HR & Executive Assistant (80%-100%)

Enterprise Rent-A-Car UK Ltd.; Schweiz; Hybrid; CHF 80.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Helvetic Motion AG sucht eine erfahrene HR-Professionelle für HR-Administration und die Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie betreuen Vertragsdokumente, Personaldaten, Zeiterfassung und Payroll-Belange sowie die adminstrative Zusammenarbeit mit Behörden und Sozialversicherungen.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, koordinieren Fristen und Prozesse, unterstützen französischsprachige Mitarbeitende und optimieren HR-Prozesse in einem dynamischen Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung.
• Weiterbildung im HR-Bereich, z. B. HR-Assistent:in oder ähnliche Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in HR-Administration, idealerweise Payroll.
• Erfahrung als Executive Assistant/Management Assistant vorteilhaft.
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts und der Sozialversicherungen.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und hohe Zahlenaffinität.

Aufgaben

• HR-Administration entlang des Employee Lifecycles unterstützen und HR-Dokumente erstellen.
• Vertragsprüfung, -bearbeitung und Verwaltung von Fristen.
• Payroll-Unterstützung und -Stellvertretung.
• Administratives Bewerbermanagement und zeitraubende Datenpflege.
• Unterstützung französischsprachiger Mitarbeitender und HR-Korrespondenz in Fremdsprachen.

Kenntnisse

HR-Administration

Executive Assistant

Zahlenaffinität

Analytische Fähigkeiten

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

HR-Weiterbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Über uns

Die Helvetic Motion AG ist ein junges, dynamisches und unabhängiges Schweizer KMU, das sich auf individuelle Mobilität spezialisiert hat. Als Franchisepartner von Enterprise Mobility, dem weltweit grössten Autovermieter, betreiben wir die Marken Alamo Rent a Car, Enterprise Rent-A-Car und National Car Rental.

Unsere zusätzlichen Dienstleistungen umfassen: Speedparking (Valet Parking), Enterprise Minilease (Auto-Abonnements) und Enterprise GO (digitale, app-basierte Autovermietung).

Wir bieten flexible Mobilitätslösungen an 365 Tagen im Jahr – in der Schweiz und weltweit.

Unsere Unternehmenskultur ist offen, agil und transparent, mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungsprozessen. Wir leben Diversität und bieten ein inklusives Arbeitsumfeld.

Für die Unterstützung unserer Geschäftsleitung und unserer HR-Administration suchen wir eine erfahrene, selbständige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit fundierter HR-Erfahrung, hoher Zahlenaffinität und ausgeprägtem Organisationstalent. Eintritt nach Vereinbarung

In dieser vielseitigen Funktion übernimmst Du zentrale Aufgaben innerhalb der HR-Administration und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsleitung bei administrativen, vertraglichen, rechtlichen und behördlichen Themen.

Deine Aufgaben

HR Administration

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer französischsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung

Management Support

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen ThemenOrganisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute Französisch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Was Dich erwartet

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit zwei zentralen Schwerpunkten: Du übernimmst wichtige Aufgaben innerhalb unserer HR-Administration und arbeitest gleichzeitig direkt mit der Geschäftsleitung zusammen.

Die Position bietet einen breiten Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und viel Eigenverantwortung. Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur administriert, sondern mitdenkt, Zusammenhänge erkennt, präzise arbeitet, Prioritäten setzt und Themen selbständig vorantreibt.

Helvetic Motion AG akzeptiert nur Direktbewerbungen und Bewerbungen von Personaldienstleistern, mit denen Konditionen schriftlich vereinbart wurden. Erhalten wir dennoch Bewerbungen von Personalvermittlern, so werden diese wie Direktbewerbungen behandelt.

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee

Frau Karin Bonanno

HR & Payroll Specialist