemeinen Geschäftskorrespondenz
• Pflege und Aktualisierung der internen Dokumentationen und Handbücher
• Erstellen und Verwalten von Protokollen während Teamsitzungen

Profil

• Abgeschlossene Kaufmännische oder Informatik Grundausbildung
• Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Verbuchung von Zahlungseingängen, Bearbeitung von Mahnungen und Inkassofällen sowie der Kreditorenbuchhaltung
• Erfahren in der Bearbeitung der Post, Ablage und Versand, um einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten
• Fähigkeiten in der allgemeinen Administration und Organisation
• Sicherheit in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie allgemeine buchhalterische Kenntnisse
• Sorgfalt und Genauigkeit bei der Pflege und Aktualisierung der Kundenstammdaten in den internen Systemen
• Erfahrung im Customer Service von Vorteil
• Kompetenz in der Erstellung und Verwaltung der allgemeinen Geschäftskorrespondenz
• Fähigkeit zur Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationen und Handbücher
• Geschick in der Protokollierung von Teamsitzungen und der Verwaltung der entsprechenden Unterlagen
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse, FR: DELF B2 / DFP AFFAIRES B2 ZWINGEND
• Hohe Dienstleistungsbereitschaft und Engagement für die Zufriedenheit der Kunden
• Ausgezeichnete schriftliche und kommunikative Fähigkeiten
• Einfühlungsvermögen und die Fähigkeit, sich in die Bedürfnisse und Anliegen der Kunden hineinzuversetzen
• Gutes und rasches Verständnis der individuellen Kundenbedürfnisse
• Fähigkeit, Probleme schnell zu erkennen und die besten Lösungen für die Kunden zu finden
• Schnelles Erfassen von neuen Informationen und Sachverhalte sowie deren Umsetzung in die Praxis
• Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und Arbeitsbedingungen
• Genauigkeit und Perfektionismus: Sorgfältige und präzise Arbeitsweise mit einem hohen Anspruch an die Qualität der eigenen Arbeit