Fachperson Administration und Support

Gossau24; Sankt Gallen; Remote; CHF 85,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Flexible Arbeitszeitmodelle

Familienfreundliche Zulagen

Vaterschaftsurlaub

Job summary

Stadt St.Gallen sucht eine engagierte Assistenz/Office-Managerin zur Unterstützung der Stadtplanung. Sie koordinieren Sitzungen, redigieren Berichte und wirken bei Budget- und Personalprozessen mit. Ihre Aufgaben umfassen Empfang, Telefon und Büroorganisation sowie die Betreuung von ICT-Angelegenheiten als zentrale Ansprechperson.

Idealerweise arbeiten Sie von Montag bis Donnerstag vor Ort und bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie viel Freude an digitalen Themen mit.

Qualifications

• Eine kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung ist erforderlich.

Responsibilities

• Sitzungen, Veranstaltungen und Mitwirkungsverfahren koordinieren.
• Berichte redigieren und Budget-, Finanz- sowie Controllingaufgaben unterstützen.
• Personaladministration mitführen.
• Empfang, Telefon und Büroorganisation betreuen.
• ICT-Anliegen der Stadtplanung koordinieren und zentrale Ansprechperson sein.

Skills

kaufmännische Ausbildung

Administration

Office Management

Microsoft Office

selbstständig

strukturierte Arbeitsweise

ausdrucksfähigkeit

organisatorische Fähigkeiten

Dienstleistungsorientierung

Verantwortung übernehmen

Education

kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig

Tools

Microsoft Offi ce

Job description

Ihre neue Rolle

In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Stadtplanung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie koordinieren Sitzungen, Veranstaltungen und Mitwirkungsverfahren, redigieren Berichte, wirken bei Budget-, Finanz- und Controllingaufgaben sowie bei der Personaladministration mit. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise tragen Sie wesentlich zu effizienten Abläufen im Alltag der Stadtplanung bei und fördern eine konstruktive Zusammenarbeit.

Sie koordinieren die ICT-Anliegen der Stadtplanung und sind die erste Ansprechperson für Informatikthemen. Mit der Betreuung des Empfangs, des Telefons und der Büroorganisation gewährleisten Sie zudem einen professionellen Auftritt nach innen und aussen. Idealerweise sind Sie von Montag bis Donnerstag vor Ort präsent.

Diese Stelle ist für Sie, wenn Sie

• über eine kaufmännische oder eine gleichwertige Ausbildung verfügen.
• Berufserfahrung in den Bereichen Administration, Assistenz oder Office Management mitbringen.
• sehr gute Anwenderkenntnisse der Microsoft-Office-Palette besitzen und Freude an digitalen Themen haben.
• selbstständig, strukturiert und zuverlässig arbeiten.
• über eine stilsichere schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit verfügen.
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine hohe Dienstleistungsorientierung mitbringen sowie den Kontakt zu unterschiedlichen Menschen schätzen.
• gerne Verantwortung übernehmen und als zentrale Ansprechperson den Betrieb der Stadtplanung unterstützen.

Gute Gründe, bei der Stadt St.Gallen zu arbeiten:

• Sinnvolle Arbeit
• Verlässlichkeit
• Entfaltung
• Teamgeist
• Work-Life-Balance

Ihre Dienststelle

Die Stadtplanung ist zuständig für die räumliche und bauliche Entwicklung der Stadt. Wir bearbeiten vielfältige Aufgaben in den Bereichen Städtebau / Freiraum, Denkmalpflege, Raumplanung, sowie Gebiets- und Arealentwicklung. Die kurzen Wege zu wichtigen Schnittstellen der Stadtverwaltung und der kollegiale Umgang untereinander unterstützen unsere Arbeit. Wir schaffen ein Umfeld für Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten.

Das bieten wir

• Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle, familienfreundliche Zulagen sowie einen 20-tägigen Vaterschaftsurlaub.

Unser Auswahlprozess

Wir freuen uns auf Ihre elektronische Bewerbung. Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne Florian Kessler, Leiter Stadtplanung, Tel [phone]. Ihr vollständiges Dossier reichen Sie uns bitte ausschliesslich online ein. Wir bestätigen Ihnen umgehend den Eingang Ihrer Bewerbung. Ihr Dossier wird von den zentralen Personaldiensten sowie einer Mitarbeiterin des Teams Stadtplanung gesichtet. Bei Eignung laden wir Sie zu ein bis zwei Gesprächen vor Ort ein.

Wir schätzen Vielfalt in all ihren Formen und freuen uns auf Ihre Perspektive. Quelle: www.stadt.sg.ch