Geschäftsleitungsassistenz (80%)

Stadt Wil; Wil (SG); Hybrid; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice-Optionen

Weiterbildung unterstützt

Urlaubstage

Job summary

Stadt Wil sucht eine Geschäftsleitungsassistenz (80%) zur zentralen Drehscheibe der Organisation. Sie sorgt dafür, dass Informationen rechtzeitig am richtigen Ort sind, bereitet Entscheidungen professionell vor und verfolgt diese konsequent nach.

Sie gestalten administrative Prozesse aktiv mit, entwickeln diese weiter und unterstützen die Geschäftsleitung sowie Departementsvorstehende proaktiv. Flexible Homeoffice-Optionen je nach Funktion runden das Profil ab.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise Weiterbildung und mehrjährige Erfahrung als Direktions-/Geschäftsleitungsassistenz.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, stilsicheres Deutsch sowie schnelle und adressatengerechte Aufbereitung komplexer Inhalte.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, hohe digitale Affinität sowie Freude an Prozessoptimierung und Veränderung.

Responsibilities

• Vorausschauende Unterstützung der Geschäftsleitung und des Departementsvorstehers sowie Koordination von Sitzungen, Geschäften, Pendenzen und Entscheidungsprozessen.
• Professionelle Aufbereitung von politischen Arbeiten, Entscheidungsgrundlagen, Protokollen und Korrespondenz sowie Sicherstellung einer stilsicheren und adressatengerechten Kommunikation.
• Verantwortung für eine effiziente, strukturierte und verlässliche Administration sowie für Fristen, Dokumentation, Aufträge und Beschlüsse.
• Identifikation und Umsetzung von Prozessoptimierungen sowie digitalen Lösungen zur kontinuierlichen Effizienzsteigerung und Entlastung der Geschäftsleitung.
• Koordination des Informationsflusses innerhalb der TBW und zur Stadtverwaltung sowie Pflege interner und externer Schnittstellen, Gremien und Kooperationen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Koordination

Kommunikation

MS Office

Digitale Affinität

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Geschäftsleitungsassistenz

Tools

MS Office

Job description

Die Stadt Wil ist das Zentrum einer kantonsübergreifenden Region mit über 120'000 Einwohnerinnen und Einwohnern und überzeugt als attraktiver Wohn- und Arbeitsstandort. Die Region profitiert von einer wachsenden, wirtschaftlichen Entwicklung und der optimalen Verkehrsanbindung. Rund 900 Mitarbeitende in Verwaltung und Schule erfüllen für die rund 25'000 Einwohnerinnen und Einwohner vielseitige Aufgaben.

Die Technischen Betriebe Wil versorgen die Bevölkerung und Wirtschaft der Stadt Wil und Teile der Region mit Strom, Wärme/Gas, Wasser und Telekommunikationsdienstleistungen.

Als Geschäftsleitungsassistenz sind Sie die zentrale Drehscheibe. Sie sorgen dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, Geschäfte professionell vorbereitet und Entscheide konsequent nachverfolgt werden. Gleichzeitig gestalten Sie administrative Prozesse aktiv mit und entwickeln diese mit digitalen Lösungen weiter.

Wir suchen per 1. März 2027 oder nach Vereinbarung eine

Geschäftsleitungsassistenz (80%)

Ihr Verantwortungsbereich

• Vorausschauende Unterstützung der Geschäftsleitung und des Departementsvorstehers sowie Koordination von Sitzungen, Geschäften, Pendenzen und Entscheidungsprozessen.
• Professionelle Aufbereitung von politischen Arbeiten, Entscheidungsgrundlagen, Protokollen und Korrespondenz sowie Sicherstellung einer stilsicheren und adressatengerechten Kommunikation.
• Verantwortung für eine effiziente, strukturierte und verlässliche Administration sowie für Fristen, Dokumentation, Aufträge und Beschlüsse.
• Identifikation und Umsetzung von Prozessoptimierungen sowie digitalen Lösungen zur kontinuierlichen Effizienzsteigerung und Entlastung der Geschäftsleitung.
• Koordination des Informationsflusses innerhalb der TBW und zur Stadtverwaltung sowie Pflege interner und externer Schnittstellen, Gremien und Kooperationen.

Ihre Kompetenzen und Erfahrungen

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise Weiterbildung und mehrjährige Erfahrung als Direktions-/Geschäftsleitungsassistenz.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, stilsicheres Deutsch sowie schnelle und adressatengerechte Aufbereitung komplexer Inhalte.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, hohe digitale Affinität sowie Freude an Prozessoptimierung und Veränderung.
• Proaktiv, vorausschauend, selbstständig, zuverlässig, belastbar und diskret.
• Hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz

Wir bieten ein modernes Arbeitsumfeld in der öffentlichen Verwaltung mit attraktiven Rahmenbedingungen. Als Teil der Stadt Wil gestalten Sie das öffentliche Leben aktiv mit und tragen dazu bei, den Betrieb unserer Stadt sicherzustellen.

Je nach Funktion ermöglichen wir flexibles Arbeiten mit Homeoffice-Optionen. Weiterbildungen werden durch finanzielle Unterstützung und Urlaubstage gefördert. In der beruflichen Vorsorge profitieren Sie von individuellen Wahlsparplänen in der 2. Säule.

Unsere Stadt legt grossen Wert auf eine wertschätzende Arbeitskultur, die Eigenverantwortung und Teamarbeit.

Gerne beantwortet Marco Bötschi, Departementsleiter, Tel. [phone] Ihre Fragen.